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PDFs sind als gemeinsam nutzbares Dateiformat gedacht, aber das Senden per E-Mail ist nicht immer so einfach, wie Sie vielleicht hoffen. Während Sie die PDF-Datei problemlos als Anhang an die Nachricht senden können – und dies ist oft der beste Ansatz – wird das Einbetten einer PDF-Datei mit Hyperlinks in Outlook und andere E-Mail-Anbieter nicht unterstützt. Stattdessen müssen Sie eine der Problemumgehungen verwenden, bei denen das PDF vor dem Versenden per E-Mail in ein anderes Format gebracht wird.
Sie können kein PDF einbetten
Grundsätzlich können Sie ein PDF nicht in eine E-Mail einbetten, sodass die gesamte Datei über die E-Mail-Anwendung zugänglich ist, als ob Sie sie mit Adobe Acrobat lesen würden. Früher konnten Sie dies tun, indem Sie zu Einfügung und dann Objekt bevor Sie zur PDF-Datei navigieren, aber diese Option wird von Plattformen wie Outlook und Gmail nicht mehr unterstützt. Außerdem konvertiert diese Aktion das PDF normalerweise in eine Bilddatei mit niedriger Auflösung, die Sie wahrscheinlich sowieso nicht verwenden möchten.
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PDF als Bild einbetten
Ein besserer Ansatz besteht darin, das PDF in ein qualitativ hochwertiges Bild zu konvertieren und das Bild dann in die E-Mail einzufügen. Wählen Sie zunächst eine Anwendung oder eine Website wie PDF2JPG.net oder SmallPDF.com aus, um das PDF in eine JPEG-Bilddatei zu konvertieren. Sie können dies über Adobe Acrobat tun, wenn Sie eine kostenpflichtige Mitgliedschaft haben, jedoch nicht mit dem kostenlosen Programm. Viele Online-Ressourcen erreichen dasselbe Ziel.
Verwenden Sie von dort aus die Funktion zum Einfügen von Bildern, um das konvertierte PDF einzufügen. Verwenden Sie beispielsweise bei Gmail die Foto einfügen Möglichkeit. Das Symbol sieht aus wie ein Bild mit Bergen unten. Verwenden Sie mit Outlook Bilder inline einfügen, das im Grunde das gleiche Symbol hat. Gehen Sie von dort zum Bild für die erste Seite des PDFs und betten Sie es ein. Das PDF wird als ein Bild pro Seite gespeichert, sodass Sie den Vorgang wahrscheinlich mehrmals durchlaufen müssen, um das gesamte PDF einzubetten.
PDF in E-Mail-Text konvertieren
Sie können auch ein PDF in den Textkörper Ihrer E-Mail einfügen, wenn Sie es in eine Textdatei konvertieren. Dies ist der beste Ansatz, wenn Sie ein hauptsächlich textbasiertes PDF mit Hyperlinks haben und es als E-Mail versenden möchten, ohne dies als Anhang zu tun. Sie können ein PDF mit Adobe Acrobat in Text umwandeln – sogar mit der kostenlosen Edition – indem Sie das PDF öffnen, gehen Sie zu Datei und dann wählen Als Text speichern aus dem Menü.
Suchen Sie alternativ nach einem Online-Tool, um Ihre PDF-Datei in Text zu konvertieren, und führen Sie dann den Prozess zur Konvertierung durch. Normalerweise laden Sie das PDF auf die Website hoch und laden dann die konvertierte Datei herunter.
Kopieren Sie ab diesem Punkt den Text aus der Datei, indem Sie ihn markieren und drücken Strg+C oder klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Kopieren. Dann gehen Sie zu der Stelle Ihrer E-Mail, an der Sie den Inhalt aus dem PDF einfügen möchten und fügen ihn entweder mit Strg+V oder Rechtsklick und Paste.
PDF als Anhang senden
Obwohl es sich technisch gesehen nicht um das "Einbetten" der PDF-Datei handelt, ist es erwähnenswert, dass das Anhängen der PDF-Datei an die E-Mail der einfachste Weg ist, um den Inhalt zu senden. Drücken Sie die Büroklammer-Symbol in Ihrer gewählten E-Mail-Anwendung und navigieren Sie zu der PDF-Datei, die Sie senden möchten. Der Absender erhält dann das PDF als Datei zusammen mit der E-Mail-Nachricht. Obwohl Sie bestimmte Teile der PDF-Datei nicht an einer bestimmten Stelle in der E-Mail einbetten können, ist der Zugriff auf diese Weise dennoch einfach und die am häufigsten verwendete Methode.
