So exportieren Sie Daten aus Excel, um Etiketten zu erstellen

Die Microsoft Office-Softwaresuite hat sich seit ihrer Einführung im Jahr 1990 erheblich weiterentwickelt. Gängige Softwarepakete wie Excel und Word interagieren nahtlos miteinander und eröffnen eine Vielzahl von Aufgaben und Funktionen, die zuvor schwer zu bewältigen waren.

Obwohl Excel in erster Linie als Datenbank- und Tabellenkalkulationstool angesehen wird, kann dieses Softwarepaket auch für zusätzliche Aufgaben verwendet werden, einschließlich der Erstellung von Adressetiketten. Sie können die Seriendruckfunktion in Microsoft Word verwenden, um Daten in Excel zu importieren, die in Adressetiketten umgewandelt werden können. Der Abschluss dieses Prozesses erfordert einige Schritte, die jedoch von Einzelpersonen aller Kenntnisse und technologischen Fähigkeiten durchgeführt werden können.

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Der Seriendruck Die in Microsoft Word enthaltene Funktion macht es relativ einfach, die Daten zu integrieren, die Sie zum Erstellen von Versandetiketten benötigen. Bevor diese Daten jedoch in Excel übernommen werden können, müssen Sie die Tabelle und die Zellen in der Excel-Umgebung so formatieren, dass sie dem spezifischen Rahmen des Seriendruckprozesses in Word entsprechen.

Erstellen und beschriften Sie zunächst Spaltenüberschriften, um die Daten widerzuspiegeln, die aus Word importiert werden. Dazu gehören die folgenden Etiketten (oder ähnliche):

• Vorname
• Nachname
• Adresse
• Stadt

Denken Sie daran, dass diese Beschriftungen die grundlegenden Überschriften der Spalten 1 bis 4 ersetzen, die bereits verwendet werden. Beachten Sie auch, dass Sie für jeden dieser Datenpunkte eine separate Spalte verwenden müssen. Andernfalls kann es in einem späteren Stadium des Prozesses zu einigen organisatorischen Problemen kommen.

Stellen Sie in dieser Vorbereitungsphase sicher, dass keine leeren Zeilen und Spalten in Ihrem Arbeitsbereich verbleiben. Während des Etikettenerstellungsprozesses können diese leeren Bereiche zu Formatierungsfehlern führen und verhindern, dass alle Ihre Etiketten erstellt werden.

Nachdem Ihr Arbeitsbereich richtig formatiert wurde, besteht der nächste Schritt darin, die von Ihnen verwendete Adressliste zu suchen. Dies erreichen Sie, indem Sie den Namen der Liste eindeutig festlegen. Wählen Sie dazu die vollständige Adressliste aus, die Sie verwenden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Zellen enthalten sind, die Überschriften enthalten. Öffnen Sie danach die Formeln Registerkarte, finden Sie die Definierte Namen gruppieren und wählen Sie die Name definieren Möglichkeit.

Geben Sie anschließend einen benutzerdefinierten Namen für die Adressliste ein. Dieser spezielle Name bleibt Ihrem Ermessen überlassen. Wenn Sie mehrere Adresslisten verwalten, wählen Sie etwas aus, das sich auf die spezifischen Namen in der Liste und die beabsichtigte Funktion bezieht. Nach dem Drücken von OK, wird der neue Name für die Liste angehängt.

Bevor Sie Etiketten aus Excel drucken können, stellen Sie sicher, dass alle Adressinformationen erfolgreich zusammengeführt werden. Führen Sie dazu die nächsten Schritte in Microsoft Word aus. Öffnen Sie ein leeres Dokument und navigieren Sie zum Mailings Tab. Finden Sie die Seriendruck starten gruppieren und wählen Sie die Seriendruck starten Tab.

Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option Etiketten -Taste und konfigurieren Sie die verschiedenen verfügbaren Etikettenoptionen, um sie an Ihr eigenes Setup anzupassen. Sie können beispielsweise den von Ihnen verwendeten Druckertyp auswählen und einen Etikettenhersteller und eine Produktnummer angeben. Diese Informationen können sich als besonders nützlich erweisen, wenn Sie mit a. zusammenarbeiten Drittanbieter, der diese Daten verwenden kann, um schnell den passenden Druckrahmen für Ihre Unterlagen.

Ein wichtiges Element dieses Schrittes ist die Auswahl der passenden Abmessungen für die Etikettenbögen. Im Produktnummer Kästchen, wählen Sie das Einzelheiten Option und stellen Sie sicher, dass die aufgeführten Abmessungen mit Ihren Etiketten und Etikettenblättern übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, korrigieren Sie diese Informationen, bevor Sie mit dem Vorgang fortfahren. Andernfalls könnten Ihre endgültigen Etiketten falsch gedruckt werden.

Wenn Sie Ihre eigenen Abmessungen eingeben und diese speichern, erscheinen die spezifischen Etikettenparameter im Andere/Benutzerdefiniert Kategorie in diesem Fenster. Nachdem Sie die entsprechenden Etikettenparameter ausgewählt haben, drücken Sie OK um Ihre Auswahl zu bestätigen. Microsoft Word sollte automatisch eine neue Tabelle erstellen, die das von Ihnen beschriebene Layout generiert.

Nachdem die entsprechenden Frameworks sowohl in Word als auch in Excel eingerichtet wurden, ist es nun an der Zeit, mit dem Merge zu beginnen. Dazu stellen Sie zunächst eine Verbindung zwischen Ihren Etiketten und der Adressliste her, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt und benannt haben. Wählen Sie in Word Optionen von dem Datei Menü und wählen Sie die Fortschrittlich Tab. Suchen Sie den Abschnitt mit dem Namen Allgemein und wähle die Bestätigen Sie die Dateiformatkonvertierung aufoffen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen verfügbar. Dann drücken OK weitermachen.

Wählen Sie als Nächstes die Mailings Registerkarte, öffnen Sie die Seriendruck starten Gruppe und klicken Sie auf das Empfänger auswählen Option aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie abschließend auf Vorhandene Liste verwenden um den Prozess fortzusetzen.

Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie die spezifische Liste auswählen, die Sie als Teil der Zusammenführung verwenden möchten. Nehmen Sie sich an dieser Stelle die Zeit, die zuvor genannte Liste zu suchen, und klicken Sie dann auf Datenquelle auswählen Kasten. Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie die von Ihnen verwendete Datenquelle bestätigen. Nach dem Klicken auf Zeige alles Kästchen, wählen Sie das MS Excel Arbeitsblätter über DD Option in der Offene Datenquelle Kästchen vor dem Drücken OK.

Wählen Sie als letzten Schritt im angezeigten Dialogfeld den spezifischen Zellbereich und/oder das Arbeitsblatt mit allen Daten aus, die Sie zusammenführen möchten. Dann drücken OK.

Nachdem das Arbeitsblatt mit den Adressinformationen identifiziert und mit den Etiketten verknüpft wurde, fügen Sie spezielle Platzhalter hinzu, die bestimmen, wie jede Adresse auf einem Etikett angezeigt wird. Diese spezifischen Platzhalter werden auch als. bezeichnet Seriendruckfelder. Wenn auf jedem Etikett Text wiederholt wird, können Sie diesen auch manuell eingeben.

Der Grund für die Erstellung dieser Platzhalter ist bedeutsam. Diese spezifischen Informationen choreografieren die Übertragung der Daten aus der Adressliste in die Tabelle. Die Platzhalter fungieren als Wegweiser, teilen die Informationen auf und platzieren jedes Element dort, wo es hingehört, innerhalb des gesamten Labels.

Überprüfen Sie nach dem Erstellen der Platzhalter, ob Word jedes Element des Platzhalters den entsprechenden Daten aus der Liste richtig zugeordnet hat. Dies kann mit dem Match-Felder Dialog Box. Hier können Benutzer festlegen, wie jeder Platzhalter mit Daten aus der Adressliste verknüpft wird. Sie können zum Beispiel die Vorname Platzhalter für die Vorname Spalte innerhalb der Adressliste, um sicherzustellen, dass diese Daten ihren Weg an die richtige Stelle auf dem Etikett finden.

Beachten Sie, dass einige Inhalte, wie beispielsweise eine Begrüßung oder ein Logo, von Ihnen manuell hinzugefügt werden müssen, da sie ursprünglich nicht Teil der Adressliste sind. Dies ist relativ einfach zu bewerkstelligen. Geben Sie einfach den spezifischen Text ein, den Sie auf dem Etikett verwenden möchten, oder fügen Sie das Bild hinzu, das Sie als Logo oder ein anderes Mediensymbol integrieren möchten.

Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Etikett genau nach Ihren Wünschen gestaltet ist, bevor Sie mit der eigentlichen Zusammenführung beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Inhalte erneut überarbeiten müssen, wenn Sie versehentlich wichtige Daten vergessen oder das Label neu gestalten möchten.

Nachdem Sie das Aussehen und Verhalten des Etiketts bestätigt und die Richtigkeit der Platzhalter und ihre Beziehung zu den Daten aus der Adressliste überprüft haben, können Sie fortfahren.

Um die Zusammenführung zu starten, öffnen Sie das Heim Registerkarte in Microsoft Word und drücken Sie die Seriendruck Taste. Wenn Sie derzeit nur bestimmte Kontakte aus der größeren Adressliste integrieren möchten, können Sie diese hier auswählen. Wenn Sie jedoch die gesamte Liste integrieren möchten, drücken Sie Alle Kontakte in der aktuellen Ansicht. Wenn Sie bereit sind, alle Platzhalter und Felder zu verwenden, die Sie für das Etikett entworfen haben, klicken Sie auf das Alle Kontaktfelder Schaltfläche, die im nächsten Menü erscheint.

Wenn Sie es vorziehen, ein komplett neues Word-Dokument für die Zusammenführung zu erstellen, können Sie dies tun, indem Sie das Neues Dokument Taste. Wenn Sie jedoch lieber das vorhandene Dokument verwenden möchten, drücken Sie die Vorhandenes Dokument Taste an dieser Stelle.

Verwenden Sie die Versandetiketten Registerkarte in der gefunden Dokumentenart Menü, um gezielt zu entscheiden, welche Seriendruckfelder auf dem fertigen Etikett ankommen. Nachdem Sie festgelegt haben, wie das endgültige Etikett aussehen soll, drücken Sie die Labels aktualisieren Taste. Wenn Daten schließlich in den Formularfeldern ankommen, werden sie möglicherweise von sichtbaren Klammern umgeben. Klicken Sie in diesem Fall mit der rechten Maustaste auf die Klammern und drücken Sie die Feldcodes umschalten Taste, um sie auszuschalten.

Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die endgültige Vorschau der Etiketten erstellen und drucken. Drücken Sie die Vorschau der Ergebnisse Tab und scrollen Sie mit den durch die Datensätze Nächster Datensatz und Bisherigen Rekord Pfeile. Wenn Sie mit den Etiketten zufrieden sind, gehen Sie zum Mailings Registerkarte, klicken Sie Fertig stellen und zusammenführen in dem Beenden Gruppe, und klicken Sie dann auf Dokumente drucken Taste. Wenn Ihre gedruckten Dokumente nicht Ihren bevorzugten Inhalt oder Ihr bevorzugtes Design widerspiegeln, müssen Sie möglicherweise zum Mailings Registerkarte und stellen Sie sicher, dass alle Abmessungen und Papierformate Ihrer aktuellen Konfiguration entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass Probleme auftreten.

Anschließend können Sie das Dokument, an dem Sie gearbeitet haben, speichern, um sicherzustellen, dass diese Etiketten für die zukünftige Verwendung verfügbar sind.