Το Microsoft Word διαθέτει μια δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας που συνδέει ένα έγγραφο του Word με πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε ένα αρχείο δεδομένων, που ονομάζεται πηγή δεδομένων. Η πηγή δεδομένων μπορεί να είναι μια βάση δεδομένων. Πριν από τη συγχώνευση, μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε μια βάση δεδομένων στο Word. Η βάση δεδομένων αποθηκεύεται ως αρχείο βάσης δεδομένων της Access στο Word.
Υπόδειξη
Δεν θα εκτελέσετε πραγματικά τη συγχώνευση αλληλογραφίας, ωστόσο, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργείτε πριν δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων.
Κύρια διάταξη εγγράφου
Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word.
Το βίντεο της ημέρας
Στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και επιλέξτε Ευρετήριο. ΕΝΑ Ευρετήριο Ο τύπος εγγράφου λέει στο Word να δημιουργήσει μια λίστα και να χρησιμοποιήσει πεδία από μια πηγή δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων.
Προσαρμογή πεδίων βάσης δεδομένων
Κάντε κλικ
Επιλέξτε Παραλήπτες και επιλέξτε Πληκτρολογήστε Νέα λίστα να ανοίξει το Νέα λίστα διευθύνσεων κουτί διαλόγου. Χρησιμοποιήστε το για να προσαρμόσετε τα πεδία που θα χρησιμοποιηθούν στη βάση δεδομένων. Κάντε κλικ Προσαρμογή στηλών. ο Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου.- Για να αφαιρέσετε ονόματα πεδίων, επιλέξτε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ Διαγράφω και κάντε κλικ Ναί για να αφαιρέσετε το όνομα του πεδίου.
- Για να επεξεργαστείτε τα ονόματα των πεδίων, επιλέξτε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ Μετονομάζω, ο Μετονομασία πεδίου Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, αλλάξτε το όνομα του πεδίου και κάντε κλικ Εντάξει.
- Για να προσθέσετε επιπλέον ονόματα πεδίων, κάντε κλικ Προσθήκη, ο Προσθήκη πεδίου Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα πεδίου και κάντε κλικ Εντάξει.
- Για να αλλάξετε τη σειρά των ονομάτων των πεδίων, επισημάνετε ένα όνομα πεδίου και κάντε κλικ Μετακίνηση επάνω ή Μετακινηθείτε προς τα κάτω.
Κάντε κλικ Εντάξει όταν τελειώσεις. ο Νέα λίστα διευθύνσεων Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει τα προσαρμοσμένα ονόματα πεδίων σε έναν πίνακα.
Εισαγάγετε πληροφορίες βάσης δεδομένων
Πληκτρολογήστε δεδομένα σε κάθε πεδίο. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθείτε από το ένα πεδίο στο άλλο. Κάντε κλικ Νέα καταχώρηση για να μετακινηθείτε στην επόμενη εγγραφή στη βάση δεδομένων. Αφού πληκτρολογήσετε την τελευταία εγγραφή, μην κάνετε κλικ Νέα καταχώρηση να προχωρήσουμε σε νέο ρεκόρ.
Ελέγξτε μέσω αρχείων και πραγματοποιήστε οποιεσδήποτε αλλαγές
- Για να επεξεργαστείτε μια εγγραφή, επισημάνετε τα δεδομένα και πληκτρολογήστε τις αλλαγές.
- Για να αναζητήσετε μια εγγραφή, κάντε κλικ Εύρημα, ο Εύρεση καταχώρισης Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε λέξη(εις) αναζήτησης και κάντε κλικ Εύρεση επόμενου.
- Για να διαγράψετε μια εγγραφή, κάντε κλικ στο τετράγωνο που βρίσκεται στα αριστερά του πρώτου πεδίου, κάντε κλικ Διαγραφή συμμετοχής και κάντε κλικ Ναί για να αφαιρέσετε την εγγραφή.
Κάντε κλικ Εντάξει όταν είναι έτοιμο.
Αποθήκευση βάσης δεδομένων και κύριου εγγράφου
ο Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο της βάσης δεδομένων, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.
Υπόδειξη
Πληκτρολογήστε μόνο το όνομα του αρχείου και το Word θα προσθέσει την επέκταση .mdb, αποθηκεύοντας το αρχείο ως αρχείο βάσης δεδομένων της Microsoft Access.
Αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο, ένας κενός κατάλογος που συνδέεται με τη βάση δεδομένων, σε περίπτωση που αποφασίσετε να πραγματοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας αργότερα. Κλείστε το κύριο έγγραφο και Έξοδος από το Word.
Προβολή βάσης δεδομένων
Μεταβείτε στο αρχείο βάσης δεδομένων της Access και ανοίξτε το. Ανοίγει η Microsoft Access. Κάντε κλικ Γραφείο_Λίστα Διευθύνσεων σύμφωνα με το Πίνακες εμφανίζεται η επικεφαλίδα και ο πίνακας βάσης δεδομένων που δημιουργήθηκε στο Word.
Επιστρέψτε στη βάση δεδομένων και επεξεργαστείτε δεδομένα
Ανοίξτε το κύριο έγγραφο στο Word. ο Microsoft Word εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ Ναί ώστε το κύριο έγγραφο να μπορεί να ανακτήσει πληροφορίες από τη βάση δεδομένων. Στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Επεξεργασία λίστας παραληπτών. ο Συγχώνευση αλληλογραφίαςΠαραλήπτες εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου. Κάτω από την επικεφαλίδα Προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το όνομα του αρχείου της βάσης δεδομένων. Κάντε κλικ Επεξεργασία και το Επεξεργασία πηγής δεδομένων εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου. Επεξεργαστείτε τα δεδομένα. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ Εντάξει και κάντε κλικ Ναί για ενημέρωση της βάσης δεδομένων. Στο Συγχώνευση αλληλογραφίαςΠαραλήπτες στο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να κάνετε πιο συγκεκριμένες τις πληροφορίες της βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας Είδος, Φίλτρο, Βρείτε διπλότυπα, Εύρημαπαραλήπτης και Επικύρωση διευθύνσεων επιλογές.
Κάντε κλικ Εντάξει όταν είναι έτοιμο. Κλείστε το κύριο έγγραφο. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε. Έξοδος από το Word.
Υπόδειξη
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας καταλόγου στο Word χρησιμοποιώντας τη δημιουργημένη βάση δεδομένων και το κύριο έγγραφο.
