Word-asiakirjojen tallentaminen ilman merkintöjä

Microsoft Wordin tarkistustila, johon viitataan yleisesti sen suosituimmalla ominaisuudella, "Track Changes" - sallii käyttäjien jakaa asiakirjoja ja tehdä yhteistyötä niiden kanssa. Ominaisuuden ottaminen käyttöön saa Wordin huomioimaan kaikki asiakirjaan tehdyt muokkaukset siitä eteenpäin ja antaa sinun jättää kommentteja muille dokumenttia katseleville käyttäjille. Vaikka Wordin muutosten seuraaminen voi olla hyödyllistä, Word-asiakirjan lähettäminen voi olla noloa tai jopa tuhoisaa. asiakkaalle, luokanopettajalle tai kollegalle vain, kun hänelle kerrotaan, että kaikki merkinnät ja kommentit näkyvät avattaessa asiakirja. Voit estää tämän poistamalla muutosten seurannan käytöstä Wordissa, mutta sinun on ymmärrettävä, että Word saattaa silti seurata muutoksia, vaikka et näe niitä.

Useimmat käyttäjät, jotka päätyvät vahingossa lähettämään asiakirjoja, joissa on edelleen merkintä, tekevät niin yksinkertaisesta syystä. jäljitettyjen muutosten piilottaminen näkymästä ei poista näitä muutoksia asiakirjasta. Microsoft Wordin avulla käyttäjät voivat piilottaa ja paljastaa asiakirjan muistiinpanoja "Tarkista"-välilehdeltä halutulla tavalla päivitä ohjelmaa ja minimoi jokaisen muokkauksen ja uuden lauseen aiheuttamat häiriötekijät kirjattu. Tämä tapahtuu "Track Changes" -painikkeen oikealla puolella olevan Tarkista-välilehden pudotusvalikoiden kautta. Vaikka ohjelma ei näytä muutoksia niiden tapahtuessa, Word seuraa ja kirjaa ne edelleen asiakirjaan, jos ominaisuus on otettu käyttöön. Voit tallentaa asiakirjan, jonka muutokset ovat piilotettuja näkymästäsi, mutta ne näkyvät silti muille käyttäjille, ellet poista niitä oikein.

Vaikka Word-asiakirjan tallentaminen ilman merkintöjä oli aiemmin monimutkaista, 2016 Microsoft Office -paketti tekee prosessista yksinkertaisen. Napsauta "Tarkista" -välilehteä asiakirjan yläpuolella olevassa valikossa aloittaaksesi prosessin ja valitse "Seuraa muutoksia" -painike Tarkastelutilan valikosta sammuttaaksesi seurannan. Jos et näe asiakirjassa tehtyjen muutosten lokia, napsauta Track Changes -painikkeen oikealla puolella olevaa yläpudotusvalikkoa. Sen pitäisi olla "No Markup", jos muutoksia ei ole näkyvissä. Valitse "Kaikki merkinnät" nähdäksesi kaikki asiakirjaan kirjatut muokkaukset. Tämä näyttää myös asiakirjan kommentit, jos sellaisia ​​on. Katso näytön oikealla puolella olevaa ikkunaa. Sinun on ratkaistava tai hylättävä jokainen muutos tai kommentti, jotta voit hylätä ne. Jos haluat tehdä sen nopeasti, valitse avattavat valikot Muutokset-ruudun Hyväksy- tai Hylkää-painikkeiden alta sekä Poista-painike Kommentit-ruudusta. Kaikkien muutosten tai kommenttien hyväksymis-, hylkäämis- tai poistamisvaihtoehdon napsauttaminen nopeuttaa muutosten ratkaisemista.

Kun olet ratkaissut muutokset ja poistanut kommentit, tallenna asiakirja ja avaa se uudelleen Wordissa. Jos jäljitettyjä muutoksia on edelleen olemassa, Word näyttää merkintähuomautukset, kun asiakirja latautuu – jolloin voit paikantaa ja ratkaista tai poistaa ne tarpeen mukaan. Voit myös käyttää Wordin Document Inspector -toimintoa tarkastellaksesi asiakirjaa kokonaisuudessaan ja poistaaksesi sen tietoja, joita et ehkä halua jakaa, kuten asiakirjaan avatut tai piilotetut henkilökohtaiset tiedot teksti. Tämä pääsee käsiksi napsauttamalla "Tiedosto" Word-ikkunan yläreunassa olevasta valikosta ja valitsemalla "Tiedot", sitten "Tarkista ongelmat" ja lopuksi "Tarkista asiakirja".