E-Mail ist unbestreitbar ein nützliches Kommunikationsmittel, aber wenn es falsch eingesetzt wird, kann es zu einem zeitraubenden, aufmerksamkeitsraubenden und ständig aktiven Stressfaktor werden, der eher eine Belastung als einen Nutzen darstellt. Wenn Sie sich jeden Tag vor Ihrem Posteingang fürchten, schauen Sie sich diese Liste professioneller Techniken an, die Ihnen dabei helfen können, das Drehbuch umzudrehen und E-Mails wieder in das Produktivitätstool zu verwandeln, das sie sein sollen.
Inhalt
- Legen Sie Ihre Ruhezeiten fest (und übertragen Sie sie).
- Übernehmen Sie die Kontrolle über die Trittfrequenz
- Melden Sie sich aggressiv von Listen ab
- Verwenden Sie einen Autovervollständiger
- Erfahren Sie, wann Sie E-Mails überspringen und zum Telefon greifen sollten
Legen Sie Ihre Ruhezeiten fest (und übertragen Sie sie).
Um zu verhindern, dass sich E-Mails in die arbeitsfreien Stunden Ihres Lebens einschleichen, ist es eine gute Idee, Ruhezeiten einzurichten – und nicht nur, indem Sie sich mental dazu verpflichten, in bestimmten Zeiten keine E-Mails abzurufen oder indem Sie die „Bitte nicht stören“-Einstellungen aktivieren, um E-Mail-Benachrichtigungen zu blockieren (was ebenfalls eine gute Idee ist), aber auch, indem Sie Ihre Abwesenheitsantwort so einstellen, dass sie nach der Arbeit aktiviert wird Std. Dies hilft dabei, mit den Erwartungen umzugehen und Grenzen gegenüber Ihren Kollegen zu setzen, ohne jedoch die Kommunikation vollständig zu blockieren, wenn etwas Dringendes auftaucht.
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Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre E-Mails zu jeder Tageszeit abzurufen, kann es anfangs etwas nervig sein, aber mit der Zeit werden Sie feststellen, dass dies der Fall ist Das Abrufen von E-Mails zu bestimmten Tageszeiten ermutigt Sie, während der blockierten Zeit konzentrierter und effizienter zu sein aus.
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Übernehmen Sie die Kontrolle über die Trittfrequenz
Ähnlich wie Sie Ihre E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten nicht abrufen, ist es auch nicht ideal, Ihren Posteingang den ganzen Tag über ständig zu überprüfen. E-Mail sollte nicht als Echtzeit-Chat-Anwendung verwendet werden – das ist es, was Slack und Microsoft-Teams sind für. Wenn es für Sie also nicht wichtig ist, E-Mails sofort zu erhalten, kann es sinnvoll sein, die Einstellungen Ihres Posteingangs so anzupassen, dass neue Nachrichten nur zu festgelegten Zeiten eingehen. Mit den meisten gängigen E-Mail-Clients können Sie heutzutage anpassen, wie oft Ihr Posteingang neue Nachrichten abruft. Wenn Sie die Häufigkeit verringern, kann dies Wunder für Ihre Produktivität bewirken. Durch die strategische Festlegung des Rhythmus können Sie E-Mails nicht nur weniger ablenken, sondern auch Teile Ihres Zeitplans effektiver für E-Mail-Korrespondenz blockieren.
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Melden Sie sich aggressiv von Listen ab
Unerwünschte, irrelevante E-Mails von Mailinglisten sind eine ärgerliche Tatsache, aber wenn Sie damit umgehen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken, tun Sie sich selbst keinen Gefallen. Anstatt diese Nachrichten einfach zu löschen, lohnt es sich, sich ein paar zusätzliche Sekunden Zeit zu nehmen, um sich vollständig von der Mailingliste abzumelden. Es dauert etwas länger, aber diese zusätzlichen Klicks werden sich in Zukunft um das Zehnfache auszahlen, da Sie sich die Mühe ersparen, immer mehr unerwünschte E-Mails löschen zu müssen, die Ihren Posteingang verstopfen.
Einige moderne E-Mail-Clients erleichtern Ihnen diesen Vorgang, erkennen Mailinglistennachrichten automatisch und bieten eine leicht zu findende Schaltfläche zum Abbestellen. Aber selbst wenn Ihr E-Mail-Client nicht über diese Funktion verfügt, lohnt es sich dennoch, zum Ende der Nachricht zu scrollen und manuell nach einem Abmeldelink zu suchen. Wenn alles andere fehlschlägt und es keinen Abmeldelink gibt, lohnt es sich oft, eine kurze Antwort-E-Mail zu versenden, in der der Absender deutlich aufgefordert wird: „Bitte entfernen Sie mich aus Ihrer Liste.“
Verwenden Sie einen Autovervollständiger
Vorschläge zur automatischen Vervollständigung (wie Smart Compose von Gmail) sind wohl eine der besten Funktionen, die E-Mail-Software in letzter Zeit hinzugefügt wurden. Wenn Sie nicht vertraut sind: Sie funktionieren im Grunde, indem sie häufig verwendete Wörter und Sätze vorhersagen und sie dann als Vorschläge bereitstellen, die Sie mit einem einzigen Tastendruck eingeben können. Die Guten lernen Ihren Schreibstil kennen, je öfter Sie sie verwenden, und können mit der Zeit fast unheimlich genau werden.
Um ganz ehrlich zu sein, sparen Sie mit Vorschlägen zur automatischen Vervollständigung wahrscheinlich nicht mehr als ein paar zusätzliche Minuten pro Woche, aber sie können funktionieren Wunder, denn es reduziert den mentalen Aufwand, der zum Verfassen einer E-Mail erforderlich ist – insbesondere, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtige Formulierung zu finden etwas. Die Vorschläge können auch als hilfreiche Erinnerung dienen, die Dinge kurz und bündig zu halten.
Erfahren Sie, wann Sie E-Mails überspringen und zum Telefon greifen sollten
Eine der besten E-Mail-Fähigkeiten, die Sie entwickeln können, ist die Fähigkeit zu erkennen, wann E-Mails die ideale Kommunikationsmethode für eine bestimmte Situation sind – und noch wichtiger: wann nicht. In vielen Fällen ist E-Mail vorzuziehen, da sie asynchron ist, überlegtere Antworten ermöglicht und eine Papierspur hinterlässt – was sie für bestimmte Arten von Nachrichten ideal macht. Für weniger formelle Gespräche ist E-Mail jedoch möglicherweise nicht der beste Kommunikationsort. Wenn Ihre Kommunikation nicht unbedingt protokolliert werden muss, ist es oft schneller und effektiver, eine kurze Slack-Nachricht abzuschicken oder sogar zum Telefonhörer zu greifen. In bestimmten Arbeitssituationen ist es manchmal verpönt, Leute anzurufen, aber wenn es strategisch eingesetzt wird, ergeben sich durchaus Vorteile (zusätzliche Geschwindigkeit, Klarheit und die Fähigkeit, Ton und Tonfall zur Informationsvermittlung zu nutzen) überwiegen Kosten.
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