Ingrese los elementos que desee en la lista desplegable en cualquier lugar de su libro de trabajo, uno por celda. Seleccione la lista completa y asígnele un nombre en el cuadro Nombre.
Haga clic en la celda donde desea que aparezca la lista y presione "Validación de datos" en la sección Herramientas de datos de la pestaña "Datos".
Elija "Lista" en el cuadro Permitir y asegúrese de que "Menú desplegable en la celda" esté marcado. Escriba el nombre que asignó a su lista, precedido por un signo igual, en el cuadro Fuente.
Ingrese un mensaje en la pestaña "Mensaje de entrada" para mostrar una notificación cada vez que alguien haga clic en la celda. Este mensaje puede contener cualquier texto, como para presentar la lista de opciones a los usuarios que inmediatamente comienzan a escribir en la celda en lugar de revisar la lista desplegable.
Elija un estilo de error en la pestaña "Alerta de error" y escriba un mensaje para mostrar si un usuario ingresa una opción no válida. El estilo "Detener" evita que los usuarios ingresen opciones que no están en la lista, mientras que los estilos "Advertencia" e "Información" permiten al usuario anular el error.
Haga clic en "Aceptar" para crear la lista. Seleccione la celda de la lista y abra el menú desplegable para elegir entre las opciones disponibles.
Para ajustar el rango de celdas que aparecen en la lista desplegable, presione "Administrador de nombres" en la pestaña "Fórmulas", elija el nombre que asignó a su lista y edite el rango de celdas en el cuadro "Se refiere a".
Evite que los usuarios editen las opciones de la lista colocando el rango de celdas que contiene las opciones en una hoja de trabajo separada de la lista desplegable, y luego proteger esa hoja: Después de crear la lista, abra el menú "Archivo", haga clic en "Información", "Proteger libro" y "Proteger hoja actual". Ingrese una contraseña para bloquear la sábana. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la hoja y elija "Ocultar" si también desea evitar que los usuarios vean la lista.
Las tablas vinculadas a sitios de SharePoint no pueden contener listas desplegables. Para agregar una lista, cambie la tabla a un rango de celdas normales haciendo clic derecho en la tabla, eligiendo "Tabla" y haciendo clic en "Convertir en rango".
