Sie können mehrere Konferenzräume in einem Outlook-Kalender planen.
In einem geschäftigen Büro mit mehreren Konferenzräumen kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, welche Konferenzräume zu welchen Zeiten genutzt werden. Mit dem Kalender in Microsoft Outlook können Sie Ihre Besprechungen, Termine und Veranstaltungen planen und auch für büroweite Veranstaltungen, wie zum Beispiel die Terminplanung für Konferenzräume, verwenden. Sie können einen Kalender konfigurieren, um alle Konferenzräume zu planen, damit die Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Konferenzräumen zu jedem Zeitpunkt und an jedem Datum leicht einsehen können.
Schritt 1
Öffnen Sie Microsoft Outlook. Klicken Sie im Favoritenbereich auf "Kalender". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Kalender" und wählen Sie "Neuer Kalender". Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein, z. B. "Konferenzraumplan".
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Schritt 2
Klicken Sie in der Multifunktionsleisten-Benutzeroberfläche auf "Zeitplanansicht". Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Kalender und wählen Sie "Neuer Termin".
Schritt 3
Klicken Sie im Menüband auf "Kategorisieren" und wählen Sie "Alle Kategorien". Markieren Sie eine Farbkategorie und klicken Sie auf "Umbenennen". Geben Sie einen Namen für ein die Kategorie, wie "Konferenzraum 1" oder "Lobby-Konferenzraum". Benennen Sie zusätzliche Farbkategorien um, eine für jede Konferenz Zimmer. OK klicken."
Schritt 4
Geben Sie einen Besprechungs- oder Ereignistitel in das Textfeld Betreff ein. Geben Sie den Namen oder die Nummer des Konferenzraums in das Textfeld Standort ein. Geben Sie den Tag und die Startzeit für die Nutzung des Konferenzraums sowie die Zeit bis zum Ende der Nutzung ein. Wenn ein Konferenzraum für mehrere Tage benötigt wird, können Sie auch das Enddatum ändern.
Schritt 5
Geben Sie im Hauptfenster Details zu der im Konferenzraum geplanten Besprechung ein. Sie können eine Beschreibung des Meetings und eine Liste der Teilnehmer hinzufügen.
Schritt 6
Klicken Sie im Menüband auf "Kategorie" und klicken Sie auf den Konferenzraum, in dem das Meeting stattfinden soll. Diese kodiert das Meeting im Kalender farblich und unterscheidet leicht zwischen mehreren gleichzeitig genutzten Konferenzräumen.
Schritt 7
Klicken Sie auf "Speichern und schließen", um das Konferenzraumereignis zu schließen und zum Kalender zurückzukehren.
