Πώς να δημιουργήσετε ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο αποθέματος με το Excel

Η διαχείριση αποθεμάτων είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση λιανικής. Ακόμη και τα επιχειρηματικά μοντέλα μη λιανικής απαιτούν εσωτερική διαχείριση αποθεμάτων για την παρακολούθηση εργαλείων και εξοπλισμού. Το Excel είναι εξαιρετικά χρήσιμο γιατί προσφέρει ένα φθηνό μέσο για την αποτελεσματική παρακολούθηση του αποθέματος. Ένα μεγάλο, πολύπλοκο κατάστημα θα επωφεληθεί από ένα πρόγραμμα λογισμικού διαχείρισης από άκρο σε άκρο, αλλά το Excel επαρκεί για απλές ανάγκες διαχείρισης αποθεμάτων.

Η διαχείριση αποθεμάτων είναι ένα σύστημα που παρακολουθεί τα στοιχεία καθώς εισέρχονται στην επιχείρηση και τα αποσυνδέει όταν πωλούνται. Για παράδειγμα, ένα κατάστημα ρούχων θα καταγράψει 100 πουκάμισα στο σύστημα αφού παραγγελθούν και τοποθετηθούν στα ράφια. Όταν ένας πελάτης αγοράζει ένα από αυτά τα πουκάμισα, το προϊόν ελέγχεται από το απόθεμα και η πώληση λογιστικοποιείται με το περιθώριο κέρδους που επισυνάπτεται. Όταν πουληθούν 80 από αυτά τα πουκάμισα, ο διευθυντής ή ο ιδιοκτήτης μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο να υποβάλει μια νέα παραγγελία για να ανανεώσει το απόθεμα.

Χωρίς ένα σύστημα διαχείρισης σε ισχύ, το απόθεμα δεν παρακολουθείται και το κατάστημα δεν γνωρίζει πόσο από κάθε είδος είναι αποθηκευμένο. Αυτό διαταράσσει τα συστήματα παραγγελιών, τη χρηματοοικονομική λογιστική και την ικανότητα παρακολούθησης των πωλήσεων και λήψης ενημερωμένων αποφάσεων αγορών με βάση τα προϊόντα με τις καλύτερες και τις χειρότερες πωλήσεις.

Το Excel είναι λιγότερο αυτοματοποιημένο από τα προγράμματα λογισμικού που συνδέονται με το σύστημα του σημείου πώλησης (POS). Αυτά τα συστήματα POS χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των συναλλαγών και την επεξεργασία πιστωτικών καρτών. Πολλά έχουν σχεδιαστεί για την παρακολούθηση του αποθέματος επίσης. Το κατάστημα εισάγει νέο απόθεμα χειροκίνητα και κάθε είδος αφαιρείται από το απόθεμα όταν ολοκληρωθεί η πώληση. Αποθηκεύστε λογισμικό απογραφής στο Excel δεν είναι συνηθισμένο, αλλά πολλά προγράμματα επιτρέπουν την εξαγωγή στο Excel για τήρηση αρχείων.

Η δημιουργία του υπολογιστικού φύλλου είναι μια αρκετά απλή διαδικασία. Διαχείριση αποθέματος Οι τύποι του Excel είναι επίσης χρήσιμοι για την παρακολούθηση της συνολικής αξίας του αποθέματος που είναι συνδεδεμένο στο σύστημα. Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε τις επικεφαλίδες κατηγορίας για κάθε μεμονωμένη στήλη.

Χρησιμοποιήστε την επικεφαλίδα Είδος για την πρώτη στήλη, Ποσότητα για το δεύτερο και Τιμή μονάδας για το τρίτο και Συνολική αξία για το τέταρτο. Ενώ υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα για την παρακολούθηση του αποθέματος, αυτό διατηρεί έναν ακριβή αριθμό και δείχνει τη συνολική αξία όλου του αποθέματος στο απόθεμα.

Για τη στήλη Συνολική αξία, πολλαπλασιάστε την ποσότητα με την τιμή μονάδας για να προσδιορίσετε αυτόν τον αριθμό κάθε σειράς. Ο τύπος παρακολούθησης της αξίας για κάθε είδος σε απόθεμα είναι =άθροισμα (β*γ). Εφαρμόστε αυτό σε κάθε σειρά, ώστε κάθε στοιχείο αποθέματος να δημιουργεί μια μοναδική τιμή με βάση την ποσότητα και την τιμή μονάδας. Για παράδειγμα, ένα μπλουζάκι που αναφέρεται στην τρίτη σειρά θα χρησιμοποιούσε =άθροισμα (b3*c3) για να προσδιορίσετε τη συνολική αξία στο δικό σας φύλλο απογραφής στο Excel.

Το Excel είναι χρήσιμο αλλά δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή. Το σύστημα υπολογιστικών φύλλων λειτουργεί καλά για εταιρείες που ασχολούνται με λίγα μόνο στοιχεία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που πωλεί ιατρικές συσκευές μπορεί να έχει μόνο μερικά διαφορετικά είδη μεγάλου εισιτηρίου στο απόθεμα. Ένα μοντέλο μηχανής ακτίνων Χ με 20 μονάδες είναι εύκολο να εντοπιστεί ανεξάρτητα από την αξία κάθε μονάδας. Είναι μια κατάσταση χαμηλού αριθμού, χαμηλού αποθέματος που κάνει την παρακολούθηση πολύ πιο εύκολη.

Ωστόσο, μια ιατρική εταιρεία που πωλεί τα πάντα, από επιθέματα γάζας μέχρι αλοιφές, θα απαιτήσει ένα πιο ισχυρό σύστημα για την παρακολούθηση του αποθέματος. Το Excel εξακολουθεί να είναι μια δυνατότητα, αλλά η πρόσβαση στο σωστό χώρο στο υπολογιστικό φύλλο όταν παρατίθενται χιλιάδες στοιχεία καθιστά τη διαδικασία αναποτελεσματική. Ένα πρόγραμμα λογισμικού με λειτουργία αναζήτησης μπορεί να τραβήξει γρήγορα το αντικείμενο ενώ εμφανίζει όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με το διαθέσιμο απόθεμα, τις πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν, την αξία των πωλήσεων και τη συνολική αξία του υπόλοιπου αποθέματος σε στοκ.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το Excel ως πρόγραμμα εκκίνησης για την παρακολούθηση βασικού αποθέματος και να αναβαθμίσετε σε ένα πιο σοβαρό σύστημα, όταν χρειάζεται. Το λογισμικό παρακολούθησης αποθέματος είναι ακριβό, αλλά αξίζει το κόστος όταν παρακολουθείτε πολλές μονάδες με υψηλό κύκλο εργασιών.