Όταν εργάζεστε με ένα υπολογιστικό φύλλο, οι συντομεύσεις και οι συμβουλές που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε τις εργασίες γρηγορότερα ή καλύτερα είναι ανεκτίμητες. Παρόμοια με τρόπους για να βελτιώστε τη ροή εργασίας σας στο Microsoft Word, το Excel έχει το δικό του σύνολο από χρήσιμα κόλπα.
Περιεχόμενα
- Εκτελέστε ειδικές λειτουργίες επικόλλησης
- Μάθετε να αγαπάτε τις λειτουργίες
- Χρησιμοποιήστε γρήγορη ανάλυση για να προσθέσετε μορφές, γραφήματα, σύνολα και πίνακες
- Μοτίβα και τύποι αυτόματης συμπλήρωσης
- Αντιγραφή από τη γραμμή κατάστασης
Με αυτήν τη λίστα με χρήσιμες συμβουλές, μπορείτε να εξαλείψετε την κουραστική εργασία, να εκτελέσετε γρήγορα λειτουργίες, να μειώσετε τα σφάλματα και εισάγετε γραφήματα ή πίνακες με ένα κλικ. Χρησιμοποιήστε ένα ή χρησιμοποιήστε τα όλα για να κάνετε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις στο Excel.
Προτεινόμενα βίντεο
Εκτελέστε ειδικές λειτουργίες επικόλλησης
Αντιγραφή και επικόλληση είναι απλές ενέργειες που οι περισσότεροι άνθρωποι ξέρουν να χρησιμοποιούν. Ωστόσο, το Excel προσφέρει πολλές ειδικές επιλογές επικόλλησης που σας επιτρέπουν να επικολλήσετε δεδομένα και να εκτελέσετε βασικές εξισώσεις ταυτόχρονα.
Σχετίζεται με
- Αυτό το απλό τέχνασμα της Εξερεύνησης αρχείων των Windows μου τράβηξε το μυαλό
- 5 κόλπα του Microsoft Word που έφεραν επανάσταση στη ροή εργασίας μου
- Η νέα λειτουργία για παιδιά του Microsoft Edge είναι η απαραίτητη δυνατότητα που έλειπε
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσθέσετε, αφαιρώ, πολλαπλασιάστε ή διαιρέστε κάθε τιμή σε ένα εύρος κελιών με έναν συγκεκριμένο αριθμό με ειδική επικόλληση.
Βήμα 1: Αντιγράψτε το κελί που περιέχει τον αριθμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον υπολογισμό σας με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε αντίγραφο.
- Επιλέγω αντίγραφο στο τμήμα Πρόχειρο της κορδέλας στο Σπίτι αυτί.
- Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + ντο σε Windows ή Εντολή + ντο σε Mac.
Βήμα 2: Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τις τιμές όπου θέλετε να εκτελέσετε τον υπολογισμό.
Βήμα 3: Ανοιξε το Ειδική επικόλληση μενού με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ειδική επικόλληση.
- Επιλέγω Επικόλληση > Ειδική επικόλληση στο τμήμα Πρόχειρο της κορδέλας στο Σπίτι αυτί.
Βήμα 4: Οταν ο Ειδική επικόλληση εμφανίζεται το πλαίσιο, επιλέξτε τον υπολογισμό που θέλετε να εκτελέσετε στο Λειτουργία Ενότητα.
Βήμα 5: Κάντε κλικ Εντάξει.
Στη συνέχεια, θα δείτε την ενημέρωση των δεδομένων σας με τον υπολογισμό που εκτελείται. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη μη αυτόματη προσθήκη, αφαίρεση, πολλαπλασιάζοντας, ή τη διαίρεση μιας ομάδας κυττάρων, η οποία είναι μια κουραστική εργασία και αυξάνει τον κίνδυνο σφαλμάτων.
Μάθετε να αγαπάτε τις λειτουργίες
Οι λειτουργίες και οι τύποι μπορεί να είναι εκφοβιστικοί. Αλλά μόλις αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε, θα εκτιμήσετε πόσο χρόνο μπορούν να σας εξοικονομήσουν. Επιπλέον, θα μειώσετε την πιθανότητα σφαλμάτων από τη μη αυτόματη εκτέλεση υπολογισμών.
Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ συναρτήσεις στο παρελθόν, μπορείτε να ξεκινήσετε με τα βασικά του αθροίσματος, του μέσου όρου, του ελάχιστου, του μέγιστου και της μέτρησης.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία. Αυτό είναι το κελί όπου βρίσκεται ο τύπος και εμφανίζεται το αποτέλεσμα του.
Βήμα 2: Επιλέξτε το βέλος δίπλα στο AutoSum στο Επεξεργασία τμήμα της κορδέλας στο Σπίτι αυτί. Επιλέξτε τον υπολογισμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Βήμα 3: Θα δείτε το Fχρίσμα εμφανίζονται στο κελί που περιμένει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε τις τιμές στα κελιά A1 έως A5. Σύρετε μέσα από αυτό το εύρος κελιών ή προσθέστε το μετά την αρχική παρένθεση στον τύπο ως A1:A5. Φροντίστε να ολοκληρώσετε τον τύπο με μια παρένθεση κλεισίματος όπως στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.
Βήμα 4: Πάτα το Εισαγω ή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ κλειδί.
Στη συνέχεια, θα δείτε τον υπολογισμό σας να εκτελείται σύμφωνα με τη συνάρτηση που επιλέξατε.
Για το πλήρες σύνολο των λειτουργιών που είναι διαθέσιμες στο Excel, κατευθυνθείτε στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι αυτί. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη Βιβλιοθήκη συναρτήσεων στην κορδέλα για να επιλέξετε ένα λογικό λειτουργεί σαν IF ή αναφορά λειτουργούν όπως το VLOOKUP.
Χρησιμοποιήστε γρήγορη ανάλυση για να προσθέσετε μορφές, γραφήματα, σύνολα και πίνακες
Το Excel σάς βοηθά να μορφοποιήσετε αυτόματα κελιά με μορφοποίηση υπό όρους, να δημιουργήσετε γραφήματα με προτάσεις, να εισαγάγετε πίνακες και συγκεντρωτικούς πίνακες, και λάβετε σύνολα. Αλλά αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως αυτό εξαιρετικά γρήγορα με το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης. Ετσι δουλευει.
Βήμα 1: Επιλέξτε μια περιοχή κελιών όπου θέλετε να εκτελέσετε μία από τις παραπάνω ενέργειες.
Βήμα 2: Επίλεξε το Γρήγορη Ανάλυση κουμπί που εμφανίζεται στη γωνία της περιοχής κελιών. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Γρήγορη Ανάλυση.
Στη συνέχεια, βλέπετε ένα μικρό πλαίσιο με μια λίστα με τις ενέργειες και τις διαθέσιμες επιλογές για καθεμία. Αυτά ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων στα κελιά σας, οπότε ας δούμε ένα παράδειγμα.
Εδώ έχουμε βαθμούς μαθητών και το εύρος κελιών περιλαμβάνει ονόματα, βαθμούς γραμμάτων, αριθμητικούς βαθμούς και κείμενο επιτυχίας/αποτυχίας. Όταν ανοίγουμε το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης, μπορούμε στη συνέχεια να εφαρμόσουμε μορφοποίηση υπό όρους, να εισαγάγουμε ένα γράφημα, να λάβουμε σύνολα, να δημιουργήσουμε έναν πίνακα ή να προσθέσουμε sparklines.
Βήμα 3: Απλώς επιλέξτε την καρτέλα για την ενέργεια που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή για αυτήν την ενέργεια.
Κεραία! Μόλις εξοικονομήσατε πολύ χρόνο από το να κάνετε ένα από αυτά τα πράγματα από την αρχή.
Μοτίβα και τύποι αυτόματης συμπλήρωσης
Το Microsoft Excel παρέχει μια εύχρηστη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης για εύκολη συμπλήρωση κελιών. Μπορείς εισάγετε μερικά στοιχεία σε μια λίστα, όπως μήνες του έτους, και προσθέστε τα υπόλοιπα στοιχεία σύροντας. Η αυτόματη συμπλήρωση σας βοηθά επίσης
Γέμισμα μοτίβου: Εισαγάγετε (τουλάχιστον) δύο στοιχεία λίστας, επιλέξτε το κελί που περιέχει το δεύτερο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης (σύμβολο συν στο περίγραμμα του κελιού) για να σύρετε τα υπόλοιπα κελιά. Ως παραδείγματα, μπορείτε να εισαγάγετε τον Ιανουάριο και τον Φεβρουάριο, τη Δευτέρα και την Τρίτη ή ακόμα και το Α και το Β. Στη συνέχεια, γεμίστε τα υπόλοιπα κελιά!
Γέμισμα τύπου: Επιλέξτε το κελί που περιέχει τον τύπο και χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να σύρετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά. Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε απόλυτες και όχι σχετικές αναφορές, θα πρέπει να προσαρμόσετε τους τύπους αφού τους συμπληρώσετε.
Υπόδειξη: Μπορείτε να γεμίσετε τα υπόλοιπα κελιά ώστε να ταιριάζουν με τον αριθμό των γραμμών που έχουν ήδη συμπληρωθεί κάνοντας απλώς διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης.
Η αυτόματη συμπλήρωση είναι ένα τεράστιο εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου στο Microsoft Excel.
Αντιγραφή από τη γραμμή κατάστασης
Η γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος της εφαρμογής είναι χρήσιμη για να βλέπετε γρήγορους υπολογισμούς όπως άθροισμα, μέσο όρο και μέτρηση. Αλλά με ένα ενημέρωση στο Excel για Windows τον Μάρτιο του 2022, μπορείτε πραγματικά να αντιγράψετε αυτούς τους υπολογισμούς με ένα κλικ.
Αν και αυτή η δυνατότητα μπορεί να εξακολουθήσει να κυκλοφορεί στους χρήστες και μπορεί να μην τη βλέπετε ακόμα, είναι σίγουρα μια από αυτές που πρέπει να κρατήσετε στο ραντάρ σας.
Βήμα 1: Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει τους υπολογισμούς έτσι ώστε να εμφανίζονται στη γραμμή κατάστασης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στη Γραμμή κατάστασης και επιλέξτε καθεμία για να τοποθετήσετε ένα σημάδι επιλογής δίπλα της.
Βήμα 2: Επιλέξτε τα κελιά για να εμφανίσετε τον υπολογισμό που θέλετε στη γραμμή κατάστασης.
Βήμα 3: Στη συνέχεια, επιλέξτε την υπολογιζόμενη τιμή στη γραμμή κατάστασης. Αυτό το τοποθετεί στο πρόχειρό σας.
Βήμα 4: Στη συνέχεια, μπορείτε να επικολλήσετε την τιμή στο υπολογιστικό φύλλο σας ή σε μια εντελώς διαφορετική εφαρμογή.
Η δυνατότητα αντιγραφής τιμών απευθείας από το πρόχειρο σας εμποδίζει να εισαγάγετε έναν τύπο ή μια λειτουργία με μη αυτόματο τρόπο, αλλά εξακολουθείτε να έχετε το αποτέλεσμα που χρειάζεστε — πιο γρήγορα από ποτέ!
Θέλετε ακόμα περισσότερα; Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα πρόσθετα Συμβουλές του Excel για τον έλεγχο του υπολογιστικού φύλλου σας.
Συστάσεις των συντακτών
- Χρήση του Office; Ο υπολογιστής σας μπορεί να κινδυνεύσει λόγω αυτής της αλλαγής της Microsoft
- Μην φτιάξετε άλλο PowerPoint χωρίς να γνωρίζετε αυτά τα 3 κόλπα
- Η Microsoft καταργεί σταδιακά την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά του Office. Εδώ είναι τι θα μπορούσε να το αντικαταστήσει
- Το Microsoft Word, το PowerPoint και το Excel τρέχουν τώρα πιο γρήγορα στους νέους M1 Mac της Apple
- Δουλεύοντας από το σπίτι? Μην χάσετε αυτήν την εξαιρετική προσφορά του Microsoft Office 365
Αναβαθμίστε τον τρόπο ζωής σαςΤο Digital Trends βοηθά τους αναγνώστες να παρακολουθούν τον γρήγορο κόσμο της τεχνολογίας με όλα τα τελευταία νέα, διασκεδαστικές κριτικές προϊόντων, διορατικά editorial και μοναδικές κρυφές ματιές.
