5 Microsoft Wordi nippi, mis muutsid minu töövoo pöörde

Microsoft Word on paljude meie igapäevatöö oluline osa, kuid see ei tähenda, et kasutaksime seda alati täiel määral. Üle aja, Microsoft on lisanud uusi funktsioone mis muudavad Wordi tugevamaks, kuid teil pole alati ülevaadet uutest funktsioonidest või isegi kasulikest peidetud tööriistadest.

Töövoo parandamiseks Microsoft Wordi kasutamisel on siin viis nippi, mis parandasid minu enda rakendusega veedetud aega märkimisväärselt. Aastate jooksul on need säästnud minu aega, vähendanud vigade ohtu ja suurendanud Wordi kasutamise tõhusust.

Jälgige ainult oma muudatusi

Kui teete oma Wordi dokumentide kallal teistega koostööd, võite olla tuttav muudatuste jälgimisega. See mugav funktsioon võimaldab teil hõlpsalt näha kõigi dokumendis tehtud täiendusi või muudatusi.

Koos an värskendage Wordile 2021. aasta lõpus, Microsoft lisas võimaluse jälgida ainult teie muudatusi. See on suurepärane funktsioon nendeks hetkedeks, kui te ei pea igaühe enda omadest silma peal hoidma ja soovite lihtsalt enda omasid näha.

Samm 1: Avage oma Wordi dokument ja minge lehele Ülevaade sakk.

2. samm: Klõpsake nuppu Jälgimine rippmenüü nool.

3. samm: Seejärel klõpsake nuppu Jälgi muudatusi nool ja valige Lihtsalt minu.

Seejärel saate teha oma dokumente muudatusi, lisada kommentaare ja nõustuda muudatustega, mida teete ise ilma kaastöötajate osaluseta.

Kasutage lõikepuhvrit rohkem ära

Office'i lõikelaud on funktsioon, mida saate lisaks Wordile kasutada ka muudes Office'i rakendustes, nagu Excel ja Outlook. Sellega jääb kõik, mida kopeerite, lõikepuhvrisse, kuni kopeerite midagi muud.

Lõikepuhvri teeb nii kasulikuks tööriistaks see, et saate selle ajaloos leiduvat uuesti kasutada kuni 24 üksust. See hõlmab nii teksti kui ka pilte. Lisaks töötab see olenemata sellest, kas kasutate Muuda > Kopeeri, paremklõpsake ja Kopeeri, või klaviatuuri otseteeCtrl+ C.

Lõikepuhvri vaatamiseks minge lehele Kodu vahekaarti ja klõpsake dialoogiboksi Lõikelaua käivitajat. See on väike nool lindi lõikelaua jaotise paremas alanurgas.

Näete, et vasakul küljel avaneb lõikelaua tööpaan koos kopeeritud üksuste loendiga. Valige üksus, et see oma dokumenti kleepida. Samuti võite klõpsata üksusest paremal oleval noolel ja valida Kleebi või selle eemaldamiseks valige Kustuta.

Tegumipaani ülaosas näete täiendavaid toiminguid Kleebi kõik või Kustuta kõik esemed, mis mõlemad on mugavad.

Kui kasutate oma Wordi dokumentides sageli kopeerimis- ja kleepimistoiminguid, on see reaalne ajasäästja.

Sisesta kohahoidjate jaoks juhuslik tekst

Kui olete kunagi pidanud kulutama aega ilma tekstita dokumendi loomisele, hindate seda järgmist Microsoft Wordi nippi. Võite sisestada lihtsa rea ​​ja Word sisestab teie jaoks juhusliku teksti. See sobib ideaalselt kohahoidjate jaoks, kuni teil on vajalik tekst.

Selle teksti dokumendile lisamiseks on kaks võimalust.

1. meetod: Juhusliku teksti jaoks, kus P on lõikude arv ja S on soovitud lausete arv, tippige järgmine:

=RAND(P, S)

Näiteks =RAND(2,3) annab teile kaks lõiku, millest igaühes on kolm lauset.

2. meetod: Lorem ipsum (tavaline kohatäidetekst) jaoks tippige allolev käsk. Nagu RAND, kasutage sisestatavate lõikude (P) ja lausete (S) arvu jaoks numbreid.

=LOREM(P, S)

Seega pakub =LOREM(4,2) neli lõiku, millest igaüks sisaldab kahte lauset.

Kohe pärast käsu tippimist hüppab tekst teie dokumenti, mis on valmis kasutamiseks kohahoidjana Sõna mall või dokument.

Salvestage ja taaskasutage teksti, pilte ja muud

Iga kord, kui saate dokumendi loomisel midagi uuesti kasutada, näiteks ülaltoodud lõikepuhvrit, on see teretulnud funktsioon.

Microsoft Word pakub kiirosi ja AutoText, mis töötavad sarnaselt, võimaldades salvestada ja uuesti kasutada teksti, pilte, tabeleid, allkirjadja muud üksused. Kui leiate, et kirjutate või sisestate sama asja ikka ja jälle, siis on need tööriistad teie jaoks.

Samm 1: Valige tekst, pilt või muu element, mida soovite salvestada.

2. samm: Mine lehele Sisestage vahekaarti ja klõpsake nuppu Kiired osad rippmenüü nool.

• Kiirosana salvestamiseks valige Salvesta valik kiirosade galeriisse.
• Selle automaattekstina salvestamiseks liikuge valikule Automaattekst ja valige Salvesta valik automaattekstigaleriisse.

3. samm: Ilmuvas hüpikaknas saate anda sellele tähendusrikka nime, valida, millisesse galeriisse see salvestada, lisada kategooria ja täita mis tahes muid üksikasju, nagu soovite.

4. samm: Klõpsake Okei sisestuse salvestamiseks.

Kui olete valmis salvestatud valikut kasutama, asetage kursor dokumendis soovitud kohta. Tagasi lehele Sisestage vahekaardil klõpsake nuppu Kiired osad rippmenüü nool ja valige üksus. Seejärel hüppab see teie dokumenti kursoriga määratud kohta.

Peamine erinevused kiirosade ja automaatteksti vahel Automaattekst on osa kiirosade funktsioonist ja igaühel neist on salvestatud üksuste jaoks oma galerii.

Olenemata sellest, kumba otsustate kasutada või võib-olla mõlemat, hindate seda suurepärast võimalust säästa aega ja vähendada sama sisu uuesti sisestamisel või lugemisel tekkivaid vigu.

Jäädvustage ja sisestage ekraanipilte

Veel üks Wordi tootlikkuse trikk, mida tasub mainida, on ekraanipildi tööriist. Selle abil saate kiiresti ja peaaegu vaevata oma dokumenti ekraanipildi sisestada. Saate valida oma töölaual mõne muu avatud akna vahel või sisestada ekraanipildi millestki, mille olete käsitsi jäädvustanud.

Tööriista kasutamiseks minge lehele Sisestage vahekaarti ja klõpsake nuppu Ekraanipilt rippmenüü nool.

Kasti ülaosas näete teisi avatud aknaid. Valige üks, et see oma dokumenti tõsta, ja seejärel vormindage või redigeerige seda nagu mis tahes muud Wordi pilti.

Teise võimalusena saate jäädvustada ekraani teatud osa või mõne muu akna. Valige Ekraani lõikamine. Näete, et kursor muutub ristiks. Lohistage soovitud osa jäädvustamiseks ja vabastage, kui olete lõpetanud. Väljalõige kuvatakse teie dokumendis automaatselt staatilise kujutisena.

Kui vajate ekraanipilte arvutist, saate kaotada vajaduse avada ekraanipildi tööriist, jäädvustada vajalik, suurus ja salvestada ning seejärel naasta dokumendi juurde selle sisestamiseks. Kasutage lihtsalt Wordi sisseehitatud ekraanipildi tööriista.

Toimetajate soovitused

• See virnastatud vertikaalse monitori seadistus muutis minu töövoo pöörde
• 5 funktsiooni, mida tahaksin Microsofti ChatGPT-toega Edge-brauseris proovida
• Microsoft võib lisada ChatGPT Outlooki, Wordi ja PowerPointi
• Microsoft Edge'il on jõudluse suurendamiseks uus nipp
• Kas kasutada Office'i? Selle Microsofti muudatuse tõttu võib teie arvuti olla ohus