Kuidas muuta meil produktiivsemaks ja vähem stressi tekitavaks

E-post on vaieldamatult kasulik suhtlusvahend, kuid kui seda kasutatakse valesti, võib see muutuda aega imavaks, tähelepanu röövivaks ja alati töös olevaks stressitekitajaks, mis on pigem koorem kui kasu. Kui tunnete end iga päev oma postkasti kartmas, vaadake seda professionaalsete tehnikate loendit, mis aitavad teil skripti ümber pöörata ja meilisõnumid tagasi tootlikkuse tööriistaks, mis see peaks olema.

Määrake (ja edastage) oma vaba aega

Selleks, et e-kirjad ei hiiliks teie töövälisesse aega, on hea mõte kehtestada vabad tunnid – mitte ainult vaimselt pühendudes teatud ajahetkedel e-kirju mitte kontrollima. päeval või isegi mitte segamise sätted sisse lülitades e-posti märguannete blokeerimiseks (mis on samuti hea mõte), kuid seadistades ka kontorist väljas olemise vastuse käivituma pärast töötamist tundi. See aitab hallata ootusi ja kehtestada piirid teie töökaaslastega, kuid ilma suhtlust täielikult blokeerimata, kui ilmneb midagi kiireloomulist.

Kui olete harjunud e-kirju igal kellaajal kontrollima, võib see alguses pisut häirida, kuid aja jooksul avastate, et e-kirjade kontrollimine teatud kellaaegadel julgustab teid olema blokeeritud ajal keskendunum ja tõhusam väljas.

Võtke kadentsi kontroll

Sarnaselt sellele, et te ei kontrolli oma e-posti töövälisel ajal, pole ideaalne ka oma postkasti kogu päeva jooksul pidevalt kontrollida. E-posti ei tohiks kasutada reaalajas vestlusrakendusena – see on Slack ja Microsoft Teams jaoks on. Seega, kui e-kirjade kohene kättesaamine pole teie jaoks ülioluline, võib olla mõistlik kohandada oma postkasti seadeid nii, et uued kirjad jõuaksid kohale ainult etteantud aegadel. Enamik tänapäeval populaarsetest meiliklientidest võimaldavad teil kohandada, kui sageli teie postkasti uusi sõnumeid toovad, ja sageduse vähendamine võib teie tootlikkusega imet teha. Lisaks sellele, et e-kirjad ei segaks vähem tähelepanu, võimaldab taktisageduse strateegiline seadistamine tõhusamalt blokeerida e-kirjade ajakava osad.

Siin on, kuidas seda tehakse Väljavaade ja Mail Maci jaoks.

Loobuge agressiivselt loenditest

Soovimatud, ebaolulised meilid meililistidest on tüütu tõsiasi, kuid kui teie viis nendega tegelemiseks on lihtsalt kustutamisnupu vajutamine, teete endale karuteene. Selle asemel, et lihtsalt neid sõnumeid kustutada, tasub meililistist täielikult loobumiseks kulutada paar sekundit. See võtab veidi rohkem aega, kuid need lisaklikid tasuvad tulevikus kümnekordselt ära, säästes teid vaevast kustutada üha rohkem soovimatuid e-kirju, mis teie postkasti ummistavad.

Mõned kaasaegsed e-posti kliendid muudavad selle protsessi teie jaoks lihtsaks ja tuvastavad automaatselt meililisti sõnumid ja pakuvad lihtsalt leitavat tellimuse tühistamise nuppu. Kuid isegi kui teie meilikliendil seda funktsiooni pole, tasub siiski kerida kirja alla ja otsida käsitsi tellimusest loobumise linki. Kui kõik muu ebaõnnestub ja tellimusest loobumise linki pole, tasub sageli saata lühike vastusmeil, milles palutakse saatjal selgelt: "Palun eemaldage mind oma loendist".

Kasutage automaattäitjat

Automaatse täitmise soovitused (nt Gmaili nutikas koostamine) on vaieldamatult üks parimaid funktsioone, mis on hiljutises mälus meilitarkvarale lisatud. Kui te pole tuttav, töötavad need põhimõtteliselt, ennustades levinud sõnu ja lauseid, mida tavaliselt kasutate, ning esitades need soovitustena, mille saate sisestada ühe klahvivajutusega. Head inimesed õpivad teie kirjutamisstiili selgeks, mida rohkem te neid kasutate, ja võivad aja jooksul muutuda peaaegu jube täpseks.

Kui aus olla, siis automaatse täitmise soovitused ei säästa teile tõenäoliselt rohkem kui paar lisaminutit nädalas, kuid need võivad toimida imesid, kuidas vähendada e-kirja koostamiseks kuluvat vaimset pingutust – eriti kui teil on raskusi sõnade kirjutamiseks õige viisi leidmisega midagi. Soovitused võivad olla ka kasulikud meeldetuletused, et asjad oleksid lühikesed ja armsad.

Siit saate teada, millal e-kirjad vahele jätta ja telefon kätte võtta

Üks parimaid e-posti oskusi, mida saate arendada, on võime ära tunda, millal e-post on konkreetses olukorras ideaalne suhtlusviis (ja mis veelgi olulisem, millal see ei ole). Paljudel juhtudel on eelistatav e-kiri, kuna see on asünkroonne, võimaldab kaalutletumaid vastuseid ja jätab paberijälje, mistõttu on see teatud tüüpi sõnumite jaoks suurepärane. Kuid vähem ametlike vestluste jaoks ei pruugi e-post olla parim suhtluskoht. Kui teie suhtlust ei pea tingimata logima, on sageli kiirem ja tõhusam saata lühike Slacki sõnum või isegi telefon võtta. Inimestele helistamine on teatud tööolukordades mõnikord taunitud, kuid strateegilisel kasutamisel on sellest kasu (lisakiirus, selgus ja võime kasutada teabe edastamiseks tooni ja käänet) kaaluvad üles kulud.

Toimetajate soovitused

• 10 brauseri laiendust, mis aitavad teie tootlikkust maksimeerida
• Lihtne GPU häkkimine muudab teie RTX 3080 sülearvuti 20% võimsamaks, kui julgete

Uuendage oma elustiiliDigitaalsed suundumused aitavad lugejatel hoida silma peal kiirel tehnikamaailmal kõigi viimaste uudiste, lõbusate tooteülevaadete, sisukate juhtkirjade ja ainulaadsete lühiülevaadetega.