So sichern Sie E-Mails, Kontakte und mehr in Outlook

Für viele Berufstätige ist Microsoft Outlook das Zentrum ihres Arbeitsablaufs. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Dateien der Anwendung – Ihre E-Mail-Datensätze, Kontakte und Kalender – regelmäßig an einem sicheren Ort gesichert werden. Wenn Sie auf einen neuen PC umziehen, ist es ebenfalls viel einfacher, eine einzelne Datei neu zu laden, als den mühsamen Prozess der erneuten Einrichtung Ihrer E-Mail-Konten zu durchlaufen. Glücklicherweise macht es Outlook ganz einfach, Ihr Konto und Ihre Einstellungen manuell zu sichern und sie zur einfacheren Einrichtung erneut zu importieren. Die folgende Anleitung gilt für Office 2010, Office 2013 und Office 2016.

Sichern Sie Ihre Dateien

Schritt 1: Um mit der Sicherung Ihrer Dateien in Outlook 2013 und 2016 zu beginnen, klicken Sie auf Datei Menü aufrufen und auswählen Öffnen und exportieren aus dem linken Menü.

Schritt 2: Drücke den 

Import Export Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Import- und Export-Assistenten zu öffnen, der Sie auch aus dem berührungsempfindlichen Menüsystem hinauswirft. Für die folgenden Schritte verwenden Sie am besten eine herkömmliche Tastatur und Maus oder ein Touchpad. Klicken Sie in Outlook 2010 auf Datei, wählen Optionen, und klicken Fortschrittlich.

Schritt 3: Klicken Export um den Assistenten zu öffnen. Die folgenden Schritte sind für alle drei Versionen von Outlook identisch.

Schritt 4: Wählen In eine Datei exportieren aus der Aktionsliste und klicken Sie auf Nächste, was zu zwei Möglichkeiten führt. Wählen Outlook-Datendatei (.pst), und klicken Nächste wieder. Wählen Sie im nächsten Bildschirm aus, welche Dateien und Ordner Sie sichern möchten. In den meisten Fällen möchten Sie eine vollständige Sicherung der Dateien für ein Konto erstellen. Klicken Sie dazu einfach auf die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse, den ersten Eintrag in der Liste, und klicken Sie auf Nächste. Stelle sicher das Inklusive Unterordner wird überprüft, damit Sie alle Informationen erfassen.

Schritt 5: Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, was gesichert wird, klicken Sie auf einen einzelnen E-Mail-Ordner, den Abschnitt „Kontakte“ oder „Kalender“ oder eine der anderen Optionen in der Liste. Standardmäßig werden auch alle Ordner innerhalb eines ausgewählten Ordners gesichert. Um dieses Verhalten zu deaktivieren, deaktivieren Sie das markierte Kontrollkästchen inklusive Unterordner. Um bestimmte E-Mail-Nachrichten aus der Sicherung zu entfernen, z. B. E-Mails, die an oder von Ihrer persönlichen Adresse gesendet wurden, klicken Sie auf Filter. Auf diesem Bildschirm können Sie eine Suche nach Wort, Betreff oder Textfeld, nach oder von der Adresse oder nach Zeit erstellen. Erweiterte Filter, einschließlich Größe, Flaggen und Wichtigkeitsbewertungen, sind über verfügbar MErzauswahl Und Fortschrittlich Registerkarten. Wenn Sie mit dem Einrichten Ihrer Filter fertig sind, klicken Sie auf OK um zum Exportmenü zurückzukehren.

Schritt 6: Auf dem nächsten Bildschirm können Sie den Speicherort und Namen Ihrer Sicherungsdatei auswählen. Klicken Durchsuche, navigieren Sie dann zum gewünschten Ordner, benennen Sie die Datei und klicken Sie auf OK. Anschließend wird das Browserfenster geschlossen.

Schritt 7: Klicken Beenden. Sie können dieser Datei für zusätzliche Sicherheit ein Passwort hinzufügen oder beide Felder leer lassen, wenn Sie kein Passwort zuweisen möchten. Dann klick OK um die Sicherungsdatei zu erstellen. Bedenken Sie, dass es einige Sekunden dauern kann, wenn Sie viele E-Mails in Outlook gespeichert haben.

Backups verwalten

Die soeben erstellte PST-Datei kann wie jede andere Datei verschoben oder kopiert werden. Dies macht es einfach, es sicher aufzubewahren; Werfen Sie es einfach auf ein USB-Laufwerk, ziehen Sie es auf eine externe Festplatte oder laden Sie es in die Cloud hoch, um Ihre E-Mails physisch getrennt von Ihrem Computer aufzuzeichnen. Beachten Sie, dass die Datei ziemlich groß ist – 1.000 E-Mails entsprechen in unseren Tests etwa 100 MB – und Sie sie daher möglicherweise nicht über die üblichen Kanäle versenden können.

Denken Sie daran, dass es sich hierbei nicht um eine Live-Datei handelt. Das bedeutet, dass keine von Ihnen empfangenen oder gesendeten E-Mails aufgezeichnet oder gesichert werden nach Du erschaffst es. Für eine aktuellere Datei speichert Outlook Ihre E-Mails und andere Einstellungen automatisch in einer PST-Datei im Dokumente > Outlook-Dateien Ordner unter Ihrem Benutzernamen. Diese Datei ist immer auf dem neuesten Stand, aber da sie lokal gespeichert ist, ist sie anfällig für Fehler. Sie können das Risiko des Verlusts aktueller E-Mails, Kalenderelemente und Kontakte verringern, indem Sie ein Backup- oder Cloud-Speicherprogramm zur Überwachung des Outlook-Dateiordners einrichten.

Backups importieren

Schritt 1: Der Vorgang zum Importieren von PST-Sicherungsdateien ähnelt dem Erstellen derselben. Klicken Sie in Outlook 2013 und 2016 auf Datei im Hauptfenster von Outlook und wählen Sie Öffnen und exportieren aus der Fülle an Möglichkeiten. Wählen Sie dann aus Import Export, um den Import- und Export-Assistenten zu öffnen. Klicken Sie in Outlook 2010 auf Datei, wählen Offen“ und klicken Sie Importieren. Die folgenden Schritte gelten für alle drei Versionen von Outlook.

Schritt 2: Klicken Import aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei, gefolgt von Nächste. Wählen Sie anschließend aus Outlook-Datendatei und klicken Nächste wieder. Klicken Durchsucheund navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten, entweder auf Ihrem lokalen Computer, einem externen Gerät oder irgendwo in einem verbundenen Netzwerk. Im Optionen Im Bereich können Sie wählen, ob Sie doppelte E-Mails und Kontakte durch importierte Elemente ersetzen, die Erstellung von Duplikaten zulassen oder einfach keine Duplikate importieren möchten.

Schritt 3: Wenn das Backup, aus dem Sie importieren, neuer ist als die E-Mails, die Sie derzeit in Outlook haben, wählen Sie aus Ersetzen Sie Duplikate. Wenn die Sicherung älter ist als die aktuellen E-Mails in Outlook, wählen Sie Importieren Sie keine Duplikate. Im Allgemeinen ist keine Auswahl erforderlich Erlauben Sie die Erstellung von Duplikaten es sei denn, Sie wissen, dass Sie spezifische Informationen sowohl aus den alten als auch aus den neuen Dateien benötigen. Klicken Nächste wenn Sie bereit sind, fortzufahren.

Schritt 4: Wählen Sie auf diesem Bildschirm aus, welche Ordner importiert werden sollen und wohin Sie sie importieren möchten. Wenn Sie die Informationen aus einem einzelnen Konto importieren, klicken Sie einfach auf Outlook-Datendatei. Sie können auch einzelne Ordner auswählen oder die Datei filtern, genau wie im Abschnitt oben. Klicken Beenden Wenn Sie bereit sind, geben Sie bei Aufforderung das mit Ihrer Datei verknüpfte Passwort ein. Das ist es! Ihre E-Mails und andere Einstellungen werden in Outlook angezeigt, sobald der Importvorgang abgeschlossen ist.

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