Zugriffsabfragen helfen Benutzern, Fragen zu Daten zu beantworten.
Access ist eine Datenbanksoftware, die es Benutzern ermöglicht, eine große Menge an Informationen zu speichern. Die Bestandteile einer Datenbank sind Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros. Tabellen ermöglichen es dem Benutzer, die Rohdaten zu speichern. Abfragen manipulieren Daten in den Tabellen. Formulare können verwendet werden, um Daten in die Tabellen einzugeben und in der Datenbank zu navigieren. Berichte dienen der Darstellung der Daten in einem druckerfreundlichen Format und Makros helfen bei der Automatisierung von Datenbankaufgaben. Die wichtigste Komponente einer Datenbank sind Abfragen. Wie der Name schon sagt, ermöglicht eine Abfrage dem Benutzer, die Daten in den Tabellen abzufragen.
Abfragetypen
In Access gibt es verschiedene Arten von häufig verwendeten Abfragen: Auswählen, Anhängen, Aktualisieren, Löschen, Tabelle erstellen. Das Ziel der Abfrage bestimmt den zu verwendenden Abfragetyp. Eine Auswahlabfrage hilft dem Benutzer, Informationen basierend auf den benutzerdefinierten Anforderungen einfach aus der Tabelle abzurufen. Beispielsweise kann eine Auswahlabfrage Kundennamen isolieren, die mit dem Buchstaben "M" beginnen. Eine Anfügeabfrage wird erstellt, um einer Tabelle Informationen hinzuzufügen. Eine Aktualisierungsabfrage kann Tabellendatensätze gemäß den Anforderungen des Benutzers ändern. Löschabfragen entfernen Datensätze aus der Tabelle. Eine Tabellenerstellungsabfrage ermöglicht es einem Benutzer, aus ausgewählten Datensätzen eine neue Tabelle zu erstellen.
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Funktionen
Abfragen ermöglichen es dem Benutzer, einzelne Felder zu berechnen. Der Benutzer kann grundlegende Berechnungen wie die Addition oder Multiplikation von Feldern oder komplexere Berechnungen für technische oder statistische Zwecke durchführen. Die integrierten Berechnungen von Access sind dieselben wie in Microsoft Excel. Durch eine Abfrage können Artikel auch nach benutzerdefinierten Kriterien gruppiert oder sortiert werden.
Datenquelle
Die Daten in einer Abfrage werden häufig aus Tabellen in einer Datenbank abgerufen. Die Tabelle kann sich in der aktuellen Datenbank, in einer anderen Datenbank oder in einem Unternehmenssystem wie AS/400 befinden. In einer Abfrage können mehrere Tabellen platziert werden. Abfragen können auch Informationen aus anderen Abfragen abrufen. Anders ausgedrückt können Abfragen in Abfragen eingebettet werden. Ähnlich wie bei Tabellen können zwei oder mehr Abfragen in einer Abfrage enthalten sein. Innerhalb einer Access-Abfrage sind Tabellen und Abfragen durch gemeinsame Felder verknüpft.
Magier
Eine Abfrage kann mithilfe eines Assistenten (Schritt-für-Schritt-Anleitung) oder von Grund auf neu erstellt werden. Benutzer, die neu in Access-Datenbanken sind, sollten idealerweise den Assistenten verwenden. Es ermöglicht dem Benutzer, sich mit Abfragen und dem Herstellen von Verknüpfungen zwischen den Tabellen und Abfragen, die die Datenbank verwendet, vertraut zu machen.
Warnung
Um Duplizierungen zu vermeiden, wählen Sie ein Tabellenfeld aus, das der Primärschlüssel ist. Dieser Primärschlüssel ist ein Feld, das für jeden Datensatz eindeutige Informationen enthält. Ein Primärschlüssel für eine Inkassodatenbank könnte beispielsweise eine Rechnungsnummer oder eine Kundenkontonummer sein. Wenn ein Primärschlüssel ausgewählt wird, besteht bei der Ausführung der Abfrage weniger Gelegenheit für eine Datensatzduplizierung.
