Πίστωση εικόνας: Πουά RF/Polka Dot/Getty Images
Το Outlook είναι ένας διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών που παρέχεται από τη Microsoft ως μέρος του πακέτου λογισμικού Office Suite. Αυτό το εύχρηστο πρόγραμμα έχει πολλές πτυχές. Παρέχει επικοινωνία μέσω email, ημερολόγιο και διαχείριση εργασιών. Μία από τις πιο ζωτικές λειτουργίες που παρέχει το Outlook είναι η δυνατότητα διαχείρισης μιας βάσης δεδομένων επαφών. Λειτουργεί ως ηλεκτρονικός τηλεφωνικός κατάλογος με δυνατότητες email. Το Outlook μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αυτόνομη εφαρμογή ή σε συνδυασμό με άλλο λογισμικό στο πακέτο του Office. Η εκκίνηση μιας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας το Outlook είναι μια απλή διαδικασία που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και να εξοικονομήσετε χρόνο.
Ρύθμιση βάσης δεδομένων
Βήμα 1
Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή σας.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στο επάνω μέρος της οθόνης. Μετακινήστε το δείκτη σας προς τα κάτω στο "Νέο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επικοινωνία". Αυτό θα ανοίξει μια κενή φόρμα επικοινωνίας.
Βήμα 3
Συμπληρώστε τα στοιχεία στη φόρμα επικοινωνίας. Για να εισαγάγετε πολλές καταχωρήσεις για ένα πεδίο, όπως δύο αριθμούς τηλεφώνου, χρησιμοποιήστε το κάτω βέλος δίπλα στο πεδίο. Αυτό θα προσθέσει μια δεύτερη γραμμή. Για πολλές διευθύνσεις αλληλογραφίας, ορίστε μια προεπιλογή για τη συγχώνευση αλληλογραφίας επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου "Αυτή είναι η ταχυδρομική διεύθυνση" δίπλα στην κατάλληλη καταχώρηση.
Βήμα 4
Ονομάστε την επαφή εισάγοντας δεδομένα στο πλαίσιο "DisplayAs". Τυχόν μηνύματα που αποστέλλονται σε αυτόν τον πελάτη θα αναφέρουν αυτό το όνομα στην ενότητα "Προς:". Για παράδειγμα, εάν συμπληρώσετε μια φόρμα επικοινωνίας για τις FlowersRU, αυτό μπορεί να είναι το όνομα της επιχείρησης, αλλά μπορεί να θέλετε μηνύματα να απευθύνονται στον John, τον διαχειριστή. Το όνομα του John θα μπει στο πλαίσιο "DisplayAs".
Βήμα 5
Επιλέξτε το κουμπί "Προσθήκη" στο κάτω μέρος της φόρμας μετά από κάθε επαφή για να την αποθηκεύσετε.
Βήμα 6
Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της επαφής, στην αριστερή πλευρά της οθόνης του Outlook, για να επεξεργαστείτε πληροφορίες.
Βήμα 1
Άνοιγμα μηνύματος email.
Βήμα 2
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα του αποστολέα, θα ανοίξει το μενού επιλογών.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη στις Επαφές" που εμφανίζεται στο μενού δίπλα στον κέρσορα σας.
Δημιουργία ομάδων βάσεων δεδομένων
Βήμα 1
Δημιουργήστε έναν φάκελο ομάδας. Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στο επάνω μέρος της οθόνης και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Νέο" και "Φάκελος".
Βήμα 2
Εκχωρήστε ένα όνομα στο φάκελο στο πλαίσιο που εμφανίζεται.
Βήμα 3
Επιλέξτε «Στοιχεία επαφής» από το πλαίσιο Περιέχει φάκελο. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Περιέχει φάκελο για να ανοίξετε τη λίστα και να επισημάνετε τα στοιχεία επαφής.
Βήμα 4
Καθορίστε πού θέλετε να αποθηκεύσετε τον φάκελο. Κάντε κλικ στη θέση του σκληρού σας δίσκου και μετά στο κουμπί "Ok" για να την αποθηκεύσετε.
Βήμα 5
Σύρετε και αποθέστε τις μεμονωμένες επαφές στον νέο φάκελο.
