Πώς να κάνετε μια αναζήτηση σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

Το Excel είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο όταν πρόκειται για την ανάλυση και τη σύνθεση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών, αλλά Η εύρεση μιας μεμονωμένης φράσης ή φιγούρας σε ένα ογκώδες υπολογιστικό φύλλο μπορεί να μοιάζει σαν να ψάχνετε για μια βελόνα στο α άχυρα. Με τόσες πολλές στήλες και σειρές δεδομένων, ο χειροκίνητος εντοπισμός μιας μόνο πληροφορίας δεν είναι εύκολος ή πρακτικός. γιατί η Microsoft συμπεριέλαβε πολλές λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στο Excel και να εμφανίσετε τις πληροφορίες που έχετε ψάχνω. Ωστόσο, μπορείτε να προσεγγίσετε το πρόβλημα με μερικούς τρόπους, επομένως σας βοηθά να μάθετε για όλα αυτά πριν αποφασίσετε τον καλύτερο τρόπο για να προχωρήσετε.

Ο απλούστερος τρόπος αναζήτησης σε ένα υπολογιστικό φύλλο για μια συγκεκριμένη φράση ή αριθμό είναι χρησιμοποιώντας το

Σύμφωνα με το Σπίτι καρτέλα, κοιτάξτε στη δεξιά άκρη της κορδέλας για Εύρεση και επιλογή στο Επεξεργασία ομάδα. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εύρημα ή Αντικαθιστώ από τις εμφανιζόμενες επιλογές. ο Εύρημα Η επιλογή είναι μόνο για την εύρεση συγκεκριμένων τμημάτων κειμένου και εμφανίζει την απλούστερη έκδοση του παραθύρου. Πληκτρολογήστε το κείμενο που αναζητάτε Βρείτε τι πεδίο και μετά κάντε κλικ σε ένα από τα δύο Εύρεση επόμενου να περιηγηθείτε σε όλες τις περιπτώσεις της λέξης, του αριθμού ή της φράσης ή Εύρεση όλων για να παραθέσετε όλες τις τοποθεσίες κελιών που περιέχουν τον όρο αναζήτησης.

Κάντε κλικ Επιλογές >> για να εμφανίσετε περισσότερες επιλογές για το τι ακριβώς θέλετε να επιστρέψει το παράθυρο. Μπορείτε να αλλάξετε το Στα πλαίσια πεδίο για αναζήτηση στο φύλλο ή σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Η αναζήτηση μπορεί να οργανωθεί ανά γραμμή ή ανά στήλη χρησιμοποιώντας το Αναζήτηση πεδίο και μπορείτε να επιλέξετε να αναζητήσετε τύπους, τιμές ή σχόλια χρησιμοποιώντας το Κοιτάξτε μέσα πεδίο. Έχετε επίσης επιλογές για Θήκη αγώνα, το οποίο επιστρέφει μόνο κελιά με αντίστοιχες περιπτώσεις ή για Αντιστοίχιση ολόκληρων περιεχομένων κελιών όταν θέλετε μόνο αποτελέσματα στα οποία ο όρος αναζήτησης καταλαμβάνει ολόκληρο το κελί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Μορφή επιλογή για εύρεση περιπτώσεων συγκεκριμένης μορφοποίησης.

ο Εύρημα Η επιλογή εντοπίζει τον όρο που αναζητάτε, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να αλλάξετε κάτι σε κάθε περίπτωση που εμφανίζεται; Για παράδειγμα, εάν έχετε καταχωρίσει το όνομα ενός πελάτη ως Σιδηρουργός, αλλά είναι στην πραγματικότητα Smyth, θα θέλετε να αλλάξετε κάθε περίπτωση του Σιδηρουργός προς το Smyth. Χρησιμοποιήστε το Αντικαθιστώ χαρακτηριστικό για αυτό, το οποίο επιλέγετε χρησιμοποιώντας είτε το αναπτυσσόμενο μενού κάτω Εύρεση & Αντικατάσταση ή με εναλλαγή στο Αντικαθιστώ καρτέλα από το παράθυρο που εμφανίσατε στο τελευταίο βήμα χρησιμοποιώντας το Εύρημα επιλογή.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως η Εύρημα ενότητα, εκτός από το ότι υπάρχει ένα επιπλέον πεδίο που ονομάζεται Αντικατέστησε με όπου εισάγετε το κείμενο ή τον αριθμό που θέλετε στη θέση του. Στο παράδειγμα, θα πληκτρολογήσετε Σιδηρουργός στο Βρείτε τι πεδίο και Smyth στο Αντικατέστησε με πεδίο. Όλες οι άλλες επιλογές είναι ίδιες, επομένως μπορείτε να επιλέξετε να βρείτε έναν συγκεκριμένο όρο και να διαμορφώσετε εκ νέου κάθε ένα από τα κελιά που τον περιέχουν, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το Μορφή επιλογή δίπλα στο Αντικατέστησε με πεδίο.

Όπως και στο Εύρημα ενότητα, μπορείτε να κάνετε κλικ Αντικαθιστώ ή Αντικαταστήστε όλα είτε να αντικαταστήσετε κάθε παρουσία με τη σειρά ή να τα αντικαταστήσετε όλα ταυτόχρονα.

Υπάρχουν συγκεκριμένες λειτουργίες του Excel που έχουν σχεδιαστεί για να χειρίζονται διαφορετικές πτυχές της αναζήτησης στο Excel, με το Αναζήτηση η λειτουργία είναι μία από τις δύο πιο σημαντικές. Αυτή η λειτουργία έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο κελί για μια σειρά χαρακτήρων. Η εκμάθηση των βασικών στοιχείων του τρόπου χρήσης του μπορεί να είναι χρήσιμη σε πολλές περιπτώσεις, ειδικά όταν έχετε κελιά που περιέχουν πολλούς χαρακτήρες.

ο Αναζήτηση Η συνάρτηση στο Excel έχει τρία ορίσματα στη μορφή SEARCH(find_text, inside_text, [start_num]) χρησιμοποιώντας την ορολογία του Excel. ο find_text ενότητα είναι όπου εισάγετε τη συμβολοσειρά κειμένου που αναζητάτε και το εντός_κειμένου Η ενότητα είναι όπου εισάγετε την αναφορά για το κελί που περιέχει το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε. Αυτό επιστρέφει έναν αριθμό, ο οποίος σας λέει τον αριθμό χαρακτήρα όπου ξεκινά ο όρος αναζήτησής σας ή #ΑΞΙΑ! αν δεν εμφανίζεται καθόλου στο κελί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τελικό προαιρετικό όρισμα [_start_num_] για να εισαγάγετε έναν αριθμό χαρακτήρα, ο οποίος ξεκινά την αναζήτηση από αυτόν τον αριθμό χαρακτήρα και αγνοεί τα πάντα πριν από αυτόν.

Για παράδειγμα, εάν αναζητούσατε τον ταχυδρομικό κώδικα 98199 από μια σειρά διευθύνσεων για να βρείτε άτομα στο υπολογιστικό φύλλο που ζούσαν στη συγκεκριμένη τοποθεσία, θα πληκτρολογήσετε =Αναζήτηση("98199", [cell reference_]) με αναφορά σε ένα συγκεκριμένο κελί στο σημείο [_cell reference_], οπότε _=Αναζήτηση("98199", A3), για παράδειγμα. Από εκεί, θα μπορούσατε να σύρετε τον τύπο προς τα κάτω στη στήλη ή κατά μήκος της σειράς για να ελέγξετε άλλα κελιά, να θυμάστε ότι θα επιστρέψει #ΑΞΙΑ! εάν ο όρος δεν εμφανίζεται.

ο Εύρημα η λειτουργία στο Excel λειτουργεί πολύ όπως το Αναζήτηση λειτουργία, αλλά δεν είναι τόσο αποτελεσματικό όσο η χρήση του Εύρεση & Αντικατάσταση επιλογή εάν θέλετε να αναζητήσετε ολόκληρο το φύλλο. Τα επιχειρήματα των Εύρημα οι λειτουργίες είναι ακριβώς οι ίδιες με αυτές του Αναζήτηση λειτουργία: find_text, εντός_κειμένου, [αρχή_αριθμός]. Έτσι, το χρησιμοποιείτε με τον ίδιο τρόπο.

Στο προηγούμενο παράδειγμα, θα πληκτρολογήσετε =Find("98199",A3) για να δείτε πού εμφανίζεται ο ταχυδρομικός κώδικας στο κελί A3, αν εμφανίζεται καθόλου. Οι έξοδοι είναι επίσης ίδιες όπως για το Αναζήτηση λειτουργία. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε αυτόν τον τύπο σε ένα κελί και στη συνέχεια να τον σύρετε για να αντιγράψετε τον τύπο αλλά να αλλάξετε οποιοδήποτε κελί αναφορές ανάλογα, το οποίο σας επιτρέπει να αναζητήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια στήλη ή μια σειρά μέσα σε αυτό για α συγκεκριμένος όρος.

Ίσως αναρωτιέστε γιατί Αναζήτηση και Εύρημα είναι ξεχωριστές συναρτήσεις του Excel εάν έχουν τα ίδια ορίσματα και εξάγουν τις ίδιες βασικές πληροφορίες. Υπάρχουν δύο βασικές διαφορές μεταξύ αυτών των δύο λειτουργιών και η εκμάθησή τους θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την καλύτερη που θα χρησιμοποιήσετε σε κάθε περίπτωση.

ο Αναζήτηση η λειτουργία δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων, αλλά Εύρημα είναι. Αν ψάχνετε για πράσινος, για παράδειγμα, το Εύρημα η συνάρτηση δεν θα επιστρέψει τιμή για κελιά που περιέχουν Πράσινος, αλλά το Αναζήτηση λειτουργία θα. Η άλλη σημαντική διαφορά μεταξύ των δύο είναι αυτή Αναζήτηση σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε χαρακτήρες μπαλαντέρ στη συμβολοσειρά αναζήτησής σας, που μπορεί να είναι χρήσιμοι σε πολλές περιπτώσεις, αλλά Εύρημα δεν κάνει.

Όταν θέλετε να αναζητήσετε την αρχή και το τέλος ενός συγκεκριμένου όρου, αλλά θέλετε να επιστρέψετε όλα τα αποτελέσματα ανεξάρτητα από το τι βρίσκεται στη μέση του όρου αναζήτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους χαρακτήρες μπαλαντέρ ? και ***** με τη συνάρτηση Αναζήτηση ή το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

ο ? χαρακτήρας τοποθετημένος στη μέση ενός όρου αναζήτησης (ο find_text όρισμα) λέει στο Excel να συμπεριλάβει τον συγκεκριμένο όρο με οποιονδήποτε μεμονωμένο χαρακτήρα στο χώρο όπου βρίσκεται το ερωτηματικό. Για παράδειγμα, αν ψάξετε μικρό? t, παίρνετε κάθισε ή σειρά ως αποτελέσματα, αλλά όχι ξοδεύτηκε, επειδή η τελευταία επιλογή έχει πολλούς χαρακτήρες μεταξύ των μικρό και t.

ο Ο χαρακτήρας **** λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο όπως το ερωτηματικό, εκτός από το ότι μπορεί να είναι οποιοσδήποτε αριθμός χαρακτήρων στο χώρο που καταλαμβάνει. Για παράδειγμα, αν κάνετε αναζήτηση _st, _ τα αποτελέσματα μπορεί να περιλαμβάνουν κάθισε, Καθίστε, σούβλα, σημείο, ξοδεύτηκε και οποιοσδήποτε άλλος συνδυασμός με το μικρό και t στην αρχή και στο τέλος του. Η χρήση οποιουδήποτε χαρακτήρα μπαλαντέρ στην αναζήτησή σας παρέχει όλα τα αποτελέσματα που αναζητάτε χωρίς να χάσετε οτιδήποτε μπορεί να είναι σχετικό, αλλά να είστε προσεκτικοί πώς το χρησιμοποιείτε γιατί μπορεί επίσης να οδηγήσει σε εξωγενή Αποτελέσματα.

Τι κάνετε λοιπόν όταν θέλετε να αναζητήσετε ένα ερωτηματικό; Πώς θα εμποδίσετε το Excel να το αντιμετωπίζει ως χαρακτήρα μπαλαντέρ; Αυτό μπορεί να επιτευχθεί πληκτρολογώντας ένα tilde ~ στο πεδίο πριν από τον χαρακτήρα που αναζητάτε. Για παράδειγμα, εάν θέλατε να αναζητήσετε ένα ερωτηματικό στο κελί A2, θα πληκτρολογούσατε =Αναζήτηση("~?",A2) σε ένα άδειο κελί.

Όταν αναζητάτε έναν από τους πολλούς όρους σε ένα συγκεκριμένο κελί, οι μέθοδοι που περιγράφηκαν μέχρι τώρα δεν λειτουργούν εκτός και αν δημιουργήσετε μια ξεχωριστή αναζήτηση για κάθε μεμονωμένο όρο. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας έναν τύπο, είναι δυνατή η αναζήτηση πολλών όρων ταυτόχρονα, αν και αυτή η μέθοδος χρειάζεται λίγο χρόνο για να ρυθμιστεί σωστά. Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την Αναζήτηση λειτουργία που λειτουργεί σε συνδυασμό με το IsNumber λειτουργία και SumProduct.

Αν και αυτό δεν απαιτείται, δημιουργώντας ένα ονομαζόμενη περιοχή για τη λίστα των πραγμάτων που θέλετε να δοκιμάσετε απλοποιεί τη διαδικασία. Κάντε αυτό εισάγοντας κάθε έναν από τους όρους αναζήτησης σε γειτονικά κελιά, επισημαίνοντας όλα τα κελιά και, στη συνέχεια, δίνοντάς τους ένα όνομα πληκτρολογώντας το όνομα στο επάνω αριστερό πεδίο ακριβώς στα αριστερά της γραμμής τύπων. Αυτό σας επιτρέπει να αναφέρετε ολόκληρη τη λίστα με το όνομά της. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε όλους τους όρους αναζήτησης χωρίς να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα διαχωρίζοντάς τους με κόμματα μέσα { } αγκύλες.

Για να ελέγξετε ένα κελί, χρησιμοποιήστε τον τύπο:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH([named range],[cell])))>0

που [ονομαζόμενο εύρος] αντικαθίσταται με το όνομα του εύρους ή τις αγκύλες { } που περιέχουν κάθε ξεχωριστό όρο και [κύτταρο] αντικαθίσταται από την αναφορά για το κελί που θέλετε να δοκιμάσετε.

Ο τύπος επιστρέφει α ΑΛΗΘΗΣ τιμή εάν το εν λόγω κελί περιέχει έναν από τους όρους ή ΨΕΥΔΗΣ αν δεν το κάνει. Μπορεί να συρθεί προς τα κάτω για να ελέγξετε άλλα κελιά, επειδή η αναφορά κελιού στον τύπο θα ενημερώνεται αυτόματα.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο Excel, οπότε ποιον πρέπει να χρησιμοποιήσετε; Η απάντηση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον σκοπό σας. Αν ψάχνετε σε μια μεγάλη λίστα κελιών για έναν συγκεκριμένο όρο – και στις περισσότερες περιπτώσεις γενικά – το Εύρεση & Αντικατάσταση Το κουτί είναι ο πιο εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να πετύχετε το αποτέλεσμά σας. Ωστόσο, εάν θέλετε να βρείτε έναν συγκεκριμένο όρο σε μια σειρά μακριών κελιών, το Αναζήτηση Η λειτουργία είναι πιθανό να είναι η καλύτερη επιλογή, επειδή δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων και σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε χαρακτήρες μπαλαντέρ.

Αν ψάχνετε για ένα από τα πολλά πράγματα σε συγκεκριμένα κελιά, ο τύπος στην προηγούμενη ενότητα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να ολοκληρώσετε την εργασία σας.