Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά της Microsoft Access;

Η Microsoft Access είναι μια εφαρμογή για τη δημιουργία, τη διαχείριση και τη μορφοποίηση δεδομένων. Η Microsoft, η οποία κάνει την Access, διανέμει την εφαρμογή ως μέρος της σουίτας του Microsoft Office. Τα βασικά εργαλεία της Access περιλαμβάνουν οθόνες για εισαγωγή δεδομένων, εκτέλεση ερωτημάτων, παραγωγή αναφορών και άλλες λειτουργίες. Η γλώσσα προγραμματισμού της Access είναι επίσης ζωτικής σημασίας επειδή επιτρέπει στους χρήστες να επεκτείνουν την προεπιλεγμένη λειτουργικότητα της εφαρμογής.

Ένας διαισθητικός τρόπος εισαγωγής δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access είναι η μη αυτόματη εισαγωγή. Ένα βασικό χαρακτηριστικό της Access που επιλέγουν οι χρήστες για αυτήν τη λειτουργία είναι το εργαλείο δημιουργίας πινάκων. Οι χρήστες κάνουν κλικ σε ένα κουμπί της γραμμής εργαλείων για να δημιουργήσουν έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, ορίζουν ετικέτες στηλών για τα πεδία του πίνακα.

Το παράθυρο πλοήγησης της Access είναι μια δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν γρήγορα κλικ για να επιλέξουν πίνακες που έχουν δημιουργήσει και αποθηκεύσει. Το παράθυρο πλοήγησης επιτρέπει επίσης στους χρήστες να επιλέγουν άλλα αντικείμενα, συμπεριλαμβανομένων αναφορών και ερωτημάτων.

Ένα χαρακτηριστικό για την εισαγωγή υπαρχόντων δεδομένων είναι το σύνολο εργαλείων κάτω από την επικεφαλίδα του μενού "Εξωτερικά δεδομένα". Ένα από αυτά τα εργαλεία ονομάζεται "Excel". Κάνοντας κλικ σε αυτό, οι χρήστες της Access εμφανίζουν έναν οδηγό που τους καθοδηγεί στη διαδικασία μετακίνησης δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στη βάση δεδομένων της Access. Μια σχετική δυνατότητα είναι το σύνολο εργαλείων για την εξαγωγή δεδομένων της Access σε μορφές που μπορούν να διαβάσουν άλλες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων περιήγησης Word, Excel και Web. Τα εργαλεία εισαγωγής και εξαγωγής της Access είναι ζωτικής σημασίας για ομάδες εργασίας που έχουν αποθηκευμένα δεδομένα σε διαφορετικές μορφές.

Ο Οδηγός αναφοράς είναι μια δυνατότητα Access που δημιουργεί μια αναφορά από έναν επιλεγμένο πίνακα ή άλλη πηγή δεδομένων με ένα μόνο κλικ. Οι χρήστες κάνουν κλικ σε έναν πίνακα στο παράθυρο πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάνουν κλικ στο εικονίδιο του Οδηγού αναφοράς στη γραμμή εργαλείων για να εκτελέσουν τον οδηγό, ο οποίος ζητά από τους χρήστες παραμέτρους για τον καθορισμό της αναφοράς. Στη συνέχεια, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα άλλο σύνολο λειτουργιών της Access για την προσαρμογή της εμφάνισης και της λειτουργικότητας της αναφοράς. Χωρίς αναφορές, οι τρόποι με τους οποίους οι χρήστες της Access θα μπορούσαν να δουν τα δεδομένα τους θα ήταν περιορισμένοι.

Το πλέγμα ερωτημάτων είναι μια δυνατότητα της Access που επιτρέπει στους χρήστες να ανακτούν δεδομένα από πίνακες που έχουν δημιουργήσει. Η Access εμφανίζει λίστες πινάκων από τους οποίους οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν έναν πίνακα για να υποβάλουν ερωτήματα με το πλέγμα. Οι χρήστες πληκτρολογούν τα ονόματα των στηλών του πίνακα στο πλέγμα. Πληκτρολογούν επίσης στο πλέγμα τα κριτήρια που πρέπει να πληρούν τα δεδομένα για να τα συμπεριλάβει η Access στα αποτελέσματα του ερωτήματος. Το παράθυρο SQL είναι μια δυνατότητα της Access που προσφέρει μια εναλλακτική λύση στο πλέγμα ερωτημάτων. Οι χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τη σύνταξη SQL μπορούν να εισαγάγουν τις δηλώσεις τους σε αυτό το παράθυρο και, στη συνέχεια, να εκτελέσουν τις δηλώσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση" στη γραμμή εργαλείων. Ο Οδηγός ερωτημάτων είναι μια άλλη δυνατότητα για την ανάκτηση δεδομένων. Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στο κουμπί για αυτήν τη δυνατότητα, η Access δημιουργεί δηλώσεις SQL ως απόκριση στην εισαγωγή του χρήστη στις οθόνες του Wizard. Οι χρήστες πρόσβασης βασίζονται σε αυτό το εργαλείο και το πλέγμα ερωτημάτων για την ανάκτηση των αποθηκευμένων δεδομένων τους.