Fügen Sie oben in der Tabelle einen Titel hinzu. Auf diese Weise können Sie sich leichter merken, welche Informationen sich in einem bestimmten Adressbuch befinden. Möglicherweise müssen Sie für verschiedene Zwecke unterschiedliche Adressbücher einrichten – beispielsweise eines für Mitglieder eines Buchclubs und eines für Familienmitglieder. Ein klarer Titel hilft Ihnen, alles organisiert zu halten. Machen Sie den Titel fett und vergrößern Sie die Schrift, indem Sie die Werkzeuge in der oberen Symbolleiste verwenden.
Überspringen Sie ein paar Zeilen nach dem Titel und geben Sie Überschriften für die Spalten im Adressbuch ein. Die folgenden Spaltenüberschriften sind sehr hilfreich: Name, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse. Geben Sie diese Überschriften jeweils in die Spalten A bis H ein. Es ist sehr wichtig, dass jedes Element in eine separate Spalte eingetragen wird.
Zentrieren und fetten Sie die Spaltenüberschriften. Klicken Sie dazu auf die Zeilennummer links neben der Überschriftenzeile. Dadurch wird die gesamte Zeile hervorgehoben oder ausgewählt. Verwenden Sie dann die Fett- und Mittelwerkzeuge in der oberen Symbolleiste.
Geben Sie die Kontaktinformationen in jede Spalte ein. Die Informationen für jeden Kontakt sollten in einer separaten Zeile eingegeben werden. Je nachdem, wie viele Kontakte Sie haben, kann dies einige Zeit dauern. Denken Sie jedoch daran, dass Sie dies nur einmal tun müssen. In Zukunft müssen Sie nur noch neue Kontakte hinzufügen und Informationen aktualisieren. Wenn Ihnen bestimmte Informationen zu bestimmten Kontakten nicht vorliegen, lassen Sie die Zelle leer. Denken Sie daran, die zweibuchstabigen Abkürzungen zu verwenden, die die Post benötigt.
Formatieren Sie den Text in der Spalte Postleitzahl, damit alle Postleitzahlen gleich aussehen. Markieren Sie den gesamten Text in der Spalte, mit Ausnahme der Spaltenüberschrift. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wählen Sie "Zellen formatieren". Klicken Sie auf die Registerkarte "Nummer" und dann auf "Spezial" im Feld "Kategorie". Klicken Sie im Feld "Typ" auf "Postleitzahl" oder "Postleitzahl+4". OK klicken." Dadurch sehen alle Postleitzahlen gleich aus.
Formatieren Sie den Text in der Spalte Telefonnummer so, dass alle Telefonnummern in der Spalte gleich aussehen. Markieren Sie den Text in der Spalte Telefonnummer, mit Ausnahme der Spaltenüberschrift. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Zellen formatieren". Wählen Sie auf der Registerkarte "Nummer" aus dem Feld "Kategorie" die Option "Spezial". Klicken Sie im Feld "Typ" auf "Telefonnummer". OK klicken."
