Πώς να γράψετε ένα γράμμα στο Microsoft Word

Το Microsoft Word είναι μια από τις πιο κοινές διαθέσιμες επιλογές επεξεργασίας κειμένου. Τα έγγραφα σε μορφή .doc ή .docx είναι ο κανόνας στο σχολείο και στις επιχειρήσεις. Αυτό καθιστά το Word μια προτιμώμενη μέθοδο σύνταξης επιστολών, επειδή η ηλεκτρονική έκδοση της επιστολής δέχεται καλά και ανοίγει εύκολα χρησιμοποιώντας το Word. Η σύνταξη ενός γράμματος στο Word γίνεται είτε χειροκίνητα είτε με πρότυπο. Η επιλογή εξαρτάται τελικά από τον επιθυμητό σχεδιασμό και την πολυπλοκότητα της μορφής. Μπορείτε να γράψετε μια απλή επιστολή χωρίς καμία μορφοποίηση ή να επιλέξετε να προσθέσετε εταιρικό επιστολόχαρτο και πληροφορίες επικοινωνίας ή επαγγελματικά.

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία σύνταξης επιστολών, σκεφτείτε τους στόχους της επιστολής σας. Μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένη με επιστολόχαρτο και τα προσωπικά σας στοιχεία επικοινωνίας. Μια προσωπική επιστολή απαιτεί λιγότερη προσοχή στις λεπτομέρειες του σχεδιασμού και αντ' αυτού εστιάζει στο περιεχόμενο. Ένα σχέδιο είναι προαιρετικό σε μια προσωπική επιστολή, αλλά παίζει καλά για γράμματα που λειτουργούν ως προσκλήσεις σε ένα πάρτι ή άλλη εκδήλωση. Αφού επιλέξετε ένα σχέδιο, επεξεργαστείτε το περιεχόμενο της επιστολής για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι σαφές. Συστηθείτε και εξηγήστε τη θέση, τη γνώμη ή τους στόχους σας στην επιστολή. Προσθέστε ένα σύντομο αλλά αποτελεσματικό τελικό επιχείρημα. Πληκτρολογήστε το γράμμα στο Word και αναθεωρήστε το τουλάχιστον μία φορά για να κάνετε την άποψή σας αποτελεσματικά. Τα γράμματα είναι συνήθως μία ή δύο σελίδες, αλλά μπορούν να διαρκέσουν περισσότερο εάν υπάρχει κάποιος σκοπός πίσω από τη μεγάλη μορφή. Διαφορετικά, ένα γράμμα μιας σελίδας είναι η καλύτερη επιλογή.

Η χρήση ενός υπάρχοντος προτύπου είναι μια εξαιρετική επιλογή όταν γράφετε γράμματα στο Microsoft Word. Το Word παρέχει δωρεάν πρότυπα γραμμάτων στο πρόγραμμα. Οι συνοδευτικές επιστολές και τα πρότυπα επιστολόχαρτων είναι ευρέως διαθέσιμα και στο διαδίκτυο. Μια απλή αναζήτηση στο διαδίκτυο για δωρεάν πρότυπα αποφέρει πολλά αποτελέσματα. Οι επιλογές επί πληρωμή είναι διαθέσιμες και ενδέχεται να παρέχονται με την υποστήριξη του σχεδιαστή. Αποθηκεύετε ένα αντίγραφο του προτύπου και εισάγετε το κείμενο, το λογότυπό σας και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία στο υπάρχον σχέδιο. Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να έχει ένα λογότυπο ή μια μικρή φωτογραφία σας μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κεφαλίδα.

Αφού σχεδιάσετε και γράψετε το γράμμα στο Word, αποθηκεύστε το αρχείο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας. Ένα ωραίο πράγμα για το Microsoft Word είναι ότι μπορείτε να στείλετε την επιστολή μέσω email ως συνημμένο. Ο παραλήπτης σας είναι πιθανό να έχει το Word στον υπολογιστή του και μπορεί να ανοίξει το έγγραφο χωρίς προβλήματα. Ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, η μετατροπή εγγράφων κειμένου ή η ανάγνωση ενός εγγράφου μόνο για προβολή είναι εύκολη. Εάν θέλετε να προστατεύσετε το γράμμα από επεξεργασία, επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε "PDF" στις επιλογές μορφής. Ένα PDF ανοίγει και διαβάζεται εύκολα και ο αναγνώστης δεν μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε το γράμμα απευθείας από το Word για κοινή χρήση σε φυσική μορφή.