Puede programar varias salas de conferencias en un calendario de Outlook.
En una oficina ajetreada con varias salas de conferencias, puede resultar difícil realizar un seguimiento de las salas de conferencias en uso y en qué momento. El calendario de Microsoft Outlook se puede utilizar para programar sus reuniones, citas y eventos y también se puede utilizar para eventos en toda la oficina, como el horario de las salas de conferencias. Puede configurar un calendario para programar todas las salas de conferencias, de modo que el personal pueda ver fácilmente la disponibilidad de las salas de conferencias para cualquier fecha y hora.
Paso 1
Abra Microsoft Outlook. Haga clic en "Calendario" en el panel Favoritos. Haga clic con el botón derecho en "Calendario" y seleccione "Nuevo calendario". Introduzca un nombre para el nuevo calendario, como "Horario de la sala de conferencias".
Video del día
Paso 2
Haga clic en "Vista de programación" en la interfaz de la cinta. Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione "Nueva cita".
Paso 3
Haga clic en "Categorizar" en la cinta y seleccione "Todas las categorías". Resalte una categoría de color y haga clic en "Cambiar nombre". Ingrese un nombre para la categoría, como "Sala de conferencias 1" o "Sala de conferencias del vestíbulo". Cambiar el nombre de las categorías de color adicionales, una para cada conferencia habitación. Haga clic en Aceptar."
Etapa 4
Ingrese el título de una reunión o evento en el cuadro de texto Asunto. Ingrese el nombre o número de la sala de conferencias en el cuadro de texto Ubicación. Introduzca el día y la hora de inicio de uso de la sala de conferencias y la hora de finalización del uso. Si se necesita una sala de conferencias para varios días, también puede cambiar la fecha de finalización.
Paso 5
Ingrese los detalles de la reunión programada en la sala de conferencias en la ventana principal. Puede incluir una descripción de la reunión y una lista de los asistentes.
Paso 6
Haga clic en "Categoría" en la cinta y haga clic en la sala de conferencias donde se llevará a cabo la reunión. Este color codifica la reunión en el calendario y diferencia fácilmente entre varias salas de conferencias en uso al mismo tiempo.
Paso 7
Haga clic en "Guardar y cerrar" para cerrar el evento de la sala de conferencias y volver al calendario.
