Minu Outlooki postkast oli jama, enne kui ma neid kolme nippi kasutasin

Kellelegi ei meeldi e-post, kuid keegi meist ei saa ilma selleta elada. Kui teil on raskusi sissetulevate meilide haldamisega, olen leidnud, et need kolm näpunäidet on tohutult kasulikud.

Olenemata sellest, kas soovite sõnumeid automaatselt teisaldada, teha mitu toimingut ühe klõpsuga või tähelepanu vajavaid e-kirju teiste seast eristuda, Microsoft Outlooki näpunäited kas olete kaetud.

Kasutage sissetulevate meilide korraldamiseks reegleid

Meilide saabumisel korraldamiseks saate Outlookis seadistada reeglid. Seega saate e-kirja teisaldada kausta, märgistada selle jälgimiseks, märkida kirja loetuks ja palju muud. Parim osa on see, et see kõik tehakse automaatselt.

Samm 1: Mine lehele Kodu vahekaardil valige Reeglid rippmenüü nool ja valige Loo reegel.

2. samm: avanevas kastis on mõned kiired valikud, mille hulgast saate valitud meili jaoks valida.

Tingimuse jaoks saate valida saatja, teemarea või konkreetsele e-posti aadressile saadetud valiku. Toimingu jaoks saate valida hoiatusakna kuvamise, teatud heli esitamise või kausta liikumise vahel.

3. samm: kui see, mida kastis näete, sobib sellega, mida soovite teha, märkige lihtsalt soovitud tingimuste ja toimingute ruudud ning valige Okei.

Kasutage täpsemat reeglit

Alternatiivina saate soovi korral valida suurema hulga tingimuste ja toimingute hulgast.

Samm 1: Valige Täpsemad valikud kastis Loo reegel.

2. samm: seejärel saate valida enam kui 30 tingimuse hulgast, näiteks kas meil on märgitud oluliseks, kas sellel on manus või kas see on automaatne vastus.

Märkige ruut(id) nende tingimuste jaoks, mida soovite kasutada, ja seejärel valige muutujate lõpuleviimiseks sinine lingitud tekst. Vali Edasi.

3. samm: Seejärel näete umbes 20 toimingut, mida saate teha. Tehke sama, märgistades soovitud toimingu(te) ruudu(d) ja valides vajalike üksikasjade täitmiseks sinise teksti. Vali Edasi.

4. samm: kui reeglist, mille soovite lisada, on erandeid, saate seda järgmisena teha. Märkige need ruudud, sisestage sinise teksti üksikasjad ja valige Edasi.

5. samm: Lõpuks andke oma reeglile nimi, märkige, kas soovite reegli kohe käitada või mitte, ja valige Lõpetama.

Kui olete reegli seadistanud, võite rahulikult istuda ja lasta Outlookil need sissetulevad meilid teie eest korraldada. Kui kulutate reegli loomiseks vaid paar minutit, saate pikemas perspektiivis aega kokku hoida.

Reegli hilisemaks vaatamiseks, muutmiseks või eemaldamiseks minge aadressile Kodu > Reeglid > Hallake reegleid ja hoiatusi.

Korduvate toimingute jaoks seadistage kiirtoimingud

Outlook pakub funktsiooni mida nimetatakse kiirsammudeks, mis võivad teie ülesandeid ikka ja jälle kiirendada. Sarnaselt reeglitele võimaldavad kiirtoimingud valida ühe või mitu toimingut, mida soovite meiliga teha. Kuid selle asemel, et neid toiminguid teha automaatselt, saate neid ise teha vaid ühe nupuvajutusega. Lisaks saate korraga teha palju toiminguid.

Mine lehele Kodu vahekaarti ja vaadake Kiired sammud kasti lindi selles osas. Näete mitmeid toiminguid, nagu Teisalda, Vasta ja kustuta ning Valmis.

Saate kasutada üht eelseadistatud kiirtoimingutest, valides selle ja sisestades vajalikud üksikasjad. Näiteks saate valida Kolima, valige kaust ja soovi korral märkige meil loetuks. Valige Salvesta.

Seejärel valige kiirsammu kasutamiseks oma postkastis e-kirjas sõnum ja valige Kolima Kiire samm.

Looge oma Quick Step

Kui soovite luua oma Quick Stepi, kulub selleks vaid minut.

Samm 1: Valige Loo uus lindi jaotises Kiired sammud.

2. samm: Seejärel pange kiirtoimingule nimi ja kasutage rippmenüüd, et valida soovitud toiming. Rohkem kui ühe esitamiseks valige Lisa toiming ja valige järgmine.

3. samm: kui olete kõik soovitud toimingud teinud, valige Lõpetama.

Kiirtoimingu kasutamiseks, kui postkasti saabub meilisõnum, valige sõnum ja klõpsake väljal Kiirtoimingud selle nimel. Samuti saate meilil paremklõpsata, liikuda aadressile Kiired sammudja valige hüpikmenüüst nimi.

Kui soovite meiliga korraga teha mitu toimingut, on Quick Steps tõeline ajasäästja.

Kiire sammu hiljem vaatamiseks, muutmiseks või eemaldamiseks minge aadressile Kodu > Kiired sammud > Hallake kiireid samme.

Muutke meilid tingimusvorminguga popiks

Veel üks käepärane postkasti haldamise tööriist Outlookis on tingimusvorming. Selle abil saate teatud saabuvad meilid eristuda kindla fondi stiili, suuruse või värviga. See on suurepärane võimalus juhtida teie tähelepanu sõnumitele, mis seda kõige rohkem vajavad.

Samm 1: Mine lehele Vaade vahekaarti ja valige Kuva seaded lindi vasakul küljel.

2. samm: Korjama Tingimuslik vormindamine hüpikaknas.

3. samm: näete mõningaid tingimusvormingu vaikereegleid, mis on teie jaoks juba seadistatud, näiteks lugemata kirjad ja hilinenud meilid. Enda loomiseks valige Lisama.

4. samm: andke kasti allosas tingimusvormingu reeglile nimi. Seejärel valige Font nuppu, et valida järgmises hüpikaknas stiil, suurus ja värv ning seejärel valida Okei.

5. samm: Järgmisena valige Seisund nuppu. Tingimuste seadistamiseks näete järgmises hüpikaknas kolme vahekaarti.

• Sõnumid: sisestage märksõnad, valige Saatja või Saadetud e-posti aadress või valige ajavahemik.
• Rohkem valikuid: valige kategooria, valige loetud või lugemata üksused, millel on või ei ole manuseid, mis on märgitud prioriteediga või mõni muu valik.
• Täpsemalt: seadistage kohandatud kriteeriumid ja valige tingimuste väljad.

6. samm: kui olete lõpetanud, valige Okei järgmiste hüpikaknate salvestamiseks ja sulgemiseks.

Nüüd näete neid e-kirju koos valitud tingimuste ja valitud fontiga hüppama, muutes need teie sõnumite virrvarris ülimalt lihtsaks.

Tingimusvormingu reegli hilisemaks vaatamiseks, muutmiseks või eemaldamiseks minge aadressile Vaade > Kuva seaded > Tingimuslik vormindamine.

Kui otsite uut viisi oma meilide haldamiseks, pakub Outlook neid funktsioone, mis aitavad teil postkasti kontrolli all hoida. Nende seadistamiseks võib kuluda mõni minut, kuid see on hiljem seda aega väärt, mille säästate.

Lisateabe saamiseks vaadake, kuidas seda teha seadistage Outlookis kontorist väljas vastus.

Toimetajate soovitused

• Kasutasin oma iPhone'iga 3D-mudelite loomiseks rakendust ja see on šokeerivalt suurepärane
• Microsofti uusim A.I. tööriistad loevad teie Outlooki meilid valjult ette