Kuinka luoda perusvarastolaskentataulukko Excelillä

Varastonhallinta on olennaista kaikessa vähittäiskaupassa. Myös muut kuin vähittäiskauppamallit edellyttävät sisäistä varastonhallintaa työkalujen ja laitteiden seuraamiseksi. Excel on poikkeuksellisen hyödyllinen, koska se tarjoaa halvan tavan seurata varastoa tehokkaasti. Suuri, monimutkainen kauppa hyötyy päästä päähän -hallintaohjelmistosta, mutta Excel riittää yksinkertaisiin varastonhallintatarpeisiin.

Varastonhallinta on järjestelmä, joka seuraa tuotteita, kun ne tulevat yritykseen, ja kirjaa ne ulos, kun ne myydään. Esimerkiksi vaatekauppa kirjaa järjestelmään 100 paitaa, kun ne on tilattu ja varastoitu telineisiin. Kun asiakas ostaa yhden näistä paidoista, tuote poistetaan varastosta ja myynti kirjataan voittomarginaalin kanssa. Kun 80 näistä paidoista on myyty, johtaja tai omistaja voi harkita uuden tilauksen tekemistä varaston lisäämiseksi.

Ilman hallintajärjestelmää varastoa ei seurata eikä kauppa tiedä, kuinka paljon kutakin tuotetta on varastossa. Tämä häiritsee tilausjärjestelmiä, talouskirjanpitoa ja kykyä seurata myyntiä ja tehdä valistuneita ostopäätöksiä parhaiten ja huonoimmin myyvien tuotteiden perusteella.

Excel on vähemmän automatisoitu kuin ohjelmistot, jotka liittyvät myyntipistejärjestelmään (POS). Näitä POS-järjestelmiä käytetään tapahtumien kirjaamiseen ja luottokorttien käsittelyyn. Monet niistä on suunniteltu myös varaston seurantaan. Kauppa syöttää uuden varaston manuaalisesti ja jokainen tuote poistetaan varastosta, kun myynti on suoritettu. Varastoohjelmiston tallentaminen Exceliin ei ole yleinen, mutta monet ohjelmat mahdollistavat viennin Exceliin kirjaamista varten.

Laskentataulukon luominen on melko yksinkertainen prosessi. Varastonhallinta Excel-kaavat ovat hyödyllisiä myös järjestelmään kirjautuneen varaston kokonaisarvon seurantaan. Aloita luomalla luokkaotsikot kullekin yksittäiselle sarakkeelle.

Käytä otsikkoa Tuote ensimmäiselle sarakkeelle, Määrä toiselle ja Yksikköhinta kolmannelle ja Kokonaisarvo neljännelle. Vaikka varaston seurantaan on olemassa useita erilaisia ​​järjestelmiä, tämä pitää tarkan laskennan ja näyttää kaiken varastossa olevan varaston kokonaisarvon.

Kerro Kokonaisarvo-sarakkeen määrä yksikköhinnalla määrittääksesi kunkin rivin tämän määrän. Jokaisen varastossa olevan tuotteen arvon seurantakaava on =summa (b*c). Käytä tätä jokaisella rivillä, jotta jokainen varastonimike luo yksilöllisen arvon määrän ja yksikköhinnan perusteella. Esimerkiksi kolmannella rivillä lueteltu t-paita käyttäisi =summa (b3*c3) määrittääksesi laitteen kokonaisarvon inventaariolomake Excelissä.

Excel on hyödyllinen, mutta ei aina paras vaihtoehto. Laskentataulukkojärjestelmä toimii hyvin yrityksissä, jotka käsittelevät vain muutamia kohteita. Esimerkiksi lääkinnällisiä laitteita myyvällä yrityksellä voi olla varastossa vain muutama erilainen iso lippu. 20 yksikön röntgenlaitemalli on helppo seurata jokaisen yksikön arvosta riippumatta. Se on vähäinen määrä, vähäinen varastotilanne, joka tekee seurannasta paljon helpompaa.

Lääkealan yritys, joka myy kaikkea sideharsotyynyistä voiteisiin, vaatii kuitenkin tehokkaamman järjestelmän varaston seurantaan. Excel on edelleen mahdollisuus, mutta laskentataulukon oikean tilan käyttäminen, kun luettelossa on tuhansia kohteita, tekee prosessista tehottomaksi. Ohjelmisto, jossa on hakutoiminto, voi nopeasti vetää kohteen ja näyttää kaikki asiaankuuluvat tiedot käytettävissä olevan varaston, suoritetun myynnin, myynnin arvon ja jäljellä olevan varaston kokonaisarvon osalta varastossa.

Harkitse Excelin käyttämistä aloitusohjelmana perusvaraston seurantaan ja päivittää tarvittaessa vakavampaan järjestelmään. Varastonseurantaohjelmisto on kallis, mutta se on hintansa arvoinen, kun seurataan useita yksiköitä, joilla on suuri liikevaihto.