Πίστωση εικόνας: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Το Microsoft Word παρέχει στους χρήστες τη λειτουργία να δημιουργούν απλές φόρμες και να συλλέγουν δεδομένα σε τυπική μορφή. Οι πίνακες σε έγγραφα του Word μπορούν επίσης να οργανώσουν δεδομένα. Το Word μπορεί να εξάγει αυτά τα δεδομένα σε μια μορφή αρχείου στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση το Microsoft Excel ή προγράμματα βάσης δεδομένων όπως το MS Access. Τα ".TXT" και ".RTF" ορίζουν καθολικές μορφές αρχείων για τη μορφή κειμένου και εμπλουτισμένου κειμένου, αντίστοιχα. Η αποθήκευση ενός αντιγράφου δεδομένων σε οποιαδήποτε μορφή διασφαλίζει ότι τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Οι οδηγοί εξαγωγής και εισαγωγής στο Word και στο Excel παρέχουν στους χρήστες επιλογές και προεπισκοπήσεις σχετικά με τον τρόπο μορφοποίησης των δεδομένων.
Έγγραφο Word
Βήμα 1
Εκκινήστε το Microsoft Word και ανοίξτε το επιθυμητό έγγραφο δεδομένων επιλέγοντας "Άνοιγμα" κάτω από το "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού (ή κάτω από την κορδέλα του Office 2007), επιλέγοντας το αρχείο και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Βεβαιωθείτε ότι κάθε μονάδα δεδομένων στο έγγραφο του Word διαχωρίζεται με μια καρτέλα ή ένα κόμμα και ότι κάθε εγγραφή χωρίζεται με μια αλλαγή γραμμής.
Βήμα 3
Μετατρέψτε τυχόν πίνακες σε κείμενο επιλέγοντας "Επιλογή" κάτω από το "Πίνακας" στην επάνω γραμμή μενού και επιλέγοντας "Πίνακας". Επιλέξτε τη λειτουργία κάτω από τα "Εργαλεία" για να "Μετατροπή πίνακα σε κείμενο" και επιλέξτε την επιλογή διαχωρισμού δεδομένων είτε με "καρτέλα" ή "κόμμα" πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου κουτί.
Βήμα 4
Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" στην περιοχή "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού και πληκτρολογήστε το όνομα του εγγράφου.
Βήμα 5
Επιλέξτε "Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (.rtf)" ή "Αρχείο κειμένου (.txt)" από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Μορφή" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Δεδομένα από το Word Form
Βήμα 1
Εκκινήστε το Microsoft Word και ανοίξτε τη φόρμα επιλέγοντας "Άνοιγμα" κάτω από το "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού, επιλέγοντας το επιθυμητό αρχείο και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".
Βήμα 2
Επιλέξτε "Επιλογές" στην περιοχή "Εργαλεία" στην επάνω γραμμή μενού και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αποθήκευση".
Βήμα 3
Επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση δεδομένων μόνο για φόρμες" για να επιλέξετε το πλαίσιο και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Βήμα 4
Επιλέξτε "Αποθήκευση αντιγράφου" κάτω από το "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού.
Βήμα 5
Πληκτρολογήστε το όνομα του εγγράφου και επιλέξτε "Μορφή κειμένου (.txt)" ως τύπο αρχείου πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση". Θα ανοίξει ένας Οδηγός μετατροπής αρχείων για την ακριβή αντιστοίχιση των δεδομένων.
Βήμα 6
Ελέγξτε τα δεδομένα που εμφανίζονται στον Οδηγό μετατροπής αρχείων και ελέγξτε ότι κάθε μονάδα δεδομένων προσδιορίζεται σε εισαγωγικά και χωρίζεται με κόμμα. Επιβεβαιώστε ότι τα κενά πεδία δεδομένων έχουν καταχωρηθεί ως κενό διάστημα μεταξύ δύο εισαγωγικών πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".
Εισαγωγή δεδομένων στο Excel
Βήμα 1
Εκκινήστε το Microsoft Excel και ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας.
Βήμα 2
Κάντε κλικ στο πρώτο κελί του υπολογιστικού φύλλου και επιλέξτε "Εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων" στην περιοχή "Δεδομένα" στην επάνω γραμμή μενού.
Βήμα 3
Επιλέξτε την επιλογή "Εισαγωγή δεδομένων" και ξεκινήστε έναν Οδηγό εισαγωγής κειμένου.
Βήμα 4
Ελέγξτε κάθε βήμα στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου για να βεβαιωθείτε ότι τα πεδία αντιστοιχίζονται σωστά επιλέγοντας το "Οριοθετημένες" επιλογές και προεπισκόπηση της διανομής δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο στο παράθυρο προεπισκόπησης στο κάτω μέρος του κουτί διαλόγου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να πλοηγηθείτε στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου και κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να κλείσετε τον οδηγό και να μεταφέρετε τα δεδομένα.
Βήμα 5
Αποθηκεύστε τα δεδομένα που έχουν μετατραπεί σε μορφή Excel επιλέγοντας "Αποθήκευση" στην περιοχή "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού, πληκτρολογώντας το όνομα του αρχείου, επιλέγοντας "Βιβλίο εργασίας Excel" ως μορφή αρχείου και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Υπόδειξη
Μεμονωμένα σύνολα δεδομένων, όπως από φόρμες, εισάγονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και δημιουργούν μια απενεργοποιημένη δεύτερη σειρά. Για να συνεχίσετε την εισαγωγή δεδομένων, το ComputorCompanion.com συνιστά απλώς να επιλέξετε την τρίτη σειρά στο υπολογιστικό φύλλο για να εισαγάγετε δεδομένα και να διαγράψετε τη δεύτερη, μη χρησιμοποιήσιμη σειρά. Οι χρήστες του Microsoft Office 2007 (δηλαδή του Word και του Excel) μπορούν να έχουν πρόσβαση στις λειτουργίες μέσω της επάνω γραμμής εργαλείων και της κορδέλας του Office στις εφαρμογές.
