Die Chancen stehen gut, dass Sie Microsoft Outlook auf die eine oder andere Weise zum Senden einer E-Mail oder zum Planen einer Besprechung verwendet haben. Obwohl dies die häufigsten Aufgaben sind, die Sie in Outlook erledigen können, gibt es einige Tricks, die Sie nutzen können, um Ihr Erlebnis zu verbessern.
Inhalt
- Stellen Sie zwei Zeitzonen ein
- Legen Sie Farben für E-Mails von bestimmten Personen fest
- Verwenden Sie die Outlook-Hotkeys
- Ändern Sie die Größe Ihrer Dateien, um große Bildanhänge zu versenden
- Starten Sie Teams-Besprechungen, öffnen Sie Sticky Notes und OneNote direkt aus Outlook im Web
- Erreichen Sie mit der Konversationsbereinigung den Posteingang Null
- Legen Sie Regeln fest, um E-Mail-Nachrichten automatisch zu verschieben, zu kennzeichnen und zu beantworten
Ich erinnere mich an eine E-Mail ist ein Thema, das wir bereits behandelt haben, aber es gibt auch die Möglichkeit, E-Mails farblich zu kennzeichnen oder verschiedene Zeitzonen festzulegen. Wir haben einige Zeit damit verbracht, die Menüs für Sie durchzustöbern und Ihnen all das und noch mehr zu zeigen.
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Stellen Sie zwei Zeitzonen ein
Wir beginnen zunächst mit den Zeitzonen, denn Zeit ist alles! Dies ist nützlich, wenn Sie an einem anderen Ort als Ihrem Arbeitsplatz ansässig sind – sagen wir, Sie sind in New York und Ihr Arbeitsplatz ist in Portland, Oregon. Um Ihre E-Mails auf dem gleichen Stand zu halten und zu vermeiden, dass Sie zu spät zu Besprechungen kommen, können Sie in der Outlook-Desktop-App mehrere Zeitzonen festlegen.
Dies ist eines der einfachsten Dinge, die Sie in Outlook konfigurieren können. Alles, was Sie tun müssen, ist, in Ihren Kalenderbereich der Outlook-Desktop-App zu gehen und dann die zu besuchen Datei Speisekarte. Klicken Sie dort auf Optionen und klicken Sie dann auf Kalender. Dann möchten Sie danach suchen Zeitzonen Möglichkeit. Es sollte ein Kontrollkästchen für angezeigt werden Zeigen Sie eine zweite Zeitzone an. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen und wählen Sie dann die gewünschte zweite oder dritte Zeitzone aus. Sie werden dies jetzt in Outlook sehen.
Legen Sie Farben für E-Mails von bestimmten Personen fest
Möchten Sie, dass Ihre E-Mails etwas anders aussehen, damit Ihr Posteingang schicker und leichter zu lesen ist? Outlook unterstützt Sie mit der sogenannten bedingten Formatierung. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten, die Ihren eigenen definierten Bedingungen entsprechen, durch die Verwendung von Farben, Schriftarten und Stilen in der Nachrichtenliste hervorheben. Es landet auf Platz 2 unserer Liste.
Sie können Outlook anweisen, die Farbe bestimmter Nachrichten basierend auf dem Namen oder der E-Mail-Adresse eines Absenders zu ändern. Wenn Sie beispielsweise alle E-Mails Ihres Chefs in Rot anzeigen möchten.
Um eine bedingte Formatierungsregel einzurichten, wechseln Sie in der Outlook-Desktop-App zu Ihrem Posteingang und besuchen Sie die Registerkarte „Ansicht“. Wählen Sie dort die aus Aktuelle Ansicht Einstellung. Anschließend wählen Sie aus Einstellungen anzeigen. Sie möchten dann in das klicken Erweiterte Ansichtseinstellungen Dialogfeld und wählen Sie aus Bedingte Formatierung. Microsoft hat hier eine Liste mit Schritten, die Sie befolgen können, aber wir konzentrieren uns darauf, wie Sie Nachrichten von bestimmten Personen in einer bestimmten Farbe anzeigen lassen können.
Klicken Sie dazu auf Hinzufügen und geben Sie dann einen Namen für die Regel ein. Wählen Schriftart, und dann darunter Farbe Wählen Sie die gewünschte Farbe aus und klicken Sie dann OK. Danach wählen Sie aus Zustand und wählen Sie eine Bedingung. Geben Sie im Feld „Von“ den Kontakt- oder Absendernamen ein, der in Ihrem Posteingang in einer anderen Farbe angezeigt werden soll. Dann in Filter, bedingte Formatierung und erweiterte Ansichtseinstellungen Dialogfelder auswählen OK.
Verwenden Sie die Outlook-Hotkeys
Sie kennen wahrscheinlich Tastaturkürzel wie STRG+C und STRG+V, aber wussten Sie, dass die Outlook-Desktop-App auch über eine Reihe von Hotkeys verfügt, die Sie verwenden können? Mithilfe dieser Tasten können Sie an einem anstrengenden Tag Zeit sparen, da Sie nicht mit der Maus über Symbole und Menüs ziehen müssen, um häufige Aufgaben wie das Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auszuführen. Wir haben unsere beliebtesten Outlook-Hotkeys für Nummer drei auf unserer Liste zusammengestellt. Beachten Sie, dass diese für Windows 10 gelten.
| Tastaturkürzel | Aufgabe |
| STRG + Umschalt + M | Erstellen Sie eine neue Nachricht |
| STRG + R | Öffnen Sie das Antwortfenster |
| STRG + F | Öffnet das Weiterleitungsfenster |
| STRG+Umschalt+R | Öffnen Sie das Antwortfenster, um einer ganzen Gruppe zu antworten |
| STRG+K | Fügen Sie Hyperlinks in E-Mails ein |
| STRG+Umschalt+G | Markieren Sie eine Nachricht |
| F4 | Suchen Sie nach Text in einer E-Mail |
| STRG+3 | Öffnet die Kontaktliste |
| STRG+2 | Öffnet den Outlook-Kalender |
Auch hier haben wir gerade einige der gebräuchlichsten Hotkeys zusammengestellt. Microsoft hat eine vollständige Liste auf seiner Website, das die Outlook-Verknüpfungen für MacOS sowie das Web abdeckt. Ihre Liste ist etwas umfassender und umfasst Diktat, Ordner, Lesefenster, Drucken und mehr.
Ändern Sie die Größe Ihrer Dateien, um große Bildanhänge zu versenden
Eine häufige Hürde beim Versenden von E-Mails mit Bildern besteht darin, dass die Dateien, die der Empfänger erhalten soll, für die Grenzen des Webs etwas zu groß sind. In diesem Fall können Sie versuchen, die Größe Ihrer Bildanhänge über die Outlook-Desktop-App zu ändern, damit sie nicht zu groß werden.
Sie können die Größe Ihrer Bildanhänge in wenigen Schritten ändern. Nachdem Sie eine neue Nachricht verfasst haben, müssen Sie zunächst versuchen, alle Bilder anzuhängen, die Sie senden möchten. Sie werden wahrscheinlich eine Fehlermeldung erhalten, aber machen Sie sich keine Sorgen. Gehen Sie einfach hinein Datei Klicken Sie auf die Registerkarte dieser E-Mail und suchen Sie dann oben nach der Fehlermeldung. Wählen Sie die Option mit der Aufschrift Ändern Sie die Größe großer Bilder, wenn ich diese Nachricht sende.
Outlook versucht, die Nachricht per E-Mail zu versenden, indem es Ihre Bilder auf eine kleinere Größe komprimiert. Falls die Nachricht immer noch nicht ankommt, können Sie es versuchen Zippen Sie Ihre Dateien in Windows 10 oder Mac OS um sie zu verkleinern und dann die ZIP-Datei an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen.
Starten Sie Teams-Besprechungen, öffnen Sie Sticky Notes und OneNote direkt aus Outlook im Web
Obwohl wir uns auf die Outlook-Desktop-App konzentriert haben, birgt Outlook im Web auch einige Geheimnisse. Während Sie wahrscheinlich bereits Zeit damit verbringen, Ihren Kalender oder Ihre E-Mails in Outlook zu sortieren Im Internet hat Microsoft dort einige Integrationen mit Sticky Notes und OneNote integriert. zu.
Wenn Sie sich mit der Integration mit derselben Microsoft 365-E-Mail-Adresse anmelden, die Sie beruflich verwenden (oder sogar mit der E-Mail-Adresse eines persönlichen Microsoft-Kontos), Auf Sticky Notes in Windows 10 oder in der OneNote-App haben Sie mit diesem Outlook-Konto schnellen Zugriff auf dieselben Dinge Netz. Dies wird als OneNote-Feed bezeichnet.
Sie können jederzeit dorthin wechseln, indem Sie nach oben gehen und auf der rechten Seite des Bildschirms auf das OneNote-Symbol klicken. Dies funktioniert sowohl mit persönlichen Microsoft-Konten als auch mit geschäftlichen Microsoft 365-Konten. Probieren Sie es also aus und machen Sie sich beim E-Mail-Versand Notizen!
Wir möchten auch auf die Möglichkeit „Jetzt treffen“ hinweisen. Diese Option wird oben in Ihrem Posteingang in Outlook im Web angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, können Sie sofort eine Teams-Besprechung (mit Arbeitskonten) oder eine Skype-Besprechung (mit persönlichen Konten) starten Konten.) Es ist eine schnelle Möglichkeit, einige Hürden zu überwinden und nicht viele Menüs durchlaufen zu müssen, um richtig in eine Besprechung zu gelangen weg.
Erreichen Sie mit der Konversationsbereinigung den Posteingang Null
Wenn Ihr Posteingang voller Nachrichten ist, sollten Sie die Konversationsbereinigungsfunktion in Outlook ausprobieren. Es handelt sich um eine weitere Funktion, von der Sie vielleicht nicht wussten, dass sie existiert.
Wie Microsoft erklärt, ist die Konversationsbereinigungsfunktion in Outlook soll Ihnen dabei helfen, die Anzahl der Nachrichten in Ihren Ordnern zu reduzieren. Redundante Nachrichten während einer Konversation, die bereinigt werden, werden in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben. Denken Sie daran, dass dies für Konversationen in einem E-Mail-Thread oder einer Sammlung von Nachrichten gilt.
Sie können die Konversationsbereinigung verwenden, indem Sie zu Ihrem Outlook-Posteingang auf Ihrem Desktop gehen und dann auf klicken Heim Tab. Von dort aus können Sie auswählen Löschen Gruppe auswählen und dann auswählen Aufräumen.
Sie können wählen Bereinigen Sie das Gespräch um das aktuelle Gespräch aufzuräumen. Dann entscheiden Sie sich dafür Bereinigen Sie den Ordner um einen gesamten Ordner zu bereinigen, wobei die überflüssigen Nachrichten gelöscht werden. Sie können sich auch dafür entscheiden Bereinigen Sie Ordner und Unterordner. Mit dieser Option werden alle Konversationen im ausgewählten Ordner und allen darin enthaltenen Ordnern überprüft und überflüssige Nachrichten gelöscht.
Legen Sie Regeln fest, um E-Mail-Nachrichten automatisch zu verschieben, zu kennzeichnen und zu beantworten
Während die Konversationsbereinigung eine Möglichkeit ist, zu einem sauberen Posteingang zu gelangen, ist das Festlegen von Regeln eine andere. Sie können E-Mails automatisch verschieben, kennzeichnen und beantworten, wenn Sie in Ihrer Outlook-Desktop-App Regeln festlegen. Diese Regeln können sogar verwendet werden, um bestimmte Töne abzuspielen, wenn Sie Nachrichten erhalten.
Um eine Regel einzurichten, müssen Sie lediglich mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrem Posteingang klicken und auswählen Regeln Von dort aus können Sie eine der Optionen auswählen. Outlook schlägt automatisch die Erstellung einer Regel basierend auf dem Absender und den Empfängern vor. Wenn Sie weitere Regeln erstellen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und auswählen Regel erstellen.
Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm und aktivieren Sie im Dialogfeld „Regel erstellen“ eines oder mehrere der ersten drei Kontrollkästchen. Microsoft verfügt über eine vollständige Anleitung zu Outlook-Regeln Hier wenn Sie weitere Hilfe benötigen.
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