Agrega un título en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le ayudará a recordar qué información se encuentra en una libreta de direcciones en particular. Es posible que deba configurar diferentes libretas de direcciones para diversos fines, por ejemplo, una para los miembros de un club de lectura y otra para los miembros de la familia. Tener un título claro te ayudará a mantener todo organizado. Ponga el título en negrita y aumente el tamaño de la fuente, usando las herramientas en la barra de herramientas superior.
Omita un par de líneas después del título e ingrese los encabezados de las columnas en la libreta de direcciones. Los siguientes encabezados de columna serán muy útiles: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Escriba estos títulos en las columnas A a H, respectivamente. Es muy importante que cada elemento se ingrese en una columna separada.
Centre y en negrita los títulos de las columnas. Para hacer esto, haga clic en el número de fila a la izquierda de la fila de encabezados. Esto resaltará o seleccionará toda la fila. Y, luego, use las herramientas en negrita y central en la barra de herramientas superior.
Ingrese la información de contacto en cada columna. La información de cada contacto debe ingresarse en una fila separada. Dependiendo de cuántos contactos tenga, esto podría llevar algún tiempo. Pero recuerde, solo necesitará hacer esto una vez. En el futuro, solo tendrá que agregar nuevos contactos y actualizar la información. Si no tiene ciertos elementos de información para ciertos contactos, deje la celda en blanco. Recuerde utilizar las abreviaturas estatales de dos letras que requiere la oficina de correos.
Formatee el texto en la columna Código postal para que todos los códigos postales tengan el mismo aspecto. Resalte todo el texto de la columna, excepto el encabezado de la columna. Haga clic derecho en las celdas resaltadas y seleccione "Formato de celdas". Haga clic en la pestaña "Número" y luego haga clic en "Especial" en el cuadro "Categoría". Haga clic en "Código postal" o "Código postal + 4" en el cuadro "Tipo". Haga clic en Aceptar." Esto hará que todos los códigos postales se vean iguales.
Formatee el texto de la columna Número de teléfono para que todos los números de teléfono de la columna tengan el mismo aspecto. Resalte el texto en la columna Número de teléfono, excepto el encabezado de la columna. Haga clic derecho sobre él y seleccione "Formato de celdas". En la pestaña "Número", seleccione "Especial" en el cuadro "Categoría". Haga clic en "Número de teléfono" en el cuadro "Tipo". Haga clic en Aceptar."
