Τα εισερχόμενά μου στο Outlook ήταν ένα χάος πριν χρησιμοποιήσω αυτά τα 3 κόλπα

Σε κανέναν δεν αρέσει το email, αλλά κανείς μας δεν μπορεί να ζήσει χωρίς αυτό. Αν δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε τα εισερχόμενα email, βρήκα αυτές τις τρεις συμβουλές εξαιρετικά χρήσιμες.

Είτε θέλετε να μετακινήσετε αυτόματα μηνύματα, να εκτελέσετε πολλές ενέργειες με ένα μόνο κλικ ή να κάνετε τα email που χρειάζονται προσοχή να ξεχωρίζουν μεταξύ των υπολοίπων, Συμβουλές για το Microsoft Outlook έχεις καλύψει.

Χρησιμοποιήστε κανόνες για να οργανώσετε τα εισερχόμενα email

Για να οργανώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς φτάνουν, μπορείτε να ορίσετε κανόνες στο Outlook. Έτσι, μπορείτε να μετακινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο, να επισημάνετε έναν για παρακολούθηση, να επισημάνετε ένα μήνυμα ως αναγνωσμένο και πολλά άλλα. Το καλύτερο μέρος είναι ότι όλα γίνονται αυτόματα.

Βήμα 1: Μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα, επιλέξτε το Κανόνες αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Στο πλαίσιο που ανοίγει, έχετε μερικές γρήγορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να διαλέξετε για το επιλεγμένο email.

Για την κατάσταση, μπορείτε να επιλέξετε από τον αποστολέα, τη γραμμή θέματος ή να αποσταλεί σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση email. Για τη δράση, μπορείτε να επιλέξετε από την εμφάνιση του παραθύρου ειδοποίησης, την αναπαραγωγή ενός συγκεκριμένου ήχου ή τη μετάβαση σε έναν φάκελο.

Βήμα 3: Εάν αυτό που βλέπετε στο πλαίσιο ταιριάζει με αυτό που θέλετε να κάνετε, απλώς επιλέξτε τα πλαίσια για τις συνθήκες και τις ενέργειες που θέλετε και επιλέξτε Εντάξει.

Χρησιμοποιήστε έναν προηγμένο κανόνα

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε από μια μεγαλύτερη ποικιλία συνθηκών και ενεργειών εάν θέλετε.

Βήμα 1: Επιλέξτε Προχωρημένες επιλογές στο πλαίσιο Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε περισσότερες από 30 συνθήκες, όπως εάν το email επισημαίνεται ως σημαντικό, έχει συνημμένο ή είναι αυτόματη απάντηση.

Επιλέξτε το πλαίσιο (α) για τις συνθήκες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το μπλε συνδεδεμένο κείμενο για να συμπληρώσετε τις μεταβλητές. Επιλέγω Επόμενο.

Βήμα 3: Στη συνέχεια, θα δείτε περίπου 20 ενέργειες που μπορείτε να κάνετε. Κάντε το ίδιο επιλέγοντας το πλαίσιο (α) για τις ενέργειες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέγοντας το μπλε κείμενο για να συμπληρώσετε τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Επιλέγω Επόμενο.

Βήμα 4: Εάν υπάρχουν εξαιρέσεις στον κανόνα που θέλετε να προσθέσετε, μπορείτε να το κάνετε στη συνέχεια. Επιλέξτε αυτά τα πλαίσια, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες για το μπλε κείμενο και επιλέξτε Επόμενο.

Βήμα 5: Τέλος, δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα, σημειώστε εάν θέλετε να εκτελέσετε τον κανόνα αμέσως ή όχι και επιλέξτε Φινίρισμα.

Μόλις ρυθμίσετε τον κανόνα σας, μπορείτε να χαλαρώσετε και να αφήσετε το Outlook να οργανώσει αυτά τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς. Αφιερώνοντας μόνο λίγα λεπτά για να δημιουργήσετε έναν κανόνα, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο μακροπρόθεσμα.

Για να προβάλετε, να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε έναν κανόνα αργότερα, μεταβείτε στο Σπίτι > Κανόνες > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

Ρυθμίστε τα Quick Steps για επαναλαμβανόμενες εργασίες

Το Outlook προσφέρει μια δυνατότητα που ονομάζεται Γρήγορα Βήματα, τα οποία μπορούν να επιταχύνουν τις εργασίες που κάνετε ξανά και ξανά. Παρόμοια με τους κανόνες, το Quick Steps σάς επιτρέπει να επιλέξετε μία ή περισσότερες ενέργειες που θέλετε να πραγματοποιήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά αντί να εκτελείτε αυτές τις ενέργειες αυτόματα, τις χειρίζεστε μόνοι σας με το πάτημα ενός κουμπιού. Επιπλέον, μπορείτε να εκτελέσετε πολλές ενέργειες ταυτόχρονα.

μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και ελέγξτε το Γρήγορα βήματα κουτί σε αυτό το τμήμα της κορδέλας. Θα δείτε πολλές ενέργειες όπως Μετακίνηση σε, Απάντηση & διαγραφή και Τέλος.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα προκαθορισμένα Γρήγορα Βήματα επιλέγοντάς το και συμπληρώνοντας τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Μετακομίζω κάπου, επιλέξτε το φάκελο και προαιρετικά επισημάνετε το email ως αναγνωσμένο. Επιλέγω Αποθηκεύσετε.

Στη συνέχεια, για να χρησιμοποιήσετε το Γρήγορο βήμα σε ένα email στα εισερχόμενά σας, επιλέξτε το μήνυμα και επιλέξτε το Μετακομίζω κάπου Γρήγορο βήμα.

Δημιουργήστε το δικό σας Quick Step

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε το δικό σας Γρήγορο Βήμα, χρειάζεται μόνο ένα λεπτό.

Βήμα 1: Επιλέξτε Δημιουργία νέου στην ενότητα Γρήγορα βήματα της κορδέλας.

Βήμα 2: Στη συνέχεια, ονομάστε το Γρήγορο Βήμα και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο για να επιλέξετε την ενέργεια που θέλετε. Για να εκτελέσετε περισσότερες από μία, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας και επιλέξτε το επόμενο.

Βήμα 3: Αφού έχετε όλες τις ενέργειες που θέλετε, επιλέξτε Φινίρισμα.

Για να χρησιμοποιήσετε το Γρήγορο Βήμα όταν φθάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, επιλέξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο όνομά του στο πλαίσιο Γρήγορα βήματα. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο email, να μεταβείτε στο Γρήγορα βήματακαι επιλέξτε το όνομα από το αναδυόμενο μενού.

Εάν θέλετε να εκτελέσετε πολλές ενέργειες σε ένα email ταυτόχρονα, το Quick Steps είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου.

Για προβολή, επεξεργασία ή κατάργηση ενός Γρήγορου Βήματος αργότερα, μεταβείτε στο Σπίτι > Γρήγορα βήματα > Διαχειριστείτε γρήγορα βήματα.

Κάντε τα email pop με μορφοποίηση υπό όρους

Ένα ακόμη εύχρηστο εργαλείο διαχείρισης εισερχομένων στο Outlook είναι η μορφοποίηση υπό όρους. Με αυτό, μπορείτε να κάνετε ορισμένα email που φτάνουν να ξεχωρίζουν με συγκεκριμένο στυλ γραμματοσειράς, μέγεθος ή χρώμα. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επιστήσετε την προσοχή σας στα μηνύματα που το χρειάζονται περισσότερο.

Βήμα 1: Μεταβείτε στο Θέα καρτέλα και επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων στην αριστερή πλευρά της κορδέλας.

Βήμα 2: Διάλεξε Μορφοποίηση υπό όρους στο αναδυόμενο παράθυρο.

Βήμα 3: Θα δείτε ορισμένους προεπιλεγμένους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που έχουν ήδη ρυθμιστεί για εσάς, όπως μη αναγνωσμένα μηνύματα και καθυστερημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να δημιουργήσετε το δικό σας, επιλέξτε Προσθήκη.

Βήμα 4: Στο κάτω μέρος του πλαισίου, δώστε ένα όνομα στον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Γραμματοσειρά κουμπί για να επιλέξετε το στυλ, το μέγεθος και το χρώμα στο επόμενο αναδυόμενο πλαίσιο και επιλέξτε Εντάξει.

Βήμα 5: Στη συνέχεια, επιλέξτε το Κατάσταση κουμπί. Θα δείτε τρεις καρτέλες στο επόμενο αναδυόμενο πλαίσιο για να ρυθμίσετε τις συνθήκες σας.

• Μηνύματα: Εισαγάγετε λέξεις-κλειδιά, επιλέξτε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Από ή Απεσταλμένο σε ή επιλέξτε ένα χρονικό πλαίσιο.
• Περισσότερες επιλογές: Επιλέξτε μια κατηγορία, επιλέξτε στοιχεία που είναι αναγνωσμένα ή μη, έχουν ή δεν έχουν συνημμένα, επισημαίνονται με προτεραιότητα ή άλλη επιλογή.
• Προχωρημένος: Ορίστε προσαρμοσμένα κριτήρια και επιλέξτε τα πεδία για τις συνθήκες.

Βήμα 6: Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Εντάξει για να αποθηκεύσετε και να κλείσετε τα επόμενα αναδυόμενα πλαίσια.

Τώρα, θα βλέπετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις συνθήκες που επιλέξατε και τη γραμματοσειρά που επιλέξατε να εμφανίζονται, καθιστώντας τα εξαιρετικά εύκολο να τα εντοπίσετε στο πλήθος των μηνυμάτων σας.

Για να προβάλετε, να επεξεργαστείτε ή να καταργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους αργότερα, μεταβείτε στο Θέα > Προβολή ρυθμίσεων > Μορφοποίηση υπό όρους.

Εάν αναζητάτε έναν νέο τρόπο διαχείρισης των email σας, το Outlook προσφέρει αυτές τις δυνατότητες για να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας υπό έλεγχο. Μπορεί να χρειαστούν μερικά λεπτά για να τα ρυθμίσετε, αλλά θα αξίζει τον χρόνο που θα εξοικονομήσετε αργότερα.

Για περισσότερα, ρίξτε μια ματιά στο πώς να ρυθμίστε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook.

Συστάσεις των συντακτών

• Χρησιμοποίησα μια εφαρμογή για να δημιουργήσω τρισδιάστατα μοντέλα με το iPhone μου και είναι εκπληκτικά υπέροχο
• Το τελευταίο A.I της Microsoft. εργαλεία θα διαβάζουν δυνατά τα email σας στο Outlook