Digitaalisella tiedostonhallintajärjestelmällä on vahvoja liiketoimintaetuja.
Kun yrityksesi siirtyy digitaalisen jakelun aikakauteen, sinun on päätettävä, siirrytkö paperiarkistointijärjestelmästä digitaaliseen tiedostojenhallintajärjestelmään vai et. Vaikka muutos täysin tietokoneistettuun arkistointijärjestelmään saattaa tuntua pelottavalta, digitaalisen arkistointijärjestelmän jyrkät edut ovat saaneet monet siirtymään.
Alennettu hinta
Dokumentaation säilyttämiseen tarvittavien kiinteistöjen vuokrakustannusten vuoksi digitaalinen arkistointi alkaa maksaa itsensä takaisin heti, kun se on otettu käyttöön. Koska fyysistä paperityötä ei ole, asiakirjojen käsittely- ja siirtokustannukset pienenevät huomattavasti. Tämä mahdollistaa myös paperina säilytettävien asiakirjojen arkistoinnin pienempiin ja halvempiin paikkoihin.
Päivän video
Vihreäksi menossa
Yrityksesi hiilijalanjäljen pienentäminen voi olla tärkeä tekijä tämän päivän vihermielisen kuluttajakunnan saavuttamisessa. Se voi parantaa huomattavasti yrityskuvaa, antaa veroetuja ja alentaa toimituskustannuksia. Digitaalinen arkistointijärjestelmä voi muuttaa positiivisesti koko yrityksen perustaa, ja siirtyminen "vihreämpään" järjestelmään voi tarjota runsaasti mainontamahdollisuuksia.
Tasaisempi työnkulku
Fyysisesti arkistoitujen ja tallennettujen asiakirjojen paperikopioiden hakeminen voi olla pitkä prosessi, joka voi aiheuttaa inhimillisiä virheitä, tietoturvaongelmia ja fyysisiä menetyksiä. Näin ei ole digitaalisessa järjestelmässä. Asiakirjaan pääsee hetkessä käsiksi sitä tarvitsevan henkilön pöydältä. Tämä johtaa lyhyempään työskentelyjaksoon, mikä mahdollistaa nopeamman edistymisen ja enemmän aikaa projektien kehittämiseen.
Korkeampi turvallisuus
Vaikka perinteinen paperiarkistointijärjestelmä voidaan avata ja tarkastella kuka tahansa, jolla on siihen pääsy, a digitaalinen arkistointijärjestelmä voi tarjota erilaisia suojaustasoja, jotka voivat säilyttää asiakirjoja salassa pidettävä. Käyttämällä salasanoja, määritettyjä kansioita eri käyttäjille, tietojen salausta ja kirjauspolkuja, joiden avulla voit säilyttää a tiedosta, kuka on käyttänyt mitä tiedostoja ja milloin, tiedostonhallintajärjestelmä voi pitää asiakirjasi paljon suojattuna.
Luotettava arkistointi
Paperiasiakirjat ja -tiedostot voivat tuhoutua liiallisen käsittelyn, palo-, tulva- ja muiden luonnonkatastrofien seurauksena. Koska tietoja voidaan tallentaa palvelimille kaikkialla maailmassa, voit arkistoida yrityksesi asiakirjat turvallisesti ilman, että sinun tarvitsee stressata mahdollisista omaisuusvahingoista. Voit myös tehdä arkistoiduista tiedoistasi siirrettäviä käyttämällä esimerkiksi irrotettavia kiintolevyjä, USB-tikkuja ja CD-levyjä.
