Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας email, επαφών και άλλων στο Outlook

Για πολλούς επαγγελματίες, το Microsoft Outlook είναι το κέντρο της ροής εργασίας τους. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία της εφαρμογής - τα αρχεία email, οι επαφές και τα ημερολόγιά σας - δημιουργούνται περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας σε μια ασφαλή τοποθεσία. Ομοίως, εάν μετακομίζετε σε νέο υπολογιστή, είναι πολύ πιο εύκολο να επαναφορτώσετε ένα μεμονωμένο αρχείο παρά να περάσετε ξανά από την κουραστική διαδικασία ρύθμισης των λογαριασμών email σας. Ευτυχώς, το Outlook διευκολύνει τη μη αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογαριασμού και των ρυθμίσεών σας και την εκ νέου εισαγωγή τους για εύκολη εγκατάσταση. Ο παρακάτω οδηγός ισχύει για το Office 2010, το Office 2013 και το Office 2016.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας

Βήμα 1: Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας στο Outlook 2013 και 2016, κάντε κλικ στο

Αρχείο μενού και επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή από το αριστερό μενού.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Εισαγωγή εξαγωγή κουμπί για να ανοίξετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής, ο οποίος θα σας αποβάλει επίσης από το φιλικό στην αφή σύστημα μενού — είναι καλύτερο να έχετε ένα συμβατικό πληκτρολόγιο και ποντίκι ή επιφάνεια αφής για τα ακόλουθα βήματα. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ Αρχείο, επιλέγω Επιλογές, και κάντε κλικ Προχωρημένος.

Βήμα 3: Κάντε κλικ Εξαγωγή για να ανοίξετε τον μάγο. Τα παρακάτω βήματα είναι πανομοιότυπα και για τις τρεις εκδόσεις του Outlook.

Βήμα 4: Επιλέγω Εξαγωγή σε αρχείο από τη λίστα ενεργειών και κάντε κλικ Επόμενο, που θα έχει ως αποτέλεσμα δύο επιλογές. Επιλέγω Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), και κάντε κλικ Επόμενο πάλι. Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε ποια αρχεία και φακέλους θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Τις περισσότερες φορές, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων για έναν λογαριασμό. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στη διεύθυνση email που σχετίζεται με τον λογαριασμό, το πρώτο στοιχείο στη λίστα και κάντε κλικ Επόμενο. Σιγουρέψου ότι Συμπεριλάβετε υποφακέλους ελέγχεται έτσι ώστε να καταγράψετε όλες τις πληροφορίες.

Βήμα 5: Εάν θέλετε μεγαλύτερο έλεγχο των αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ σε έναν μεμονωμένο φάκελο αλληλογραφίας, στην ενότητα Επαφές ή Ημερολόγια ή σε οποιαδήποτε άλλη επιλογή στη λίστα. Από προεπιλογή, θα δημιουργηθούν επίσης αντίγραφα ασφαλείας όλων των φακέλων σε έναν επιλεγμένο φάκελο. Για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη συμπεριφορά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου που έχει επισημανθεί περιλαμβάνουν υποφακέλους. Για να αφαιρέσετε συγκεκριμένα μηνύματα email από το αντίγραφο ασφαλείας, όπως μηνύματα που αποστέλλονται προς ή από την προσωπική σας διεύθυνση, κάντε κλικ φίλτρα. Σε αυτήν την οθόνη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναζήτηση κατά λέξη, θέμα ή πεδίο σώματος, προς ή από διεύθυνση ή ώρα. Πιο προηγμένα φίλτρα, συμπεριλαμβανομένων μεγέθους, σημαιών και αξιολογήσεων σπουδαιότητας, είναι διαθέσιμα μέσω του ΜΕπιλογές μεταλλεύματος και Προχωρημένος καρτέλες. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση των φίλτρων σας, κάντε κλικ Εντάξει για να επιστρέψετε στο μενού εξαγωγής.

Βήμα 6: Η επόμενη οθόνη σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη θέση και το όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας σας. Κάντε κλικ Ξεφυλλίζω, μετά μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε, ονομάστε το αρχείο και κάντε κλικ Εντάξει. Στη συνέχεια, το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης θα κλείσει.

Βήμα 7: Κάντε κλικ Φινίρισμα. Μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε αυτό το αρχείο για επιπλέον ασφάλεια ή να αφήσετε και τα δύο πεδία κενά εάν δεν θέλετε να εκχωρήσετε κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει για να δημιουργήσετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα εάν έχετε αποθηκευμένα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Διαχείριση αντιγράφων ασφαλείας

Το αρχείο PST που μόλις δημιουργήσατε μπορεί να μετακινηθεί ή να αντιγραφεί όπως οποιοδήποτε άλλο αρχείο. Αυτό διευκολύνει τη διατήρηση της ασφάλειας. Απλώς ρίξτε το σε μια μονάδα USB, σύρετέ το σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή ανεβάστε το στο cloud για να διατηρήσετε ένα αρχείο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας χωριστά φυσικά από τον υπολογιστή σας. Λάβετε υπόψη ότι το αρχείο είναι αρκετά μεγάλο — 1.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανέρχονται σε περίπου 100 MB, στη δοκιμή μας — και επομένως ενδέχεται να μην μπορείτε να το στείλετε μέσω των συνηθισμένων καναλιών.

Να θυμάστε ότι αυτό δεν είναι ζωντανό αρχείο, που σημαίνει ότι δεν θα καταγράφει ή δεν θα δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των email που λαμβάνετε ή στέλνετε μετά το δημιουργείς. Για ένα πιο ενημερωμένο αρχείο, το Outlook αποθηκεύει αυτόματα τα email σας και άλλες ρυθμίσεις σε ένα αρχείο PST στο Έγγραφα > Αρχεία του Outlook φάκελο κάτω από το όνομα χρήστη σας. Αυτό το αρχείο είναι πάντα ενημερωμένο, αλλά επειδή είναι αποθηκευμένο τοπικά, είναι ευάλωτο σε αποτυχία. Μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο απώλειας πρόσφατων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχείων ημερολογίου και επαφών ορίζοντας ένα πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή αποθήκευσης cloud για την παρακολούθηση του φακέλου Αρχεία του Outlook.

Εισαγωγή αντιγράφων ασφαλείας

Βήμα 1: Η διαδικασία εισαγωγής αρχείων αντιγράφων ασφαλείας PST είναι παρόμοια με τη δημιουργία τους. Στο Outlook 2013 και 2016, κάντε κλικ Αρχείο στο κύριο παράθυρο του Outlook και επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή από το πλήθος των επιλογών. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή εξαγωγή για να ανοίξετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ Αρχείο, επιλέξτε Ανοιξε,” και κάντε κλικ Εισαγωγή. Τα παρακάτω βήματα ισχύουν και για τις τρεις εκδόσεις του Outlook.

Βήμα 2: Κάντε κλικ Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο, ακολουθούμενη από Επόμενο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook και κάντε κλικ Επόμενο πάλι. Κάντε κλικ Ξεφυλλίζωκαι μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε, είτε στον τοπικό σας υπολογιστή, στην εξωτερική συσκευή ή σε κάποιο συνδεδεμένο δίκτυο. Στο Επιλογές περιοχή, μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε διπλότυπα email και επαφές με εισαγόμενα στοιχεία, να επιτρέψετε τη δημιουργία διπλότυπων ή απλώς να μην εισάγετε διπλότυπα.

Βήμα 3: Εάν το αντίγραφο ασφαλείας από το οποίο εισάγετε είναι νεότερο από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αυτήν τη στιγμή στο Outlook, επιλέξτε Αντικαταστήστε τα διπλότυπα. Εάν το αντίγραφο ασφαλείας είναι παλαιότερο από τα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, επιλέξτε Μην εισάγετε διπλότυπα. Γενικά δεν χρειάζεται να επιλέξετε Να επιτρέπεται η δημιουργία διπλότυπων εκτός αν γνωρίζετε ότι χρειάζεστε συγκεκριμένες πληροφορίες τόσο από τα παλιά όσο και από τα νέα αρχεία. Κάντε κλικ Επόμενο όταν είστε έτοιμοι να προχωρήσετε.

Βήμα 4: Σε αυτήν την οθόνη, επιλέξτε ποιους φακέλους θα εισαγάγετε και πού θέλετε να τους εισαγάγετε. Εάν εισάγετε τις πληροφορίες από έναν μόνο λογαριασμό, απλώς κάντε κλικ Αρχείο δεδομένων του Outlook. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μεμονωμένους φακέλους ή να φιλτράρετε το αρχείο, όπως ακριβώς στην παραπάνω ενότητα. Κάντε κλικ Φινίρισμα όταν είστε έτοιμοι, και εάν σας ζητηθεί, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που σχετίζεται με το αρχείο σας. Αυτό είναι! Τα email σας και άλλες ρυθμίσεις θα εμφανιστούν στο Outlook μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής.

Συστάσεις των συντακτών

• Μην σπαταλάτε τα χρήματά σας σε ένα MacBook Air. Απλώς αγοράστε ένα Chromebook
• Το Mac σας συμπεριφέρεται περίεργα; Δείτε πώς μπορείτε να επαναφέρετε το PRAM και το SMC
• Σύντομα θα μπορείτε να «αντικρίνετε» σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας emojis
• Πώς να προσθέσετε το Zoom στον λογαριασμό σας στο Outlook
• Δουλεύοντας από το σπίτι? Μην χάσετε αυτήν την εξαιρετική προσφορά του Microsoft Office 365