Το Microsoft Excel, το οποίο δημιουργεί αρχεία XLS και η Access, που παράγει αρχεία MDB, έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Και οι δύο σάς επιτρέπουν να προσθέτετε δεδομένα σε μορφή κελιού όπου οι στήλες τέμνονται με σειρές. Μπορείτε να διατηρήσετε μια λίστα αλληλογραφίας και στα δύο προγράμματα. Αλλά υπάρχουν πλεονεκτήματα από την εργασία με ένα αρχείο μορφής MDB μέσω XLS. Ένα αρχείο MDB της Access σάς επιτρέπει να αναλύετε τα δεδομένα, να δημιουργείτε αναφορές και να δημιουργείτε ερωτήματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε σημαντικές αποφάσεις με βάση τις πληροφορίες. Πρέπει να έχετε και τα δύο προγράμματα του Office στον υπολογιστή σας για να μετατρέψετε μια μορφή XLS σε MDB.
Βήμα 1
Ανοίξτε τη Microsoft Access και κάντε κλικ στην επιλογή για να δημιουργήσετε μια νέα κενή βάση δεδομένων.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Κάντε κλικ στο «Αρχείο» και μετά στο «Άνοιγμα» στο κύριο μενού για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου «Άνοιγμα».
Βήμα 3
Επιλέξτε "Microsoft Excel" ή "Excel Workbook" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Αρχεία τύπων". Η επιλογή Βιβλίο εργασίας του Excel είναι η καλύτερη εάν θέλετε να μεταφέρετε μόνο ένα βιβλίο εργασίας από ένα αρχείο Excel που έχετε δημιουργήσει.
Βήμα 4
Βρείτε το αρχείο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή MDB από τον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
Βήμα 5
Δείτε τον "Οδηγό υπολογιστικού φύλλου σύνδεσης" που εμφανίζεται στην οθόνη. Η πρώτη οθόνη εμφανίζει μια προεπισκόπηση των δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο Excel. Όλα τα φύλλα εργασίας στο υπολογιστικό φύλλο παρατίθενται στο πλαίσιο στο επάνω μέρος. Επιλέξτε πρώτα αυτό που θέλετε να μεταφέρετε στο MDB και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 6
Καθορίστε εάν το φύλλο εργασίας έχει ή όχι κεφαλίδα στήλης στην πρώτη σειρά στην επόμενη οθόνη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 7
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο σας πίνακα Access (πολλοί πίνακες μπορεί να βρίσκονται σε ένα αρχείο MDB) και κάντε κλικ στο "Τέλος".
Βήμα 8
Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 7 για κάθε φύλλο εργασίας που θέλετε να μεταφέρετε στο νέο σας αρχείο MDB. Κάθε φύλλο εργασίας θα γίνει ένας πίνακας στο αρχείο Access. Αποθηκεύστε το έγγραφο MDB για να ολοκληρώσετε τη μετατροπή.
Βήμα 9
Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου" ως εναλλακτική εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα ένα πρωτεύον κλειδί στον νέο πίνακα MDB. Κάντε κλικ στο "Excel" στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" για να εμφανιστεί ο "Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου" και ακολουθήστε την ίδια διαδικασία όπως περιγράφεται στα Βήματα f5 και 6. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" μέχρι να φτάσετε στην οθόνη που σας ρωτά εάν θέλετε να επιτρέψετε στην Access να ορίσει ένα πρωτεύον κλειδί ή να εκχωρήσει ένα δικό σας. Επιλέξτε ένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο», ονομάστε τον πίνακα και, τέλος, το κουμπί «Τέλος» για να δημιουργήσετε τον πίνακα MDB.
Προειδοποίηση
Αυτές οι οδηγίες είναι συγκεκριμένες για το Microsoft Office 2007, αλλά είναι πολύ παρόμοιες σε άλλες εκδόσεις του Excel και της Access.
