Das Zusammenführen von Kundendatensätzen in QuickBooks erfordert eine sorgfältige Planung. Nachdem Sie die Datensätze identifiziert haben, die Sie zusammenführen möchten, legen Sie einen Datensatz als "letzten" Datensatz und die anderen als zusammenzuführende Datensätze fest. Wenn Sie Aufträge mit Kunden verfolgen, müssen Sie Auftragsdatensätze zusammenführen, bevor Sie Kundendatensätze konsolidieren können. Wenn eine einzelne Person oder ein Unternehmen mehr als eine Rolle in QuickBooks hat, z. B. ein Kreditor und ein Kunde, müssen Sie separate Aufzeichnungen führen. Es gibt keine "Rückgängig"-Funktion, nachdem Sie Kundendatensätze zusammengeführt haben. Erstellen Sie daher eine Sicherungskopie Ihrer QuickBooks-Datenbank, bevor Sie eine Datensatzkonsolidierung versuchen.
Zusammenführen von Jobs
Wenn Sie Aufträge nach Kunden in QuickBooks verfolgen und den beiden Kunden, denen Sie beitreten, Aufträge zugewiesen sind, müssen Sie zuerst die Aufträge zusammenführen, bevor Sie die Kunden zusammenführen können. Klicken Sie im Kundencenter auf den Reiter "Kunden & Jobs". Doppelklicken Sie auf den letzten Kundendatensatz und notieren oder kopieren Sie den Jobnamen oben im Fenster. Schließen Sie dieses Fenster, doppelklicken Sie auf den zusammenzuführenden Kundendatensatz, ändern Sie den Auftragsnamen und klicken Sie auf "OK". Wählen Sie "Ja", um zu bestätigen, dass Sie die Jobs zusammenführen möchten.
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Kunden zusammenführen
Das Zusammenführen von Kundendatensätzen erfolgt ähnlich wie das Zusammenführen von Auftragsdatensätzen. Doppelklicken Sie auf den endgültigen Kundendatensatz und schreiben oder kopieren Sie den Kundennamen genau so, wie er angezeigt wird. Schließen Sie dieses Fenster, doppelklicken Sie auf den zusammenzuführenden Kundendatensatz, geben oder fügen Sie den Kundennamen ein, klicken Sie auf "OK" und wählen Sie dann "Ja", um zu bestätigen, dass Sie die Kundendatensätze zusammenführen möchten.
Gleichzeitige Rollen
Ein Kunde und ein Kreditor haben in QuickBooks unterschiedliche Rollen. Kunden sind mit Kassenbons und Debitoren verknüpft. Lieferanten sind mit von Ihnen getätigten Käufen und Kreditoren verbunden. Wenn eine Einzelperson oder ein Unternehmen sowohl Debitor als auch Kreditor ist, müssen Sie zwei Konten führen, eines als Kreditor und eines als Debitor. Da Debitor und Kreditor nicht exakt denselben Namen haben können, müssen Sie ein Benennungsschema erstellen, indem Sie beispielsweise "_V" an den Namen des Kreditorendatensatzes und "_C" an den Namen des Kundendatensatzes anhängen. Sie können einen Kreditorendatensatz und einen Debitorendatensatz nicht kombinieren oder einen Debitorendatensatz in einen Kreditor oder einen Kreditorendatensatz in einen Debitor umwandeln.
Konsolidierung von drei oder mehr Datensätzen
Sie können nur zwei Kundendatensätze gleichzeitig konsolidieren. Wenn Sie einen Kunden mit drei oder mehr Datensätzen haben, müssen Sie zwei der Datensätze kombinieren und den Vorgang wiederholen, um den kombinierten Datensatz mit dem endgültigen Kundendatensatz zusammenzuführen.
