Verwenden Sie Ihren Computer, um eine PDF-Datenbank zu erstellen.
Eine PDF-Datei (Portable Document Format) wird häufig verwendet, um die Formatierung eines Dokuments, das in einem anderen Programm erstellt wurde, wie beispielsweise ein Word-Dokument, eine Tabellenkalkulation oder eine komplexe Designdatei, beizubehalten. PDFs werden mit Adobe Acrobat erstellt und verwaltet. Um eine PDF-Datenbankdatei einzurichten, erstellen Sie sie am besten zuerst mit einer Datenbank oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel. Anschließend können Sie die Datei in eine PDF-Datei umwandeln und die Suchleiste und Indexfunktionen von Adobe Acrobat hinzufügen, um Benutzern das Durchsuchen der Datenbank zu erleichtern.
Datenbank in PDF konvertieren (Ref. 1, 2)
Schritt 1
Öffnen Sie eine Tabellenkalkulation auf Ihrem Computer und geben Sie alle Daten ein, die Sie in die Datenbank aufnehmen möchten. Wenn Sie ein Datenbankprogramm verwenden, können Sie die Daten viel effizienter eingeben, als wenn Sie ein PDF von Grund auf neu starten würden. Speichern Sie die Datei, wenn sie fertig ist.
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Schritt 2
Speichern Sie die Datei als PDF, wenn Sie ein Programm verwenden, das dies zulässt. Alle Microsoft Office-Programme bieten diese Möglichkeit, sofern Adobe Acrobat bereits auf Ihrem Computer installiert ist. Klicken Sie beispielsweise in Excel auf die „Microsoft Office-Schaltfläche“, scrollen Sie über „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF oder XPS“. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf "Veröffentlichen". In anderen Programmen können Sie möglicherweise mit Adobe PDF. als PDF drucken Drucker. Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat.
Schritt 3
Konvertieren Sie die Datei über Adobe Acrobat, wenn Schritt 2 nicht möglich ist. Öffnen Sie Acrobat und klicken Sie auf "Datei, PDF erstellen, aus Datei". Wählen Sie die Tabellenkalkulationsdatei im Dialogfeld "Öffnen" aus und klicken Sie auf "Öffnen". Die Datei wird konvertiert und ein neues PDF-Dokument geöffnet. Klicken Sie auf "Datei, Speichern unter", um die Datei zu speichern.
Suchfunktionen hinzufügen (Ref. 3, 4)
Schritt 1
Rufen Sie die Symbolleiste "Suchen" in Adobe Acrobat auf. Es ist standardmäßig geöffnet, Sie können es jedoch jederzeit wiederfinden, indem Sie "Bearbeiten, Suchen" auswählen. Verwenden Sie es, um ein beliebiges Wort im Dokument zu finden.
Schritt 2
Verwenden Sie das Fenster "Suchen", um eine komplexere Suche zu ermöglichen. Klicken Sie auf "Bearbeiten, Suchen", um es anzuzeigen, oder klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste "Suchen" und klicken Sie auf "Vollständige Acrobat-Suche öffnen". Diese Funktion ist auch für Benutzer von Adobe Reader verfügbar.
Schritt 3
Erstellen Sie einen Index für das PDF, damit Benutzer die Datenbank durchsuchen können. Um einen Index hinzuzufügen, klicken Sie auf "Erweitert, Dokumentverarbeitung, Eingebetteten Index verwalten". Klicken Sie auf "Index einbetten". Folgen die Anweisungen und klicken Sie auf "OK". Der Index wird dem PDF beigefügt, wenn Sie es verteilen an Empfänger.
Dinge, die du brauchen wirst
Adobe Acrobat
Tabellenkalkulationsprogramm
