Τι είναι ένας πίνακας στη Microsoft Access;

Η Microsoft Access είναι μια εφαρμογή λογισμικού που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων. Το MS Access είναι συσκευασμένο με το Microsoft Office Suite, αλλά μπορεί να αγοραστεί ξεχωριστά. Οι βάσεις δεδομένων MS Access αποθηκεύουν δεδομένα σε πίνακες και μπορούν να υπάρχουν ως ένα ενιαίο αρχείο που επιτρέπει τη βασική αποθήκευση και ανάκτηση δεδομένων. Κάθε αρχείο βάσης δεδομένων αποτελείται από αντικείμενα που περιλαμβάνουν πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και αναφορές.

Οι βάσεις δεδομένων εξυπηρετούν τη λειτουργία της συλλογής, διαχείρισης και αποθήκευσης δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων MS Access χρησιμοποιούνται για προσωπικούς ή/και επαγγελματικούς σκοπούς συχνά για αποθήκευση δεδομένων βιβλίων διευθύνσεων, πληροφοριών πελατών, λιστών αλληλογραφίας ή καταλόγων αποθεμάτων. Η ανάκληση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων είναι διαισθητική και μπορεί να ζητηθεί, να εκτυπωθεί ή να δημοσιευτεί στο Διαδίκτυο.

Οι πίνακες MS Access είναι τα βασικά αντικείμενα στο αρχείο Access, καθώς περιέχουν τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων. Οι πίνακες αποτελούνται από σειρές και στήλες και επιτρέπουν την άμεση εισαγωγή δεδομένων στα πλέγματα τους. Η σειρά είναι η εγγραφή που περιέχει τα μεμονωμένα κομμάτια δεδομένων που συνθέτουν μια μεμονωμένη εγγραφή. Οι στήλες, που αναφέρονται επίσης ως πεδία, αποτελούνται από κατηγοριοποιημένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, τα πεδία είναι στήλες που αποτελούνται από κατηγοριοποιημένες πληροφορίες, όπως αριθμούς τηλεφώνου.

Η σειρά είναι η εγγραφή όπου εισάγεται ο αριθμός τηλεφώνου. Τα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν και μπορούν να φιλτραριστούν. Τα δεδομένα από το Excel μπορούν να εισαχθούν ή να αποκοπούν και να επικολληθούν σε έναν πίνακα της Access. Ένα αρχείο μπορεί να περιέχει πολλούς πίνακες, οι οποίοι μπορούν να συνδεθούν μέσω ερωτημάτων, αναφορών και φορμών.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δημιουργήσετε έναν πίνακα: σε προβολή σχεδίασης, χρησιμοποιώντας πρότυπο ή οδηγό ή εισάγοντας δεδομένα. Ο χρήστης επιλέγει τη μέθοδο που θέλει να χρησιμοποιήσει επισημαίνοντάς την και επιλέγοντας «Άνοιγμα» στο πλαίσιο αντικειμένου του αρχείου. Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, ο χρήστης μπορεί να εισάγει δεδομένα στον πίνακα.

Αφού εισαγάγετε την πρώτη εγγραφή και πατήσετε το κουμπί "Enter", θα εμφανιστεί η επόμενη γραμμή για την εισαγωγή δεδομένων μιας δεύτερης εγγραφής και ούτω καθεξής. Μόλις ολοκληρωθεί η εισαγωγή δεδομένων, ο χρήστης θα κλείσει τον πίνακα όπως θα έκανε οποιοδήποτε παράθυρο. Ο πίνακας αποθηκεύεται στην περιοχή "Αντικείμενα" και "Πίνακας" στη λίστα αντικειμένων του αρχείου. Με το άνοιγμα του αρχείου, η λίστα αντικειμένων θα εμφανίζεται πάντα.

Ανάλογα με την έκδοση του MS Access, η χρήση ενός οδηγού ή προτύπου είναι ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε έναν πίνακα που είναι έτοιμος για εισαγωγή δεδομένων. Στο MS Access 2007, τα πρότυπα πίνακα είναι άδειοι πίνακες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έχουν ή να προσαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες. Τα πρότυπα περιλαμβάνουν Επαφές, Εργασίες, Ζητήματα, Συμβάντα και Στοιχεία. Ο πίνακας επαφών δημιουργεί μια βάση δεδομένων για πληροφορίες επαφών, όπως λίστες αλληλογραφίας και αριθμούς τηλεφώνου. Οι στήλες δημιουργούνται εύκολα με μεταφορά από μια λίστα προτεινόμενων πεδίων.

Στο MS Access 2003 και παλαιότερα, οι οδηγοί είναι μια δυνατότητα που καθοδηγεί τον χρήστη από την αρχή μέχρι το τέλος στη δημιουργία του επιθυμητού αντικειμένου. Με λίγα μόνο κλικ μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα που είναι έτοιμος για εισαγωγή δεδομένων. Αν και τα πεδία πίνακα στον οδηγό είναι προκαθορισμένα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τα αλλάξει κατά τη χρήση του οδηγού και μετά τη δημιουργία του πίνακα.

Η MS Access επιτρέπει στο χρήστη να προσαρμόσει τα πεδία, τα δεδομένα και τη μορφοποίηση ενός πίνακα. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να μορφοποιεί τη γραμματοσειρά του πίνακα, το ύψος της γραμμής, το πλάτος της στήλης, να παγώνει ή/και να αποκρύπτει στήλες. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τροποποιεί βασικά στοιχεία πίνακα, όπως μετονομασία πεδίων πίνακα και επεξεργασία εγγραφών πίνακα εν κινήσει σχεδόν από οπουδήποτε στην εφαρμογή.