Κάντε το υπολογιστικό σας φύλλο να έχει μεγαλύτερο βάρος με ένα ενσωματωμένο PDF.
Πίστωση εικόνας: monkeybusinessimages/iStock/Getty Images
Τα σύνολα δεδομένων στο Excel έχουν περισσότερο νόημα όταν ο αναγνώστης μπορεί να δει υποστηρικτική τεκμηρίωση, όπως υλικό αναφοράς ή μια παρουσίαση σχετικά με το τι σημαίνουν τα δεδομένα. Μπορείτε να παρέχετε αυτήν την τεκμηρίωση ενσωματώνοντας ένα αρχείο PDF στο υπολογιστικό φύλλο σας. Ο αναγνώστης μπορεί στη συνέχεια να το ανοίξει και να το δει και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να κάνει αλλαγές σε αυτό.
Ενσωματώστε ένα στατικό αρχείο
Για να ενσωματώσετε ένα αρχείο PDF στο φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η επάνω αριστερή γωνία του PDF. Στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικείμενο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Έγγραφο Adobe Acrobat" από την καρτέλα Δημιουργία νέου. Περιηγηθείτε και επιλέξτε το PDF που θέλετε να ενσωματώσετε. Η πρώτη σελίδα του αρχείου εμφανίζεται στο φύλλο εργασίας και μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθός του χρησιμοποιώντας τις λαβές αλλαγής μεγέθους στο κουτί του. Εάν προτιμάτε να εμφανίζεται μόνο ένα εικονίδιο PDF στο υπολογιστικό φύλλο, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση ως εικονίδιο" στο πλαίσιο Αντικείμενο πριν επιλέξετε το αρχείο PDF.
Το βίντεο της ημέρας
Ενσωματώστε ένα αρχείο που αλλάζει
Εάν πρόκειται να κάνετε αλλαγές στο αρχείο PDF και θέλετε ο αναγνώστης σας να έχει την πιο ενημερωμένη έκδοση, η διαδικασία ενσωμάτωσης είναι λίγο διαφορετική. Στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικείμενο" και, στη συνέχεια, από την καρτέλα Δημιουργία από αρχείο, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Σύνδεση με αρχείο". Αφού περιηγηθείτε και επιλέξετε το αρχείο σας, ενσωματώνεται και εμφανίζεται ως εικονίδιο Adobe Acrobat με το όνομα του αρχείου. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο για να ανοίξετε την πιο πρόσφατη έκδοση του αρχείου PDF.
Πραγματοποιήστε αλλαγές σε ένα ενσωματωμένο αρχείο
Εάν θέλετε ο αναγνώστης σας να μπορεί να αλλάξει το αρχείο και να αντικατοπτρίζονται αυτές οι αλλαγές στο ενσωματωμένο PDF του αρχείου Excel, χρησιμοποιήστε τη διαδικασία για την ενσωμάτωση ενός στατικού αρχείου. Ο αναγνώστης μπορεί να ανοίξει το αρχείο, να κάνει αλλαγές και να το αποθηκεύσει, είτε με νέο όνομα αρχείου είτε με το ίδιο. (Η χρήση ενός νέου ονόματος αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα αρχεία σας οργανωμένα.) Το φύλλο εργασίας του Excel θα ανοίξει το νέο αρχείο PDF.
Εάν ακολουθήσετε τη διαδικασία για την ενσωμάτωση ενός μεταβαλλόμενου αρχείου, ο αναγνώστης σας μπορεί να ανοίξει το αρχείο, να κάνει αλλαγές και να το αποθηκεύσει με διαφορετικό όνομα αρχείου ή με το ίδιο. Ωστόσο, το φύλλο εργασίας του Excel θα εξακολουθεί να ανοίγει το αρχικό έγγραφο αντί για το αλλαγμένο.
Μέγεθος αρχείου
Όταν αποφασίζετε πώς να ενσωματώσετε το PDF σας, λάβετε υπόψη το μέγεθος του αρχείου που προκύπτει. Η ενσωμάτωση του PDF με μια εικόνα της πρώτης του σελίδας είναι σαν να επισυνάπτετε ολόκληρο το PDF στο φύλλο εργασίας. Ωστόσο, η ενσωμάτωση του PDF με ένα εικονίδιο ή η δημιουργία ενός συνδέσμου στο PDF έχει πολύ μικρότερη ποινή μεγέθους, προσθέτοντας μόνο περίπου 5 KB στο μέγεθος του αρχείου.
