Características y funciones de Microsoft Excel

Ya sea para el trabajo o para uso doméstico, una hoja de cálculo de Excel es la mejor herramienta en Microsoft Office para organizar datos y hacer listas. Aunque los documentos de Word pueden incluir tablas y columnas, Excel facilita mucho la distribución de la información. Excel también tiene una variedad de funciones para diseñar fórmulas que automatizan los cálculos. Aunque Excel parece intimidante al principio, el diseño del programa es similar al de otras aplicaciones de Office, por lo que si ha usado Word, se sentirá como en casa después de echar un vistazo. Para obtener ayuda adicional con un botón en particular en la cinta de Excel, coloque el cursor sobre él para ver una sugerencia.

La parte principal de la ventana de Excel consiste en una hoja de cálculo, o hoja de cálculo - de células. Al igual que con una hoja de cálculo de papel, cada celda puede contener cualquier número o cualquier texto, a diferencia de trabajar con una base de datos de Access, Excel le permite simplemente hacer clic en cualquier celda y llenarla como mejor se adapte a su proyecto. En algunos casos, como para realizar un seguimiento de los gastos, querrá utilizar una serie organizada de filas y columnas. Otras veces, como la creación de una lista de miembros del equipo, el orden de las celdas y el posicionamiento no juegan un papel importante. Una ventaja de Excel es lo simple que hace la reorganización de datos: seleccione una celda y arrastre su borde para moverlo a un nuevo lugar en la hoja.

Cada archivo de Excel, llamado libro de trabajo, contiene una o más hojas de trabajo. Para alternar entre las hojas de un libro, use las pestañas en la esquina inferior izquierda de la ventana. Desde Excel 2007, la mayoría de los libros utilizan la extensión de archivo XLSX, mientras que las versiones anteriores usaban XLS archivos. Las nuevas copias de Excel pueden leer estos archivos antiguos, pero para abrir un nuevo libro en una edición anterior, la PC vieja necesita la Paquete de compatibilidad de Office.

Al igual que con el resto de Office desde 2007, Microsoft ha reemplazado los menús de Excel con pestañas de cinta. Puede pensar en las pestañas como menús visuales que permanecen abiertos: cada pestaña contiene un conjunto de funciones relacionadas con iconos explicativos. Por ejemplo, la pestaña Inicio contiene las opciones más comunes, como la fuente y el color del texto, mientras que la pestaña Insertar ofrece formas de insertar tablas, cuadros de texto y gráficos. Una pestaña, Archivo, se comporta de manera diferente. El archivo aún contiene tareas básicas como "Nuevo", "Abrir" y "Guardar", pero muestra estas tareas en un área de pantalla completa con opciones adicionales, llamadas vista entre bastidores. Por ejemplo, el botón "Nuevo" en la vista entre bastidores ofrece una selección de plantillas de búsqueda para nuevos libros de trabajo.

Además de contener texto sin formato y números, las celdas pueden contener fórmulas, que siempre comienza con un signo igual. Con una fórmula, Excel muestra el resultado de una ecuación en una celda, pero automáticamente mantiene ese resultado actualizado a medida que cambia sus componentes. Una fórmula básica puede tomar el lugar de una calculadora: escriba "= 2 + 4" y Excel mostrará "6". Las fórmulas también funcionan con datos en otras celdas: "= A1 + B1" suma los valores de las celdas A1 y B1.

Para procedimientos distintos a la aritmética directa, utilice funciones para realizar varias operaciones sobre los datos. Las capacidades de las funciones van desde matemáticas simples, como "PROMEDIO" para promediar un rango de celdas, hasta modificar texto, como "INFERIOR" para convertir una línea a minúscula. Los dos términos a menudo se confunden, pero recuerde que cada celda puede contener solo una fórmula, pero cada fórmula puede usar múltiples funciones, como "= PROMEDIO (A1, B1) + SUMA (A2, B2)" para sumar la suma de dos celdas al promedio de otras dos celdas.