Cómo exportar datos de Excel para hacer etiquetas

El paquete de software de Microsoft Office ha evolucionado significativamente desde que se introdujo por primera vez en 1990. Los paquetes de software populares, como Excel y Word, interactúan a la perfección entre sí, lo que abre una amplia gama de tareas y funciones que antes eran difíciles de realizar.

Aunque se considera que Excel es principalmente una herramienta de administración de hojas de cálculo y bases de datos, este paquete de software también se puede utilizar para tareas adicionales, incluida la creación de etiquetas de correo. Puede utilizar la función Combinar correspondencia dentro de Microsoft Word para importar datos a Excel que se pueden convertir en etiquetas de correo. Completar este proceso requiere algunos pasos, pero pueden ser realizados por personas de todas las competencias y niveles de habilidad tecnológica.

Propina

El Unificación de correo La función incluida en Microsoft Word hace que sea relativamente sencillo integrar los datos que necesita para comenzar a crear etiquetas de correo. Sin embargo, antes de que estos datos se puedan incorporar en Excel, debe formatear la tabla y las celdas en el entorno de Excel para que coincidan con el marco específico del proceso de combinación de correspondencia en Word.

Para comenzar, cree y etiquete encabezados de columna para reflejar los datos que se importarán desde Word. Estos incluirán las siguientes etiquetas (o similares):

• Primer nombre
• Apellido
• Habla a
• Ciudad

Tenga en cuenta que estas etiquetas reemplazarán los encabezados de las columnas básicas 1 a 4 que ya se están utilizando. También es importante tener en cuenta que debe usar una columna separada para cada uno de estos puntos de datos. No hacerlo podría resultar en algunos problemas organizativos en una etapa posterior del proceso.

En esta fase de preparación, asegúrese de que no queden filas y columnas vacías en su espacio de trabajo. Durante el proceso de creación de etiquetas, estas áreas en blanco podrían crear errores en el formato y evitar que se realicen todas sus etiquetas.

Una vez que se haya formateado correctamente su espacio de trabajo, el siguiente paso del proceso es ubicar la lista de direcciones que utilizará. Puede lograr esto definiendo claramente el nombre de la lista. Para hacerlo, seleccione la lista completa de direcciones que utilizará, asegurándose de incluir todas las celdas que contienen encabezados. Después de hacerlo, abra el Fórmulas pestaña, encuentra el Nombres definidos grupo y seleccione el Definir nombre opción.

Una vez hecho esto, escriba un nombre personalizado para la lista de direcciones. Este nombre en particular se deja a su discreción. Si administra varias listas de direcciones, elija algo que esté relacionado con los nombres específicos de la lista y su función prevista. Después de presionar OK, se le adjunta el nuevo nombre de la lista.

Antes de poder imprimir etiquetas desde Excel, asegúrese de que toda la información de la dirección se combine correctamente. Para hacerlo, complete la siguiente serie de pasos en Microsoft Word. Abra un documento en blanco y navegue hasta el Correos pestaña. Encuentra el Iniciar combinación de correspondencia grupo y seleccione el Iniciar combinación de correspondencia pestaña.

Dentro del menú desplegable que aparece, seleccione el Etiquetas y configure las distintas opciones de etiquetas disponibles para que coincidan con su propia configuración. Por ejemplo, puede seleccionar el tipo de impresora específico que utilizará e identificar un proveedor de etiquetas y un número de producto. Esta información puede resultar especialmente útil en caso de que esté colaborando con un un tercero que puede utilizar estos datos para crear rápidamente el marco de impresión adecuado para su documentos.

Un elemento importante de este paso es seleccionar las dimensiones adecuadas para las hojas de etiquetas. En el Número de producto cuadro, seleccione el Detalles opción y asegúrese de que las dimensiones indicadas coincidan con sus etiquetas y hojas de etiquetas. Si no es así, corrija esta información antes de continuar con el proceso. Si no lo hace, las etiquetas finales podrían imprimirse incorrectamente.

Si ingresa sus propias dimensiones y las guarda, los parámetros de etiqueta específicos aparecerán en el Otro / Personalizado categoría dentro de esta ventana. Ahora que ha seleccionado los parámetros de etiqueta apropiados, presione OK para confirmar sus selecciones. Microsoft Word debería crear automáticamente una nueva tabla que genera el diseño que ha descrito.

Ahora que se han establecido los marcos adecuados tanto en Word como en Excel, es el momento adecuado para comenzar la fusión. Para hacerlo, primero establezca una conexión entre sus etiquetas y la lista de direcciones que creó y nombró en los pasos anteriores. Dentro de Word, seleccione Opciones desde el Archivo menú y elija el Avanzado pestaña. Encuentra la sección llamada General y elige el Confirme la conversión del formato de archivo enabierto y marque la casilla disponible. Entonces presione OK continuar.

A continuación, seleccione el Correos pestaña, abre la Iniciar combinación de correspondencia grupo y haga clic en el Seleccionar destinatarios opción del menú desplegable. Finalmente, haga clic en Usar lista existente para continuar el proceso.

Aparece una ventana en la que selecciona la lista específica que planea usar como parte de la combinación. En este punto, tómese el tiempo para ubicar la lista que nombró anteriormente y luego haga clic en el Seleccionar fuente de datos caja. Se le presenta una ventana en la que confirma la fuente de datos específica que está utilizando. Después de hacer clic en el Mostrar todo cuadro, seleccione el Hojas de trabajo de MS Excel a través de DD opción en el Fuente de datos abierta caja antes de presionar OK.

Como paso final, seleccione el rango específico de celdas y / o la hoja de trabajo con todos los datos que desea fusionar en el cuadro de diálogo que aparece. Entonces presione OK.

Ahora que la hoja de trabajo con la información de la dirección ha sido identificada y vinculada a las etiquetas, agregue marcadores de posición específicos que dicten cómo aparecerá cada dirección en una etiqueta. Estos marcadores de posición específicos también se denominan Campos de combinación de correspondencia. Si hay algún texto que se repetirá en cada etiqueta, también puede ingresarlo manualmente.

La razón detrás de la creación de estos marcadores de posición es significativa. Esta información específica coreografiará la transferencia de datos de la lista de direcciones a la tabla. Los marcadores de posición actúan como guías, dividiendo la información y colocando cada elemento donde pertenece dentro del marco de las etiquetas en su conjunto.

Después de crear los marcadores de posición, vuelva a verificar para asegurarse de que Word haya asignado correctamente cada elemento del marcador de posición a los datos correspondientes de la lista. Esto se puede lograr usando el Campos de coincidencia cuadro de diálogo. Aquí, los usuarios pueden especificar cómo se asocia cada marcador de posición con los datos derivados de la lista de direcciones. Por ejemplo, puede hacer coincidir el Primer nombre marcador de posición para el Primer nombre columna dentro de la lista de direcciones, asegurándose de que estos datos lleguen a la ubicación adecuada en la etiqueta.

Tenga en cuenta que parte del contenido, como un saludo o un logotipo, deberá agregarlo manualmente, ya que originalmente no forma parte de la lista de direcciones. Esto se puede lograr con relativa facilidad. Simplemente escriba el texto específico que le gustaría usar en la etiqueta o agregue la imagen que desea incorporar como un logotipo u otro ícono multimedia.

Tómese el tiempo necesario para asegurarse de que su etiqueta esté diseñada exactamente como le gusta antes de comenzar la fusión real. Esto asegurará que no se vea obligado a revisar el contenido nuevamente si accidentalmente olvida incluir datos clave o desea rediseñar la etiqueta.

Después de confirmar la apariencia de la etiqueta y verificar la precisión de los marcadores de posición y su relación con los datos de la lista de direcciones, puede continuar.

Para iniciar la combinación, abra el Casa pestaña en Microsoft Word y presione el Unificación de correo botón. Si actualmente solo planea integrar contactos específicos de la lista de direcciones más grande, puede seleccionarlos aquí. Sin embargo, si desea integrar la lista completa, presione Todos los contactos en la vista actual. Si está preparado para utilizar todos los marcadores de posición y campos que diseñó para la etiqueta, haga clic en el Todos los campos de contacto, que aparece en el siguiente menú.

Si prefiere crear un documento de Word completamente nuevo para la combinación, puede hacerlo seleccionando el Nuevo documento botón. Sin embargo, si prefiere utilizar el documento existente, presione el botón Documento existente en este punto.

Utilizar el Etiquetas postales pestaña que se encuentra dentro de la Tipo de Documento menú para decidir específicamente qué campos de combinación llegarán a la etiqueta terminada. Una vez que haya determinado cómo se verá la etiqueta final, presione el Actualizar etiquetas botón. Cuando los datos finalmente llegan a los campos del formulario, es posible que tengan corchetes visibles alrededor. Si este es el caso, haga clic con el botón derecho en los corchetes y presione el botón Alternar códigos de campo para apagarlos.

Cuando se complete este proceso, estará listo para crear la vista previa final de las etiquetas e imprimirlas. presione el Vista previa de resultados pestaña y desplácese por los registros utilizando la Siguiente registro y Récord anterior flechas. Cuando esté satisfecho con las etiquetas, vaya a la Correos pestaña, haga clic en Terminar y fusionar en el Terminar grupo, y luego haga clic en el Imprimir documentos botón. Si sus documentos impresos no reflejan su contenido o diseño preferido, es posible que deba regresar al Correos pestaña y asegúrese de que todas las dimensiones y tamaños de papel coincidan con su configuración actual. Si no es así, es muy probable que se produzcan problemas.

Luego, puede guardar el documento en el que ha estado trabajando para asegurarse de que estas etiquetas estén disponibles para uso futuro.