Kuinka käyttää useita IF-lauseita Microsoft Excelissä

IF-käsky Excelissä suorittaa loogisen testin, joka palauttaa yhden arvon, jos ehto täyttyy, ja toisen arvon, jos se ei täyty. Yhden Excelin IF-lausekkeen käyttäminen voi sisältää vain perustoiminnot, mutta jos yhdistät useita IF-lauseita, voit suorittaa monimutkaisia ​​tehtäviä. Ainoa haittapuoli on, että sinun on oltava varovainen kaavaa rakentaessasi virheiden välttämiseksi. Vaihtoehtoiset Excel-funktiot voivat tehdä saman työn pienemmällä virheriskillä. Opi sisäkkäisten IF-lausekkeiden perusteet Excelissä ja vaihtoehtoja löytääksesi tarpeisiisi parhaiten sopiva lähestymistapa.

Excelin IF-funktio oleellisesti sanoo "jos tämä on totta, palauta x-arvo, mutta jos ei, palauta y-arvo." Jos esimerkiksi tarkistat, onko yrityksesi eri osastoja olivat ali- tai yli budjetin, voit verrata heidän menojaan heidän budjetteihinsa käyttämällä toimintoa ja antaa sen palauttaa "Ylibudjetti", jos osasto käytti liikaa tai "Budjetin sisällä", jos se ei. Yleisesti ottaen käytät lausuntosi muodostamiseen vertailuoperaattoreita, kuten:

• = (sama kuin)

• (suurempi kuin)

• = (suurempi tai yhtä suuri kuin)

• < (pienempi kuin)
• <= (pienempi tai yhtä suuri kuin)
• <> (ei yhtä suuri kuin)

Excel IF -lauseen syntaksin ymmärtäminen on ratkaiseva askel kohti sen oikean käytön oppimista. Toiminnon muoto on IF(looginen_testi, arvo_jos_tosi, [arvo_jos_epätosi]) jossa hakasulkeet osoittavat, että tämä viimeinen argumentti on valinnainen. Nämä on helppo tulkita: The logical_test tarkoittaa lausetta, jonka haluat testata, arvo_jos_tosi on paikka sille, mitä haluat Excelin näyttävän, jos testi on totta, ja [arvo_jos_false] on valinnainen paikka sille, mitä haluat Excelin näyttävän, jos testi on epätosi.

Tämä riittää, kun käytät Excel-kaavaa jos-niin -lausekkeisiin, mikä voidaan osoittaa käyttämällä aiemman "Ylibudjetin/budjetin sisällä" -esimerkkiä. Kuvittele, että sarakkeessa B on eri osastojen käyttämä summa ja sarakkeessa C budjetoitu summa niin, että arvot alkavat toiselta riviltä. Kirjoita soluun D2 =JOS(B2>C2, "Yli budjetin", "Budjetin sisällä") palauttaaksesi etsimäsi tuloksen (huomaa, että sinun on käytettävä lainausmerkkejä saadaksesi sen palauttamaan tekstin). Ensimmäinen osa sanoo "jos B2:n arvo on suurempi kuin C2:n arvo" (jos menot ovat suuremmat kuin budjetti), toisessa osassa sanotaan "palauta teksti Yli budjetin ja kolmas osa sanoo "jos ei, niin palaa Budjetissa."

Excelin IF-lauseketyökalun hyödyntäminen tarkoittaa useiden IF-lauseiden yhdistämistä, kun sinulla on siihen sopiva tehtävä. Voit sisällyttää toisen IF-lauseen alkuperäiseen IF-lauseeseen, ja voit sisällyttää siihen toisen IF-lauseen ja niin edelleen. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat luokitella jotain yhteen useista ryhmistä yhdellä kaavalla. Voit esimerkiksi käyttää sisäkkäisiä IF-lauseita muuntaaksesi oppilaiden kokeessa saavuttamat pisteet arvosanaksi.

Jos haluat käyttää useita IF-lauseita oikein, mieti, mitä logiikkaa pyydät Exceliltä. Pohjimmiltaan voit lisätä ehtosi (funktion ensimmäinen argumentti) jälkeen toisen IF-lauseen arvo_jos_tosi tai arvo_jos_false välilyöntejä, kertoaksesi Excelille, mitä tehdä seuraavaksi. Ajattele tätä niin, että Excel tarkistaa solun toisen kriteerin mukaan, jos kyseinen solu ei tee sitä täytä ensimmäinen kriteeri (tai todellakin, jos se täyttää ensimmäisen), ja voit jatkaa tätä prosessia pitkään aika. Toisin sanoen käännät "jos tämä, niin tuo" sanaksi "jos tämä ja tämä, sitten tuo" tai "jos ei tämä vaan tämä, niin tuo".

Kuvittele, että olet antanut oppilaille kokeen, jossa vähintään 85 prosentin pistemäärä on A, 70–85 prosenttia. on B, 55-70 prosenttia on C, 40-55 prosenttia on D ja mikä tahansa pienempi on Epäonnistua. Pisteet ovat sarakkeessa B, riviltä 2 riville 11. Voit käyttää huolellisesti rakennettua Excel IF -funktiota useilla ehdoilla luokitellaksesi opiskelijoiden tulokset.

Ensimmäinen osa on helppo (tässä esimerkissä B2-pisteisiin): =JOS(B2>=85, "A") käskee Exceliä palauttamaan A: n, jos opiskelija sai 85 tai enemmän. Sisäkkäisyyden avulla voit lisätä muita arvosanoja käyttämällä kolmatta argumenttia (mitä tehdä, jos ehto on epätosi) lisäehtojen lisäämiseen: =JOS(B2>=85, "A", JOS(B2>=70, "B")), joka käskee Exceliä palauttamaan A: n, jos pistemäärä on 85 tai sitä korkeampi, mutta jos ei, palauttaa B: n, jos tulos on yli 70. Jatka tällä tavalla kaavan loppuun saattamiseksi käyttämällä kolmatta argumenttia uudelle IF-lauseelle joka kerta: =JOS(B2>=85, "A", JOS(B2>=70, "B", JOS(B2>=55, "C", JOS(B2>=40, "D", "Epäonnistunut"))) ))

Tämä näyttää monimutkaiselta, joten sen purkamisen pitäisi vahvistaa ideaa. Kaksi ensimmäistä argumenttia sanovat "jos B2:n pistemäärä on 85 tai enemmän, niin opiskelija saa A: n", ja kolmas sanoo "muuten tarkista seuraava ehto." The toinen IF johtaa tähän lausuntoon: "(alle 85 pisteet saaville opiskelijoille), jos B2-pistemäärä on 70 tai enemmän, opiskelija saa B: n ja jos ei, tarkista seuraava ehto." Kolmas IF sanoo: "(alle 70 pisteet saaville opiskelijoille), jos B2-pistemäärä on 55 tai korkeampi, pisteytys saa C: n, ja jos ei, tarkista seuraava ehto" ja neljäs sanoo "(alle 55 pisteet saaville opiskelijoille) jos B2-pistemäärä on korkeampi kuin 40, opiskelija saa D: n, jos ei, opiskelija epäonnistuu."

Jos syötät IF-lauseen kaavan oikein, se palauttaa yhden Excelissä antamistasi vaihtoehdoista. Jos kuitenkin teet virheen, kaava saattaa palauttaa a 0 tai #NIMI? solussa, joka sisältää kaavasi.

A 0 virhe tarkoittaa, että joko arvo_jos_tosi tai arvo_jos_false argumentti on tyhjä. Korjaa tämä ongelma varmistamalla, että arvo syötetään molempiin argumenteihin tai ainakin argumenttiin arvo_jos_tosi Perustelu. The arvo_jos_false argumentti voidaan poistaa kokonaan, ja se palauttaa arvon FALSE, jos et laita toista pilkkua arvo_jos_tosi ala.

A #NIMI? virhe kertoo, että olet todennäköisesti kirjoittanut jotain väärin kaavassa. Tämä saattaa olla hieman vaikeampi korjata, koska se voi olla mikä tahansa osa kaavaa, mutta paras neuvo on tarkistaa kaikki uudelleen tai kirjoittaa kaava uudelleen.

Edellinen esimerkki sisäkkäisestä IF-funktiokaavasta tuli melko pitkä, mikä on yksi suurimmista haitoista useiden IF-lauseiden käyttämisessä Excelissä. Niistä voi tulla monimutkaisia, ja on helppo tehdä virhe, koska sinun on seurattava logiikkaa huolellisesti varmistaaksesi, että kaikki toimii haluamallasi tavalla. Microsoft huomauttaa, että väärin sisäkkäinen kaava saattaa jopa palauttaa oikean tuloksen suurimman osan ajasta, mutta virheellisiä tuloksia harvoin. Näitä on vaikea havaita.

Ehtojen laittaminen oikeaan järjestykseen on yleinen virhe. Arvosteltujen kokeiden esimerkissä, jos aloitit alemmalla pistemäärällä =JOS(B2>=40, "D",…" ja listasi muut nousevassa järjestyksessä, vaikka pistemäärä 100 antaisi D: n. Tämä johtuu siitä, että ensimmäinen ehto tarkistetaan ensin, joten jos aloitit lauseella "jos solu B2 on 40 tai suurempi, palauta D" se luokittelee minkä tahansa pistemäärän 40 tai enemmän D: ksi tarkistamatta mitään muuta, koska se täyttää ensimmäisen kunto. Tämä on täydellinen esimerkki siitä, miksi sinun on seurattava kaavasi logiikkaa.

Sinun on myös varmistettava, että lisäät oikean määrän sulkuja useiden IF-lausekkeiden loppuun sulkeaksesi kaavan oikein. Excel auttaa tässä koordinoimalla värejä ja korostamalla hakasulkeet työskennellessäsi.

Teknisesti voit sijoittaa yhteen kaavaan jopa 64 IF-funktiota, mutta Microsoft ei suosittele tällaisen funktion käyttöä yllä mainituista syistä. Asiat monimutkaistuvat nopeasti, ja on mahdollista, että jos yrität upottaa enemmän kuin 10 IF-lausetta, Excelissä on luultavasti parempi työkalu työhön.

Kätevin vaihtoehto IF-funktiolle on IFS-toiminto, joka on versio IF-funktiosta toiminto, joka suorittaa saman tehtävän kuin sisäkkäinen toiminto yhdessä ja pystyy käsittelemään jopa 127 ehdot. IFS-funktiolla on yksinkertaisempi syntaksi: =IFS(looginen_testi1, arvo_jos_tosi1, [looginen_testi2, arvo_jos_tosi2], [looginen_testi3, arvo_jos_tosi3]…) ja niin edelleen. Pohjimmiltaan tämä toimii kuin sisäkkäiset IF-lauseet, paitsi että myöhemmät IF-lauseet vievät tilan "arvo jos tosi" jälkeen ilman, että funktiota tarvitsee tuoda uudelleen esiin.

Testiarvosanaesimerkin kaava voidaan kirjoittaa paljon yksinkertaisemmin IFS-funktiolla. Sijasta:

=JOS(B2>=85, "A", JOS(B2>=70, "B", JOS(B2>=55, "C", JOS(B2>=40, "D", "Epäonnistunut"))) ))

yksinkertaisesti kirjoittaa

=IFS(B2>=85, "A", B2> = 70, "B", B2> = 55, "C", B2> = 40, "D", TOSI, "Epäonnistunut")

The TOTTA paikalla ennen viimeistä sanoo "jos mikään muu arvo ei täyty, palauta seuraava arvo."

Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Excel 2019:ssä tai Excel for Office 365:ssä.

VLOOKUP-toiminto Excelissä on usein yksinkertaisempi vaihtoehto useille IF-lauseille, ja se on käytettävissä kaikissa Excelin versioissa vuodesta 2007 eteenpäin. Se ei ole ihanteellinen kaikkiin tilanteisiin, koska se joko palauttaa tulokset tarkalle vastaavuudelle tai lähin numero, joten sitä ei voitu käyttää arvosanoihin, kuten edellisessä esimerkissä. Monissa tilanteissa se voi kuitenkin säästää paljon työtä kaavan kirjoittamiselta, vaikka sinun on rakennettava taulukko mahdollisista arvoista yhdessä sarakkeessa, kuten kaupassasi myytävät tuotteet ja mitä haluat toiminnon palauttavan, kuten tuotteen hinta, toisessa sarakkeessa esimerkki.

VLOOKUPin syntaksi on =VHAKU(hakuarvo, taulukon_taulukko, sarakkeen_indeksin_määrä, [alueen_haku]) ja kunkin komponentin oppiminen näyttää, kuinka sitä käytetään. The haku_arvo argumentti on arvo, jonka haluat tarkistaa ja jonka on oltava solu samassa sarakkeessa kuin sen taulukon alku, jota vastaan ​​haluat tarkistaa, joko sen ylä- tai alapuolella. The pöytäryhmä on solualue, joka sisältää tietotaulukosi, kuten tuotteet ja niitä vastaavat hinnat, ja col_index_num on sarake, jota haluat Excelin tarkastelevan löytääkseen palautettavan arvon 1 osoittaen vasemmanpuoleisen sarakkeen, 2 ilmoittaa seuraavan ja niin edelleen. Lopuksi, [range_lookup] on valinnainen, mutta kirjoita "TRUE", jos haluat Excelin perustavan vastauksen lähimpään arvoon, tai "FALSE", jos haluat vain tarkan vastaavuuden.