Οι πιθανότητες είναι καλές να έχετε χρησιμοποιήσει το Microsoft Outlook με τον ένα ή τον άλλο τρόπο για να στείλετε ένα email ή να προγραμματίσετε μια συνάντηση. Ωστόσο, ενώ αυτές είναι οι πιο συνηθισμένες εργασίες που μπορείτε να κάνετε στο Outlook, υπάρχουν ορισμένα κόλπα που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να βελτιώσετε την εμπειρία σας.
Περιεχόμενα
- Ορίστε δύο ζώνες ώρας
- Ορίστε χρώματα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα
- Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα πρόσβασης του Outlook
- Αλλάξτε το μέγεθος των αρχείων σας για αποστολή μεγάλων συνημμένων εικόνων
- Ξεκινήστε τις συσκέψεις του Teams, ανοίξτε τα Sticky Notes και το OneNote απευθείας από το Outlook στον ιστό
- Φτάστε στα εισερχόμενα μηδέν με την εκκαθάριση συνομιλιών
- Ορίστε κανόνες για αυτόματη μετακίνηση, επισήμανση και απάντηση σε μηνύματα email
Ανάκληση email είναι κάτι που έχουμε καλύψει στο παρελθόν, αλλά υπάρχουν επίσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρωματική κωδικοποίηση ή καθορισμός διαφορετικών ζωνών ώρας. Αφιερώσαμε λίγο χρόνο ψάχνοντας τα μενού για εσάς και για να σας δείξουμε όλα αυτά και περισσότερα.
Προτεινόμενα βίντεο
Χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, ακολουθούν επτά πράγματα που δεν ξέρατε ότι μπορείτε να κάνετε στο Outlook στην επιφάνεια εργασίας και στο Outlook στον Ιστό.
Σχετίζεται με
- 3 πράγματα που δεν ξέρατε ότι μπορούσατε να κάνετε με το Google Drive
- 5 κόλπα στα Έγγραφα Google που δεν γνωρίζατε ότι χρειάζεστε
- Η νέα έκδοση του Microsoft Edge θα μπορούσε να σας σώσει από τη χρήση κακών κωδικών πρόσβασης στο διαδίκτυο
Ορίστε δύο ζώνες ώρας
Θα ξεκινήσουμε πρώτα με τις ζώνες ώρας γιατί η ώρα είναι το παν! Αυτό είναι χρήσιμο εάν βρίσκεστε σε διαφορετική τοποθεσία από τη δουλειά σας — ας πούμε ότι βρίσκεστε στη Νέα Υόρκη και η δουλειά σας βρίσκεται στο Πόρτλαντ του Όρεγκον. Για να διατηρήσετε τα email σας στην ίδια σελίδα και να αποφύγετε την καθυστέρηση στις συσκέψεις, μπορείτε να ορίσετε πολλές ζώνες ώρας στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές.
Αυτό είναι ένα από τα πιο εύκολα πράγματα που μπορείτε να ρυθμίσετε στο Outlook. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κατευθυνθείτε στο φίλτρο Calendar της εφαρμογής για υπολογιστές Outlook και, στη συνέχεια, επισκεφθείτε το Αρχείο μενού. Από εκεί, κάντε κλικ Επιλογές και μετά κάντε κλικ στο Ημερολόγιο. Στη συνέχεια, θα θέλετε να αναζητήσετε το Ζώνες ώρας επιλογή. Θα πρέπει να δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου για Εμφάνιση ζώνης δεύτερης ώρας. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη δεύτερη ή τρίτη ζώνη ώρας που θέλετε. Θα το βλέπετε τώρα στο Outlook.
Ορίστε χρώματα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα
Θέλετε τα email σας να φαίνονται λίγο διαφορετικά, ώστε τα εισερχόμενά σας να είναι πιο όμορφα ή πιο ευανάγνωστα; Το Outlook έχει την πλάτη σας με αυτό που είναι γνωστό ως μορφοποίηση υπό όρους. Αυτή η δυνατότητα είναι ένας τρόπος να κάνετε τα μηνύματα που πληρούν τις δικές σας συνθήκες καθορισμού να ξεχωρίζουν στη λίστα μηνυμάτων χρησιμοποιώντας χρώμα, γραμματοσειρές και στυλ. Φτάνει στο Νο. 2 της λίστας μας.
Μπορείτε να πείτε στο Outlook να αλλάξει το χρώμα ορισμένων μηνυμάτων με βάση το όνομα ή τη διεύθυνση email ενός αποστολέα. ας πούμε, εάν θέλετε να κάνετε όλα τα email από το αφεντικό σας να εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα.
Για να ρυθμίσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, μεταβείτε στα εισερχόμενά σας, στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook και επισκεφτείτε την καρτέλα Προβολή. Από εκεί, επιλέξτε το Τρέχουσα προβολή σύνθεση. Στη συνέχεια, μετά από αυτό, επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων. Στη συνέχεια, θα θέλετε να κάνετε κλικ στο Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους παράθυρο διαλόγου και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους. Η Microsoft έχει μια λίστα με βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε εδώ, αλλά εστιάζουμε στο πώς μπορείτε να κάνετε τα μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα να εμφανίζονται με ένα συγκεκριμένο χρώμα.
Για να το πετύχετε, κάντε κλικ Προσθήκη και μετά εισάγετε ένα όνομα για τον κανόνα. Επιλέγω Γραμματοσειρά, και μετά κάτω Χρώμα επιλέξτε το χρώμα που θέλετε και μετά κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ. Μετά από αυτό, επιλέξτε Κατάσταση και επιλέξτε μια συνθήκη. Στο πλαίσιο Από, πληκτρολογήστε την επαφή ή το όνομα αποστολέα που θέλετε να εμφανίζεται με διαφορετικό χρώμα στα εισερχόμενά σας. Στη συνέχεια, μέσα Ρυθμίσεις φίλτρου, μορφοποίησης υπό όρους και σύνθετης προβολής παράθυρα διαλόγου, επιλέξτε Εντάξει.
Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα πρόσβασης του Outlook
Πιθανότατα είστε εξοικειωμένοι με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου όπως CTRL+C και CTRL+V, αλλά ξέρατε ότι η εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook διαθέτει επίσης ένα σύνολο πλήκτρων πρόσβασης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε; Αυτά τα πλήκτρα μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της πολυάσχολης ημέρας σας, αποφεύγοντας να σύρετε το ποντίκι σας πάνω από εικονίδια και μενού για να κάνετε κοινές εργασίες όπως τη σύνταξη, την απάντηση ή την προώθηση μηνυμάτων. Συλλέξαμε τα αγαπημένα μας πλήκτρα πρόσβασης του Outlook για το νούμερο τρία στη λίστα μας. Λάβετε υπόψη ότι αυτά είναι για Windows 10.
| Συντόμευση πληκτρολογίου | Εργο |
| CTRL + Shift + M | Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα |
| CTRL + R | Ανοίξτε το παράθυρο απάντησης |
| CTRL + φά | Ανοίγει το παράθυρο Προώθηση |
| CTRL+ Shift+ R | Ανοίξτε το παράθυρο απάντησης, για να απαντήσετε σε μια ολόκληρη ομάδα |
| CTRL+K | Εισαγάγετε υπερσυνδέσμους σε email |
| CTRL+ Shift+ G | Επισήμανση ενός μηνύματος |
| F4 | Αναζήτηση κειμένου σε ένα email |
| CTRL+ 3 | Ανοίγει τη λίστα επαφών |
| CTRL+ 2 | Ανοίγει το ημερολόγιο του Outlook |
Και πάλι, μόλις συγκεντρώσαμε μερικά από τα πιο κοινά πλήκτρα πρόσβασης. Microsoft έχει πλήρη λίστα στον ιστότοπό της, καλύπτοντας τις συντομεύσεις του Outlook για MacOS, καθώς και τον Ιστό. Η λίστα τους είναι λίγο πιο περιεκτική, καλύπτει υπαγόρευση, φακέλους, παράθυρα ανάγνωσης, εκτύπωση και πολλά άλλα.
Αλλάξτε το μέγεθος των αρχείων σας για αποστολή μεγάλων συνημμένων εικόνων
Ένα κοινό εμπόδιο που μπορεί να αντιμετωπίσετε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εικόνες είναι ότι τα αρχεία που μπορεί να θέλετε να λαμβάνει ο παραλήπτης είναι λίγο πολύ μεγάλα για τα όρια του ιστού. Όταν συμβεί αυτό, μπορείτε να προσπαθήσετε να αλλάξετε το μέγεθος των συνημμένων εικόνων μέσω της εφαρμογής υπολογιστή του Outlook, ώστε να μην είναι πολύ μεγάλα.
Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των συνημμένων εικόνων σας σε μερικά βήματα. Αφού συνθέσετε ένα νέο μήνυμα, πρέπει πρώτα να προσπαθήσετε να επισυνάψετε όλες τις εικόνες που θέλετε να στείλετε. Πιθανότατα θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος, αλλά μην ανησυχείτε. Απλώς κατευθυνθείτε στο Αρχείο καρτέλα αυτού του email και, στη συνέχεια, αναζητήστε το μήνυμα σφάλματος στο επάνω μέρος. Επιλέξτε την επιλογή που λέει Αλλάξτε το μέγεθος των μεγάλων εικόνων όταν στέλνω αυτό το μήνυμα.
Το Outlook θα προσπαθήσει να στείλει το μήνυμα με τη συμπίεση των εικόνων σας σε μικρότερο μέγεθος. Σε περίπτωση που το μήνυμα εξακολουθεί να μην περάσει, τότε μπορείτε να δοκιμάσετε Συμπίεση των αρχείων σας στα Windows 10 ή MacOS για να τα μικρύνετε και στη συνέχεια να επισυνάψετε το αρχείο ZIP σε ένα μήνυμα email.
Ξεκινήστε τις συσκέψεις του Teams, ανοίξτε τα Sticky Notes και το OneNote απευθείας από το Outlook στον ιστό
Αν και έχουμε επικεντρωθεί στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές, το Outlook στον Ιστό έχει επίσης ορισμένα μυστικά. Ενώ πιθανότατα ξοδεύετε ήδη χρόνο ταξινομώντας το Ημερολόγιο ή τα email σας στο Outlook στον Ιστό, η Microsoft έχει συνδέσει ορισμένες ενσωματώσεις με το Sticky Notes, καθώς και το OneNote εκεί, πολύ.
Με την ενσωμάτωση, εάν συνδέεστε με το ίδιο email του Microsoft 365 που χρησιμοποιείτε για την εργασία σας (ή ακόμα και ένα προσωπικό email λογαριασμού Microsoft) στα Sticky Notes στα Windows 10 ή στην εφαρμογή OneNote, θα έχετε γρήγορη πρόσβαση στα ίδια πράγματα με αυτόν τον λογαριασμό Outlook στο ιστός. Αυτό είναι γνωστό ως ροή OneNote.
Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή σε αυτό ανά πάσα στιγμή, πηγαίνοντας προς τα πάνω και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του OneNote στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Αυτό λειτουργεί τόσο με προσωπικούς λογαριασμούς Microsoft όσο και με λογαριασμούς εργασίας Microsoft 365. Επομένως, δοκιμάστε το και κρατήστε σημειώσεις ενώ στέλνετε email!
Θέλουμε επίσης να σημειώσουμε τη δυνατότητα "Συνάντηση τώρα". Αυτή η επιλογή εμφανίζεται στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας στο Outlook στον Ιστό. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως μια συνάντηση ομάδων (με λογαριασμούς εργασίας) ή μια σύσκεψη Skype (με προσωπικούς λογαριασμοί.) Είναι ένας γρήγορος τρόπος για να περάσετε μέσα από κάποια στεφάνια και να μην χρειάζεται να περάσετε από πολλά μενού για να μπείτε σωστά σε μια συνάντηση Μακριά.
Φτάστε στα εισερχόμενα μηδέν με την εκκαθάριση συνομιλιών
Εάν τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα μηνύματα, τότε ίσως θέλετε να δοκιμάσετε τη λειτουργία Εκκαθάριση συνομιλίας στο Outlook. Είναι ένα ακόμη χαρακτηριστικό που ίσως δεν ήξερες ότι υπάρχει.
Όπως εξηγεί η Microsoft, το Η δυνατότητα εκκαθάρισης συνομιλίας στο Outlook έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να μειώσετε τον αριθμό των μηνυμάτων στους φακέλους σας. Τα περιττά μηνύματα σε μια συνομιλία που καθαρίζονται μετακινούνται στο φάκελο "Διαγραμμένα". Απλώς έχετε κατά νου ότι αυτό είναι για συνομιλίες σε ένα νήμα email ή μια συλλογή μηνυμάτων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εκκαθάριση συνομιλιών μεταβαίνοντας στα εισερχόμενα του Outlook στην επιφάνεια εργασίας σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Σπίτι αυτί. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε το Διαγράφω ομάδα και μετά επιλέξτε Καθάρισε.
Μπορείτε να επιλέξετε να Καθαρίστε τη συνομιλία για να καθαρίσετε την τρέχουσα συνομιλία. Στη συνέχεια, επιλέξτε να Εκκαθάριση φακέλου για να καθαρίσετε έναν ολόκληρο φάκελο, με τα περιττά μηνύματα να διαγράφονται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Εκκαθάριση φακέλου και υποφακέλων. Με αυτήν την επιλογή, όλες οι συνομιλίες στον επιλεγμένο φάκελο και οποιοσδήποτε φάκελος περιέχει ελέγχονται και τα περιττά μηνύματα διαγράφονται.
Ορίστε κανόνες για αυτόματη μετακίνηση, επισήμανση και απάντηση σε μηνύματα email
Ενώ η εκκαθάριση συνομιλιών είναι ένας τρόπος για να φτάσετε σε καθαρά εισερχόμενα, ο καθορισμός κανόνων είναι ένας άλλος τρόπος. Μπορείτε να μετακινήσετε, να επισημάνετε και να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα, εάν ορίσετε κανόνες στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές. Αυτοί οι κανόνες μπορούν ακόμη και να χρησιμοποιηθούν για την αναπαραγωγή συγκεκριμένων ήχων όταν λαμβάνετε μηνύματα.
Για να ορίσετε έναν κανόνα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας και να επιλέξετε Κανόνες Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις επιλογές. Το Outlook θα προτείνει αυτόματα τη δημιουργία ενός κανόνα με βάση τον αποστολέα και τους παραλήπτες. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε περισσότερους κανόνες, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Δημιουργία κανόνα.
Ακολουθήστε τις προτροπές στην οθόνη και στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία κανόνα, επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα τρία πρώτα πλαίσια ελέγχου. Η Microsoft διαθέτει έναν πλήρη οδηγό σχετικά με τους κανόνες του Outlook εδώ εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια.
Συστάσεις των συντακτών
- Χρήση του Office; Ο υπολογιστής σας μπορεί να κινδυνεύσει λόγω αυτής της αλλαγής της Microsoft
- Το Paper Laptop θα μπορούσε να είναι η συσκευή ηλεκτρονικού χαρτιού που δεν γνωρίζατε ότι χρειάζεστε
- 5 χρήσιμες συντομεύσεις των Windows που δεν γνωρίζατε
- Πώς να κάνετε το tablet σας καλύτερο εργαλείο για εργασία
- Πώς να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας στα Windows 10
