Πολλοί άνθρωποι που συνηθίζουν να εργάζονται με υπολογιστικά φύλλα χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για μια σειρά από εργασίες που σχετίζονται με την παρακολούθηση των σημαντικών πληροφοριών τους. Η τήρηση ενός προγράμματος ραντεβού μπορεί να περιλαμβάνεται μεταξύ αυτών των εργασιών. Όταν χρησιμοποιείτε το Outlook για τη διαχείριση προσωπικών πληροφοριών, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε πώς να εισάγετε ένα ημερολόγιο που δημιουργήθηκε στο Excel. Το Outlook προσφέρει πολύ πιο ισχυρά εργαλεία προγραμματισμού και τη δυνατότητα εύκολης κοινής χρήσης συναντήσεων με άλλους χρήστες του Outlook.
Βήμα 1
Ανοίξτε το Excel και επιλέξτε το εύρος δεδομένων που περιέχει τις συναντήσεις που θέλετε να μετακινήσετε στο Outlook σύροντας το ποντίκι σας πάνω από τα κελιά που περιλαμβάνουν τις συναντήσεις σας.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Ονομάστε το εύρος δεδομένων κάνοντας κλικ στο πεδίο ακριβώς αριστερά από το παράθυρο του τύπου και εισάγοντας το επιθυμητό κείμενο.
Βήμα 3
Επιλέξτε "Αρχείο" και "Αποθήκευση ως" από το κύριο μενού. Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε "Excel 97 - 2003 Workbook" στο αναπτυσσόμενο μενού "Save As Type".
Βήμα 4
Ανοίξτε το Outlook. Κάντε κλικ στο κουμπί συντόμευσης Ημερολογίου. Επιλέξτε «Αρχείο» και μετά «Εισαγωγή και εξαγωγή».
Βήμα 5
Επιλέξτε "Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο" στο πλαίσιο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής". Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 6
Επιλέξτε "Microsoft Excel 97 – 2003" ως τύπο αρχείου για εισαγωγή και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" για να επιλέξετε το αρχείο Excel που είναι αποθηκευμένο στο βήμα 3. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 8
Επισημάνετε το ημερολόγιο όπου θέλετε να εισαχθούν τα δεδομένα και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Βήμα 9
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην αναφερόμενη ενέργεια.
Βήμα 10
Αντιστοιχίστε τα πεδία που ορίζονται στα δεδομένα σας Excel με τα διαθέσιμα πεδία στο ημερολόγιο του Outlook. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσατε το "Where" για τον τίτλο της στήλης του Excel που περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με το πού βρίσκεται η συνάντηση, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το πεδίο "Τοποθεσία" στο Outlook. Επιλέξτε τα εισαγόμενα πεδία και χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να σύρετε το πεδίο Excel πάνω από το πεδίο του Outlook. Τα πεδία με πανομοιότυπα ονόματα θα αντιστοιχιστούν (ή θα "χαρτογραφηθούν") αυτόματα.
Βήμα 11
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" όταν ολοκληρώσετε την αντιστοίχιση όλων των πεδίων και κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος". Το ημερολόγιο των συναντήσεών σας θα εισαχθεί τώρα στο Outlook.
Συμβουλές & Προειδοποιήσεις
- Αποφύγετε τη μη αυτόματη αντιστοίχιση των πεδίων του ημερολογίου του Excel στο Outlook μετονομάζοντας τα ονόματα πεδίων στην πρώτη σειρά του ημερολογίου σας Excel πριν αποθηκεύσετε το αρχείο για εισαγωγή στο Outlook. Τα κύρια ονόματα πεδίων συνάντησης που χρησιμοποιούνται από το Outlook είναι: Θέμα, Τοποθεσία, Έναρξη, Τέλος και Διάρκεια.
