Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των Εγγράφων Google;

Η Google προσφέρει τα Έγγραφα Google ως δωρεάν εναλλακτική λύση στο Microsoft Word. Η τιμή μηδενικού δολαρίου για τα Έγγραφα του δίνει ώθηση στο Word και τα Έγγραφα είναι συμβατά με έγγραφα του Word, αλλά ο δωρεάν επεξεργαστής κειμένου δεν διαθέτει ορισμένες δυνατότητες, όπως υποστήριξη για πολλές στήλες. Τα Έγγραφα εκτελούνται πλήρως από το Διαδίκτυο, γεγονός που προκαλεί ορισμένους περιορισμούς στη διαθεσιμότητα των αρχείων, αλλά παρέχει επίσης έναν τρόπο αποθήκευσης μιας συνεχούς ροής αναθεωρήσεων, ώστε να μην χάσετε ποτέ την εργασία σας.

Σε αντίθεση με το Microsoft Word και τους περισσότερους άλλους επεξεργαστές κειμένου, τα Έγγραφα Google εκτελούνται σε πρόγραμμα περιήγησης Ιστού -- δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τα Έγγραφα στον υπολογιστή σας. Η εκτέλεση των Εγγράφων μέσω του Διαδικτύου καθιστά δυνατή την εργασία σε οποιονδήποτε υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο, αλλά αυτό παρουσιάζει έναν περιορισμό: Εάν χάσετε τη σύνδεσή σας στο Διαδίκτυο, χάνετε την πρόσβαση στο πρόγραμμα. Ως λύση, η Google προσφέρει μια εφαρμογή Drive για το Chrome και ένα πρόγραμμα επιτραπέζιου υπολογιστή Drive, τα οποία παρέχουν πρόσβαση εκτός σύνδεσης σε όλα τα αρχεία του Drive, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων στα Έγγραφα. Για να εργαστείτε εκτός σύνδεσης, ωστόσο, πρέπει να προγραμματίσετε εκ των προτέρων. Εάν δεν ρυθμίσετε εκ των προτέρων το Drive ώστε να λειτουργεί εκτός σύνδεσης, δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα Έγγραφα εκτός σύνδεσης αμέσως.

Όλα τα αρχεία που επεξεργάζεστε στα Έγγραφα αποθηκεύονται αυτόματα στο Google Drive κάθε φορά που κάνετε μια αλλαγή ο υπολογιστής κολλάει, μπορείτε να συνεχίσετε ακριβώς από εκεί που σταματήσατε -- Τα Έγγραφα δεν έχουν καν την επιλογή "Αποθήκευση" στο Μενού αρχείου. Το Drive αποθηκεύει το καθένα ως ξεχωριστή αναθεώρηση, καθιστώντας δυνατή την επαναφορά των αλλαγών. Η Google δεν υπολογίζει τα αρχεία των Εγγράφων στον χώρο που σας έχει παραχωρηθεί στο Drive, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε απεριόριστο αριθμό εγγράφων και αναθεωρήσεων. Αν και χρήσιμες, αυτές οι λειτουργίες λειτουργούν αποκλειστικά μέσω του Google Drive: Δεν μπορείτε να συνδέσετε τα Έγγραφα με το Dropbox, το Box, το SugarSync ή οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία αποθήκευσης cloud. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη άλλη υπηρεσία και θέλετε να μοιραστείτε ένα αρχείο Εγγράφων μέσω αυτής της υπηρεσίας, πρέπει να κάνετε λήψη του αρχείου και στη συνέχεια να το ανεβάσετε στην προτιμώμενη υπηρεσία cloud.

Τα Έγγραφα Google περιλαμβάνουν τις περισσότερες από τις ίδιες δυνατότητες με το Microsoft Word, αλλά δεν λειτουργούν όλα πανομοιότυπα μεταξύ των δύο προγραμμάτων. Το 2013, η Microsoft κυκλοφόρησε διαφημίσεις που επισήμαναν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που λείπουν στα Έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων στηλών και υποστήριξης επεξεργασίας εικόνας. Ωστόσο, η Google κατά καιρούς προσθέτει νέες δυνατότητες στα Έγγραφα, όπως η προσθήκη των "Προτεινόμενων Επεξεργασιών" στα μέσα του 2014 -- που ισοδυναμεί με τη λειτουργία Αλλαγές παρακολούθησης του Word. Σε λίγες περιπτώσεις, τα Έγγραφα προσφέρουν δυνατότητες πέρα ​​από το Word, ειδικά όσον αφορά τη συνεργασία: Στα Έγγραφα, πολλοί χρήστες μπορούν να εργάζονται σε ένα έγγραφο ταυτόχρονα και να βλέπουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.

Το Microsoft Word προσφέρει ένα σημαντικό πλεονέκτημα μέσω της ενσωμάτωσής του με την υπόλοιπη σουίτα του Microsoft Office, όπως η δυνατότητα επικόλλησης κελιών υπολογιστικού φύλλου από το Excel στο Word ή ενσωμάτωσης μιας διαφάνειας του PowerPoint σε έγγραφο. Τα Έγγραφα υποστηρίζουν παρόμοιους δεσμούς με τα άλλα προγράμματα γραφείου της Google, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις, αλλά δεν υπάρχουν ισοδύναμα Google για τα πιο προηγμένα προγράμματα του Office, όπως το Publisher, το Access ή το Visio. Τα Έγγραφα δεν μπορούν επίσης να συνδεθούν απευθείας με τα δεδομένα του Outlook για να πραγματοποιήσουν συγχώνευση αλληλογραφίας ή να διαβάσουν πληροφορίες στο ημερολόγιό σας.