Excel saab arvutusi automatiseerides vigu vähendada.
Pildi krediit: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excelil on raamatupidamisosakondades kasutamise maine ja kuigi selle matemaatikafunktsioonid on raamatupidamise jaoks üliolulised, programmi tabelid ja diagrammid aitavad kõiges alates toidukaupade nimekirja koostamisest kuni teadusliku analüüsini rekordid. Igapäevaste ülesannete jaoks Wordist Excelisse üleminek võib alguses tunduda hirmutav, kuid kui olete arvutustabeliga töötama harjunud, muudab Excel korraldamise ja arvutamise palju lihtsamaks.
Koostage nimekiri kodu või töö jaoks
Üks Exceli lihtsamaid, kuid samas põhilisemaid võimeid on andmete korrastamine. Excel ei suuda konkureerida Microsoft Access keerukate andmebaaside loomiseks, kuid igapäevaseks korraldamiseks on Excelil palju funktsioone ja seda on palju lihtsam kasutada. Loendi koostamiseks kirjutage lihtsalt vajalikesse lahtritesse – kas vajate tavalist kaheveerulist toidukaupade loendit või laoseisu või kogu teie raamatukogu kataloogExcel aitab teie andmeid paigas hoida ning pakub sortimist ja otsimist.
Päeva video
Suurepärase paigutuse jaoks ilma lisatööta alusta malliga, otsides menüü Fail lehelt "Uus". Excel 2010 või 2013 puhul. Microsoft pakub loendite koostamiseks arvukalt tasuta malle, alates spordinimekirjadest kuni arveteni ja lõpetades telefonikataloogidega.
Joonistage oma andmed diagrammil
Sisestage Excelisse hulk andmeid ja programm saab selle automaatselt diagrammi või graafikuna visualiseerida. Pärast andmete sisestamist valige need ja valige vahekaardilt Lisa üks diagrammi stiil. Excel 2013 muudab protsessi veelgi lihtsamaks rakendusega "Soovitatavad diagrammid" nuppu, mis skannib teie andmeid ja kuvab kõige asjakohasemate diagrammide eelvaate.
Andmete õige paigutamine diagrammi jaoks nõuab veidi harjutamist. Näiteks sektordiagrammi koostamiseks kasutage kahte veergu: esimene sisaldab silte ja teine protsente. Samamoodi kasutab joondiagramm ainult kahte veergu: ühte siltide jaoks ja teist Y-telje punktide jaoks. Kui teie andmed sisaldavad X- ja Y-koordinaate, kasutage selle asemel hajuvusdiagrammi.
Raamatupidamise automatiseerimine funktsioonidega
Exceli funktsioonid automatiseerivad matemaatilisi valemeid, lihtsustades raamatupidamist, raamatupidamist ja muude andmete jälgimist. Üks levinumaid funktsioone SUM liidab teised lahtrid kokku ja sellel on ühe nupuga otsetee: valige lahtrite rühm ja vajutage summa täitmiseks "Alt-Equals".. Mõned funktsioonid analüüsivad lahtrite sisu ja võivad töötada isegi tekstiga. Näiteks EXACT kontrollib, kas kahel lahtril on sama sisu, ja tagastab väärtuse "TRUE" või "FALSE".
Funktsiooni sisestamiseks tippige võrdusmärk, funktsiooni nimi ja avatud sulgja seejärel täitke selle muutujad, klõpsates nende sisule viitamiseks teistel lahtritel. Mis tahes funktsiooni kasutamise juhiste selgitamiseks valige see vahekaardi Valemid funktsiooniteegist.
Arvutage keeruliste valemitega
Exceli funktsioonide maksimaalseks kasutamiseks ühendage need kokku mitmeosalisteks valemiteks keeruliste arvutuste tegemiseks. Peaaegu kõik funktsioonid võivad koos töötada. Näiteks lisage lahtrite veerg ja ümardage see lähima sajani, kombineerides suvandi SUM ja ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5), -2) ümardab lahtrite A1–A5 summa kahe kümnendkohani, mille tulemuseks on ümmargune sajakoht.
Valemid võivad viidata ka teistele valemitele. Üks kasutusvõimalus on oma ettevõtte arvelduste ja maksete kiire jälgimine. Summage kliendi arved ühte veergu, summage maksed teise veergu ja seejärel kasutage funktsiooni IF, et väljastada lihtne vastus: =IF(B10>=A10"TASUTA","TASUTA") kontrollib, kas maksete summa B10-s vastab või ületab A10 tasude summat ja teatab lihttekstina kas "MAKSTUD" või "TAKSAMATA".
