Laden Sie eine verfügbare Excel-Hauptbuchvorlage von einer der bereitgestellten kostenlosen Websites herunter. Die Vorlage sollte in allen Excel-Versionen funktionieren. Ein Hauptbuch ist eine Aufzeichnung der Transaktionen jedes Kontos in Ihrem Buchhaltungssystem. Da die Verwendung eines Hauptbuchs und geeigneter Buchführungstechniken die Verwendung einer doppelten Buchführung erfordert, betrifft jede eingegebene Transaktion zwei Konten.
Klicken Sie in die Zelle direkt über der "1" und links neben dem "A". Dadurch wird die gesamte Seite im Hauptbuchblatt hervorgehoben. Halten Sie die Tasten "STRG" und "C" gedrückt, um das Blatt zu kopieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen" in der oberen Menüleiste und scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche "Arbeitsblatt" und klicken Sie dann auf. Klicken Sie im neuen Arbeitsblatt in die obere linke Eckzelle über der "1" und links neben dem "A" und halten Sie die Tasten "STRG" und "V" gedrückt, um die Hauptbuchvorlage in ein anderes Blatt einzufügen. In dieser Vorlage ist Platz für die Eingabe von Hauptbuchbuchungen für neun verschiedene Konten.
Erstellen Sie mindestens fünf identische Blätter, sodass Sie insgesamt 45 verschiedene Konten haben, die Sie im Auge behalten können. Das erste Blatt sollte für Scheck-, Spar- oder Gehaltsabrechnungen bestimmt sein; benennen Sie es "Bankkonten". Sie erstellen den Titel, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte in der unteren linken Ecke mit der Bezeichnung "Blatt 1" klicken und die Schaltfläche "Umbenennen" auswählen. Das zweite Blatt sollte für "Einkommenskonten" sein. Dazu gehören Umsatzerlöse, Dienstleistungserträge und Erstattungen gezahlter Gebühren.
Das dritte Blatt sollte für "Kosten"-Konten sein. Dazu gehören gezahlte Mieten, Nebenkosten, Arbeit und Lizenzen oder Steuern. Das vierte Blatt sollte für "Eigenkapital"-Konten sein, einschließlich der Anfangsinvestition für die Gründung des Unternehmens, aller Ziehungen für den Eigentümer und jeder Reinvestition in das Unternehmen. Schließlich sollte das fünfte Blatt für "Verbindlichkeiten" stehen, einschließlich Krediten für Gebäude, Fahrzeuge, Ausrüstung und Kreditkarten.
Erstellen Sie zusätzliche Blätter für die Bereiche, die mehr als neun Konten enthalten. Wenn eine der Kategorien zufällig mehr als neun Konten hat, zum Beispiel "Ausgaben", erstellen Sie einen weiteren oder zwei weitere Blätter und benennen Sie sie in "Ausgaben 2" und "Ausgaben 3" um. Jedes Konto, das Sie erstellen, sollte einem zugewiesen werden Nummer. Normalerweise beginnen alle Bankkonten mit 10--, Ertragskonten mit 20--, Aufwandskonten mit 30--, Eigenkapitalkonten mit 40-- und Passivkonten mit 50--.
Beachten Sie die Spalten in jedem Hauptbucheintrag. Die Spalten Datum und Beschreibung sind selbsterklärend. Die "Post-Ref." Spalte dient zur Eingabe der Nummer des anderen von der Transaktion betroffenen Kontos in der Zeile. Die verbleibenden Spalten sind "Soll", "Guthaben" und "Saldo".
Meistens fügt eine Belastung eines Kontos diesem Konto Geld hinzu, und eine Gutschrift entfernt Geld vom Konto. Für jede Abbuchung muss eine Gutschrift vorliegen. Eine andere Möglichkeit, es sich vorzustellen, ist dies: Eine Lastschrift ist "was Sie haben" und eine Gutschrift ist "Woher kommt es".
Sie zahlen beispielsweise 400 US-Dollar für Ihre Stromrechnung. Sie bezahlen dafür mit einem Scheck von Ihrem Geschäftsprüfer. Frage dich, was hast du bekommen? Sie haben Strom im Wert von 400 US-Dollar, also belasten Sie das Utilities-Konto (Nr. 3010) mit 400 US-Dollar. Fragen Sie sich jetzt, woher kommt es? Es kam von Ihrem Girokonto, also schreiben Sie dem Bankkonto (Nr. 1010) 400 US-Dollar gut.
Geben Sie im Versorgungskonto #1010 für die Post Ref und im Bankkonto #3010 für die Kontonummer ein.
