Monet ihmiset, jotka ovat tottuneet työskentelemään laskentataulukoiden kanssa, käyttävät Microsoft Exceliä lukuisiin tehtäviin, jotka liittyvät tärkeiden tietojensa pitämiseen. Näihin tehtäviin voi kuulua tapaamisaikataulun pitäminen. Kun käytät Outlookia henkilökohtaisten tietojen hallintaan, Excelissä luodun kalenterin tuonti on välttämätöntä. Outlook tarjoaa paljon tehokkaampia aikataulutyökaluja ja mahdollisuuden jakaa tapaamisia helposti muiden Outlook-käyttäjien kanssa.
Vaihe 1
Avaa Excel ja valitse tietoalue, joka sisältää tapaamiset, jotka haluat siirtää Outlookiin vetämällä hiiren osoitin tapaamisesi sisältävien solujen päälle.
Päivän video
Vaihe 2
Nimeä tietoalue napsauttamalla kaavaikkunan vasemmalla puolella olevaa kenttää ja kirjoittamalla haluamasi teksti.
Vaihe 3
Valitse päävalikosta "Tiedosto" ja "Tallenna nimellä". Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa "Excel 97 - 2003 Workbook" "Tallenna nimellä" -pudotusvalikosta.
Vaihe 4
Avaa Outlook. Napsauta kalenterin pikakuvaketta. Valitse "Tiedosto" ja sitten "Tuo ja vie".
Vaihe 5
Valitse Import and Export Wizard -valintaikkunasta "Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta". Napsauta "Seuraava".
Vaihe 6
Valitse tuotavaksi tiedostotyypiksi "Microsoft Excel 97 – 2003" ja napsauta "Seuraava"-painiketta.
Vaihe 7
Napsauta "Selaa" -painiketta valitaksesi vaiheessa 3 tallennettu Excel-tiedosto. Napsauta "Seuraava".
Vaihe 8
Korosta kalenteri, johon haluat tuoda tiedot, ja napsauta "Seuraava"-painiketta.
Vaihe 9
Valitse luettelon toiminnon vieressä oleva valintaruutu.
Vaihe 10
Yhdistä Excel-tiedoissasi määritetyt kentät Outlookin kalenterin käytettävissä oleviin kenttiin. Jos esimerkiksi nimesit "Missä" -sarakkeen, joka sisältää tiedot tapaamispaikasta, sinun on käytettävä Outlookin Sijainti-kenttää. Valitse tuodut kentät ja vedä Excel-kenttä Outlook-kentän päälle hiirellä. Kentät, joilla on sama nimi, täsmäytetään (tai "kartoitetaan") automaattisesti.
Vaihe 11
Napsauta "OK"-painiketta, kun olet määrittänyt kaikki kentät ja napsauta "Valmis"-painiketta. Tapaamiskalenterisi tuodaan nyt Outlookiin.
Vinkkejä ja varoituksia
- Vältä Excel-kalenterikenttien yhdistämistä manuaalisesti Outlookiin nimeämällä kenttien nimet uudelleen Excel-kalenterin ensimmäisellä rivillä ennen tiedoston tallentamista Outlookiin tuomista varten. Outlookin käyttämät tapaamiskenttien nimet ovat: Aihe, Sijainti, Aloitus, Loppu ja Kesto.
