Ο καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook

Κατά τη χρήση του Microsoft Outlook για τον λογαριασμό email σας, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να παρακολουθείτε όλα τα μηνύματά σας και ότι μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτά όποτε το χρειάζεστε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος αποθήκευσης και αποθήκευσης των μηνυμάτων email σας από τον λογαριασμό σας στο Outlook.

Σύμφωνα με τη Microsoft, η καλύτερη πρακτική είναι να διατηρείτε τα εισερχόμενα για τα μηνύματα που χρειάζεστε για να διαβάσετε και να επεξεργαστείτε μόνοι σας και να δημιουργήσετε άλλους φακέλους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συγκεκριμένους τύπους αλληλογραφίας. Δημιουργήστε ένα φάκελο "1-Reference". Αποθέστε μη αυτόματα οποιοδήποτε μήνυμα στο οποίο θέλετε να επιστρέψετε αργότερα ή δεν είχατε χρόνο να διαβάσετε ακόμα. Βάλτε ένα "1" μπροστά του, ώστε να εμφανίζεται ακριβώς κάτω από τα εισερχόμενά σας. Δημιουργήστε άλλους φακέλους, όπως "Προσωπικά" για να αρχειοθετήσετε τα προσωπικά email μακριά και να τα κρατήσετε ξεχωριστά από τα email της εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως οι συνάδελφοί σας κοιτάζουν πάνω από τον ώμο σας προσωπικά μηνύματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνολο φακέλων για email λίστας αλληλογραφίας, έτσι ώστε αυτά τα μηνύματα να επαναδρομολογούνται σε έναν φάκελο. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να γεμίζετε τα εισερχόμενά σας με τόνους μηνυμάτων που ίσως δεν χρειάζεται καν να διαβάσετε.

Ρυθμίστε όλους τους φακέλους σας για αυτόματη αρχειοθέτηση ετησίως. Το σύστημα αρχειοθέτησης σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τα email που είναι σημαντικά χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Το Outlook μπορεί να σας ζητήσει να απαντήσετε εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε αυτόματα όλα τα μηνύματά σας. Κάντε κλικ στο "Ναι" και θα ξεκινήσει η διαδικασία αρχειοθέτησης. Τα μηνύματά σας μετακινούνται από τα εισερχόμενα ή άλλους φακέλους σε έναν φάκελο "Αρχείο", στον οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή. Όλοι οι φάκελοί σας θα μιμηθούν στο φάκελο "Αρχείο". Για παράδειγμα, εάν έχετε φακέλους αναφοράς, προσωπικούς και επαγγελματικούς φακέλους, θα δείτε τους ίδιους τρεις φακέλους στην ενότητα "Αρχειοθέτηση".

Η δυνατότητα "AutoArchive" στο Outlook είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, αλλά μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το σύστημα αρχειοθέτησης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο μενού "Εργαλεία". Κάντε κλικ στο "Επιλογές" και κάντε κλικ στην καρτέλα "Άλλα". Επιλέξτε "AutoArchive". Επιλέξτε "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε n ημέρες" και καθορίστε πόσες θέλετε να είναι (για παράδειγμα, κάθε 14 ημέρες). Επιλέξτε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε να αλλάξετε. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε όλους τους φακέλους σας, επιλέξτε "Εφαρμογή αυτών των ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους".