Postituslistan määrittäminen Excelissä

Avaa uusi Excel-työkirja ja määritä kenttien nimet luettelollesi Rivi 1. Varmista, että jokainen kentän nimi on yksilöllinen.

Kirjoita tiedot riveille kenttien nimien alle luodaksesi tietueet jokaiselle sähköpostin vastaanottajalle. Muotoile solut kohteelle sarakkeen leveys tai rivitys tarvittaessa. Solut voivat jäädä tyhjiksi, jos tietoja ei ole saatavilla. Kun tiedot on syötetty, nimeä ja tallenna työkirja napsauttamalla Tiedosto välilehti ja sitten Tallentaa.

Avaa Word uudella, tyhjällä asiakirjalla. Klikkaa Postitukset -välilehti ja sitten Aloita yhdistäminen. Yhdistämistä varten on useita vaihtoehtoja. Valitse tässä esimerkissä Kirjaimet.

Klikkaus Valitse Vastaanottajat, Käytä olemassa olevaa luetteloaja valitse Excel-postiluettelotiedosto. Valitse taulukko seuraavasta ikkunasta. Yksinkertaisella postituslistalaskentataulukolla on kuitenkin määritetty vain yksi taulukko. Valitse se ja napsauta OK.

Kirjoita kirjeesi yhdistettäväksi samalla tavalla kuin mikä tahansa kirjeenvaihto, jättäen pois henkilökohtaiset kopiot, kuten osoitteet ja terveiset, eli kaikki, mikä yhdistetään Excel-postilistaltasi. Siirry kirjaimen alkuun ja napsauta Osoitelohko nauhalla. Näytön oikealla puolella näkyy, miltä osoitelohkon nykyinen muoto näyttää tietosi lisättynä. Vasemmalla puolella on muotovaihtoehtoja. Valitse näistä ja napsauta OK kun olet tyytyväinen tulokseen.

Toista prosessi Tervehdys linja ja kaikki muut tiedot käyttämällä Lisää yhdistämiskenttä -painiketta.

Kun kirje on valmis, napsauta Esikatsele tulokset nähdäksesi, miltä yhdistetty kirjeesi näyttää. Voit myös klikata Tarkista virheet varmistaaksesi, että kirjaimet tulostuvat haluamallasi tavalla. Kun olet valmis, napsauta Viimeistele ja yhdistä ja valitse haluamasi yhdistämisvaihtoehto.

Muunna laskentataulukko muotoon a pilkuilla erotettu arvo tiedosto. Klikkaa Tiedosto välilehti ja Tallenna nimellä. Valitse sijainti ja nimeä tiedosto. Valitse CSV (pilkuilla eroteltu) (*.csv) in Tallenna tyyppinä laatikko. Klikkaus Tallentaa ja sulje CSV-tiedosto.

Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto välilehti, Avaa ja vie ja Tuonti ja vienti.

Klikkaus Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta. Klikkaus Pilkuilla erotetut arvot ja sitten Seuraava. Selaa Tuo tiedosto -ikkunassa edellisessä vaiheessa luotu postitusluettelon CSV-tiedosto ja napsauta Seuraava. Valitse kohdekansio tuoduille tietueille. Yhteystiedot on valittu oletuksena. Klikkaus Seuraava.

Varmista, että CSV-tiedostosi valintaruutu on valittuna, ja napsauta sitten Kartta mukautetut kentät.

Napsauta kenttien nimiä Excel-tiedoistasi From vasemmalla olevasta ruudusta vastaaviin Outlook-kenttiin Vastaanottaja laatikko oikealla. Tee tämä kaikille Excel-tiedoistasi tarvitsemillesi kentille. Klikkaus OK ja Viedä loppuun suorittaaksesi tietojen tuonnin loppuun.