Verwendung von E-Mail in Unternehmen

E-Mail ist in den letzten Jahren eines der am weitesten verbreiteten Tools für die Geschäftskommunikation. Zu den Einsatzmöglichkeiten von E-Mail im Geschäft gehören die Kommunikation mit Kollegen und Kunden, das Planen von Besprechungen, das Versenden automatischer Benachrichtigungen und das Teilen von Newslettern mit alten und neuen Kunden. Einer der Vorteile von E-Mail in der Geschäftskommunikation besteht darin, dass sie so allgegenwärtig ist, dass jeder davon ausgeht, dass jeder mit Internetzugang E-Mails senden und empfangen kann. E-Mail wurde in den letzten Jahren auch von einigen Betrügern und Hackern verwendet, daher ist es wichtig, auf betrügerische Nachrichten aufmerksam zu sein.

Eine wichtige Rolle von E-Mail in der Geschäftskommunikation besteht darin, Menschen innerhalb desselben Unternehmens oder derselben Organisation zu verbinden. E-Mails werden sehr häufig verwendet, um Kollegen Fragen zu stellen

Viele Büros haben verschiedene interne Mailinglisten an die Leute Nachrichten senden können, um sie zu einer bestimmten Abteilung des Unternehmens zu bringen, egal ob das alle sind, die im Humanbereich arbeiten Ressourcen, die möglicherweise eine Aktualisierung der Urlaubsrichtlinien sehen müssen, oder alle, die auf einer bestimmten Etage arbeiten, die wissen sollten, dass es sich um die eines Kollegen handelt Geburtstag. E-Mail wird auch häufig mit integrierten Kalendertools verwendet von Anbietern wie Microsoft und Google, um Besprechungen und andere Veranstaltungen zu planen.

Email Anhänge werden häufig zur gemeinsamen Nutzung von Dateien verwendet, von Microsoft Word-Dokumenten bis hin zu Mustern von Werbematerialien wie Logos oder Jingles.

Die Leute überprüfen zunehmend Firmen-E-Mail auf persönlichen Geräten wie Smartphones, die es ihnen ermöglicht, mit Kollegen außerhalb des Büros in Kontakt zu bleiben. Dies kann sowohl positiv als auch negativ sein: Menschen können leichter von zu Hause aus arbeiten oder während des morgendlichen Pendelns schnell einchecken, aber sie haben möglicherweise auch weniger echte Freizeit, wenn sie nicht im Büro sind.

Die entscheidende Rolle von E-Mail in der Geschäftskommunikation macht es nicht verwunderlich, dass sich formelle und informelle Etikette-Regeln rund um E-Mail entwickelt haben.

Die Leute versuchen im Allgemeinen, E-Mails mit a. zu adressieren gewisse Professionalität, stellen Sie sicher, dass Sie ein klares und prägnante Betreffzeile das macht E-Mails im Posteingang leicht zu erkennen und zumindest etwas zu beachten Grammatik, Rechtschreibung und Groß-/Kleinschreibung. Die meisten Leute versuchen es Vermeiden Sie jegliche Art von Kommentaren in der Farbe in Firmen-E-Mails, einschließlich geschmackloser Witze, Hinweise auf Politik und Religion oder irgendwelche Sticheleien auf ihre Arbeitgeber.

Manche Leute versuchen auch, in Firmen-E-Mails fröhlich zu erscheinen, da es schwierig ist, den Ton allein anhand einer schriftlichen Nachricht zu bestimmen. Dies kann mit Ausrufezeichen oder Emojis erfolgen, obwohl es unprofessionell erscheinen kann, es zu übertreiben. Im Allgemeinen möchten Sie Folgen Sie der Führung anderer in Ihrer Organisation wenn es darum geht, E-Mails an Kollegen oder Kunden zu verfassen.

Viele Organisationen haben ihre eigenen E-Mail-Richtlinien, die beispielsweise verlangen, dass an jede ausgehende E-Mail ein bestimmtes Signaturformat angehängt wird. An manchen Arbeitsplätzen gibt es Richtlinien dazu, wann, wenn überhaupt, Firmen-E-Mails aus persönlichen Gründen verwendet werden dürfen. Viele haben auch Richtlinien, wann E-Mails aus Sicherheitsgründen aufbewahrt oder gelöscht werden sollten.

Der Empfang automatisierter E-Mail-Nachrichten von Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte machen, ist mittlerweile alltäglich. Online-Shopping-Outlets senden Benachrichtigungen über Verkäufe, Kaufbestätigungen und Updates zu Versandplänen. Zeitungen und andere Medienorganisationen versenden automatisierte E-Mails mit Schlagzeilen und Story-Updates.

Es gibt eine Vielzahl von Unternehmen, die automatisierte E-Mails für Unternehmen senden können, einschließlich Marketing-E-Mails und E-Mails, die durch einen Kauf ausgelöst werden, manchmal auch als. bezeichnet Transaktions-E-Mails. Bestimmte Gesetze regeln, wann Unternehmen die E-Mail-Adressen von Personen speichern dürfen, wann sie es Personen ermöglichen müssen, E-Mails abzubestellen und wann sie Marketingnachrichten senden können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Regeln in Ihrer Gerichtsbarkeit einhalten und möglicherweise an Orten, an denen Personen, denen Sie eine E-Mail senden, arbeiten oder wohnen.

Einige kommerzielle E-Mail-Anbieter können Ihnen bei der Verwaltung von Abmeldungen, Abonnementlisten und anderen Informationen helfen. Schauen Sie herum, um einen zu finden, der Ihren Bedürfnissen zu einem Preis entspricht, den Sie mögen.

Email Newsletter sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden. Einige Unternehmen verwenden sie, um Kunden zu erreichen und sie über Verkäufe, neue Produkte oder bestehende Dienstleistungen zu informieren. Zum Beispiel könnte ein Poolreinigungsunternehmen einen Newsletter versenden, der die Leute an seine Dienstleistungen im Sommer erinnert nähert sich, oder ein Podcast-Studio könnte E-Mail-Newsletter versenden, in denen eine neue Serie oder eine neue Staffel einer bestehenden angekündigt wird Show.

In anderen Fällen, der Newsletter selbst ist das Produkt. Einige Medienorganisationen und andere Gruppen haben mit bezahlten Newslettern Erfolg gehabt, die Informationen enthalten, die nirgendwo anders verfügbar sind. Einige davon werden mit spezialisierten Plattformen oder durch Crowdfunding-Tools wie Patreon erstellt.

Wie bei anderen kommerziellen E-Mails sollten Sie beim Versenden eines E-Mail-Newsletters sicherstellen, dass Sie die ausdrückliche Zustimmung der Personen haben, an die Sie Nachrichten senden, und dass sie dies haben eine einfache Möglichkeit, sich abzumelden. Sie können beispielsweise Personen einladen, sich für einen Newsletter anzumelden, wenn sie Ihre Website besuchen oder eine Transaktion abschließen. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Newsletter anbieten, müssen Sie natürlich sicherstellen, dass die Leute ihre Abonnements einfach kündigen und keine Rechnungen mehr erhalten.

E-Mail-Betrug, oft bekannt als Phishing, hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Betrüger senden E-Mails an Personen, die sich als vertrauenswürdige Institutionen ausgeben oder sogar einzelne Mitarbeiter, die versuchen, die Empfänger dazu zu bringen, Geld zu senden oder wertvolle Informationen wie Benutzernamen und Passwörter bereitzustellen. In einigen Fällen werden diese E-Mails massenhaft an eine große Anzahl von Empfängern gesendet, in anderen Fällen sind sie jedoch speziell an bestimmte Empfänger gerichtet.

Malware wird manchmal auch per E-Mail verbreitet, normalerweise über Anhänge oder Links zu zwielichtigen Websites, die in den E-Mail-Nachrichten enthalten sind. In einigen Fällen infiziert die verdächtige Datei, wenn sie geöffnet wird, den Computer des Empfängers und verwendet seine E-Mail-Software, um weitere Kopien von sich selbst an die Kontakte des ursprünglichen Empfängers zu senden.

Um nicht Opfer von E-Mail-Betrug zu werden, Schauen Sie sich die Adressen genau an, von denen Nachrichten kommen und stellen Sie sicher, dass sie tatsächlich zu den Personen oder Institutionen passen, von denen sie behaupten, dass sie von ihnen stammen. Überprüfen Sie, ob alle Links in E-Mails zu den Websites führen, auf die sie angeblich verlinken. Wenn Sie eine unerwartete E-Mail mit einem Anhang erhalten, überprüfen Sie, ob sie tatsächlich von der Person stammt, von der sie behauptet, zu stammen, auch wenn Sie diese Person anrufen oder auf andere Weise eine Nachricht senden müssen, um die Identität zu bestätigen.

Viele Unternehmen haben Antiviren Software um eingehende und ausgehende E-Mails auf Malware zu scannen, aber es ist dennoch gut, wachsam zu sein, um Betrug zu vermeiden.

In manchen Büros wird E-Mail zunehmend durch Instant-Messaging-Software ersetzt, wie Microsoft Teams oder Slack. Unternehmen verwenden auch Messaging-Tools und Social-Networking-Software, um mit Kunden zu kommunizieren, oft über automatisierte Chatboxen oder Links auf Unternehmenswebsites.

Diese Echtzeitplattformen können oft schneller und bequemer sein als die Verwendung von E-Mail. Viele machen es auch einfach, Dateien freizugeben oder sogar Sprach- und Videokonferenzsitzungen einzurichten, was nicht direkt per E-Mail möglich ist.

Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass diese Plattformen E-Mail in absehbarer Zeit vollständig ersetzen werden.