Escanear y enviar un documento personal o comercial como un archivo adjunto de correo electrónico puede ahorrar tiempo y dinero, ya que no tiene que preocuparse por las tarifas de impresión o de envío. Aunque elegir el formato de archivo correcto es importante, el proceso no es difícil y los procedimientos de escaneo son generalmente los mismos, ya sea que utilice un escáner independiente o una impresora multifunción. Lo mismo es cierto para adjuntar un documento escaneado a un correo electrónico, ya que los procedimientos de adjuntos son generalmente los mismos en la mayoría de los programas de correo electrónico.
Elija un tipo de archivo
La mayoría de los escáneres le permiten seleccionar entre un archivo PDF y JPEG. El archivo PDF es la mejor opción para escanear documentos que incluyen texto o gráficos vectoriales que incluyen puntos, líneas, formas y curvas. El uso de este formato también le permite combinar documentos con más de una página en un solo archivo. El formato de archivo JPEG es una buena opción para fotografías, ya que le permite comprimir datos de imagen y reducir el tamaño de un archivo grande.
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Escanear el documento
Limpie el cristal del escáner con un paño suave y limpio. Coloque el documento boca abajo en el cristal del escáner. Alinéelo usando marcadores de guía a lo largo del perímetro del vidrio y luego baje la cubierta. Seleccione "escanear" en el menú de la impresora, elija la computadora en la que desea escanear el documento, seleccione el tipo de archivo e inicie el escaneo. Como método alternativo, abra el software que instaló durante la instalación y escanee el documento desde su computadora.
Guarde y cambie el nombre del archivo escaneado
Cuando se complete el escaneo, el Explorador de Windows o Mis documentos se abrirán automáticamente. El escaneo que acaba de completar será el último de la lista. Abra y revise el documento para asegurarse de que se escaneó correctamente y luego haga clic en el botón "Guardar". Cambie el nombre del archivo de su nombre actual, como Scan0001.jpg, a algo más descriptivo, como "Lista de teléfonos de la empresa" y guarde el archivo en una ubicación conveniente.
Adjuntar el documento a un correo electrónico
Hay dos formas de adjuntar un documento a un correo electrónico. En el primer método, haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo desde su ubicación actual. En el menú emergente que aparece, seleccione "enviar a" y luego "destinatario de correo". Se abrirá una nueva ventana de mensaje con el documento ya adjunto. Un segundo método es abrir su programa de correo electrónico y redactar un nuevo mensaje. Cuando termine, seleccione el botón "adjuntar archivo" en la parte superior de la ventana del mensaje. Navegue hasta la ubicación donde guarda el archivo del documento, selecciónelo y haga clic en "insertar". El archivo se adjuntará sin ninguna otra acción de su parte, y luego podrá enviar el correo electrónico.
