Mantener el papeleo en un sistema uniforme significa que no se desorganizará.
Un sistema de archivo es un método para organizar el papeleo y los documentos para su almacenamiento. Se guarda un gabinete o caja que contiene versiones impresas de los documentos, mientras que un sistema electrónico guarda los datos en una computadora. Estos datos pueden ser correos electrónicos o documentos escaneados. Una vez que el sistema está configurado, es importante que se mantenga, para que permanezca en orden con información actualizada que se agrega regularmente. Para mantener el sistema, deberá crear un procedimiento para usar ambos sistemas.
Archivo de copia impresa
Paso 1
Etiquete cada carpeta, archivo y cajón o caja. El título debe incluir el tema de la documentación, más la fecha en la que comienza el papeleo. Por ejemplo, "Recibos junio de 2010 - presente" o "Carpeta de recursos humanos febrero de 2008".
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Paso 2
Cree nuevas carpetas, archivos y cajones o cajas cuando tenga una nueva categoría de papeleo para guardar, o cuando las carpetas, archivos y cajones más antiguos estén llenos. Utilice códigos de colores para diferenciar entre años o meses.
Paso 3
Agregue nuevos documentos a la carpeta o cajón más relevante. Poner documentos en carpetas al azar arruinará el sistema de archivo, ya que la información se buscará en el lugar equivocado. Si el sistema ordena los documentos alfabéticamente, continúe usando este proceso en lugar de cambiar a otro formato.
Etapa 4
Elimine los documentos viejos e innecesarios anualmente. A medida que continúe agregando archivos, cierta información se volverá irrelevante y desactualizada. Tritúrelo y libere espacio de almacenamiento adicional.
Archivado Electrónico
Paso 1
Cree carpetas o directorios en su computadora. Consolide los datos de forma regular para que no se desorganicen. Tener varias unidades de red o varias carpetas que contengan información similar no es una forma eficaz de organizar los datos.
Paso 2
Realice copias de seguridad de los datos con regularidad. Utilice DVD, una unidad USB, un disco duro externo o una empresa externa para hacer esto. Esto protege los datos de la pérdida.
Paso 3
Asegure los datos bloqueando cada archivo, otorgando acceso a usuarios delegados o agregando una contraseña al abrir un archivo. Esto evita el uso indebido de los datos, el fraude o el acceso no autorizado. Además, puede estar seguro de que solo lo utilizan las personas que conocen el funcionamiento del sistema.
Etapa 4
Escriba un procedimiento para usar el sistema de archivo electrónico. Incluya instrucciones paso a paso sobre cómo buscar, hacer referencia, categorizar y archivar los datos, para que cada usuario opere el sistema de la misma manera. Manténgalo actualizado si refina el sistema para evitar confusiones entre los usuarios.
Paso 5
Revise el sistema de archivo cada dos años. Compruebe que funcione bien; esto se puede definir por la eficacia de la presentación, la facilidad de búsqueda de datos y la organización. Además, elimine los archivos no deseados y minimice el desorden electrónico.
Cosas que necesitará
Archivador o caja
Carpetas
Etiquetas en blanco
Bolígrafos o marcadores
Computadora
Propina
Tenga un día de capacitación grupal para explicar cómo funciona cada sistema de archivo para que pueda administrarse y mantenerse a diario.
Solicite comentarios sobre cómo desarrollar el sistema de archivo para que sea más fácil de usar o esté mejor organizado.
