Papierkram in einem einheitlichen System zu halten bedeutet, dass es nicht desorganisiert wird.
Ein Ablagesystem ist eine Methode zum Organisieren von Papierkram und Dokumenten zur Aufbewahrung. Es wird ein Schrank oder eine Kiste aufbewahrt, die gedruckte Versionen von Dokumenten enthält, während ein elektronisches System Daten auf einem Computer speichert. Diese Daten können E-Mails oder gescannte Unterlagen sein. Sobald das System eingerichtet ist, ist es wichtig, dass es gewartet wird, damit es in Ordnung bleibt und regelmäßig aktualisierte Informationen hinzugefügt werden. Um das System zu warten, müssen Sie eine Prozedur für die Verwendung beider Systeme erstellen.
Archivierung in Papierform
Schritt 1
Beschriften Sie jeden Ordner, jede Akte und jede Schublade oder Schachtel. Der Titel sollte das Thema der Dokumentation sowie das Datum des Beginns der Dokumentation enthalten. Beispiel: „Quittungen Juni 2010 – heute“ oder „Personalordner Februar 2008“.
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Schritt 2
Erstellen Sie neue Ordner, Akten und Schubladen oder Schachteln, wenn Sie eine neue Kategorie von Papierkram speichern müssen oder wenn ältere Ordner, Akten und Schubladen voll sind. Verwenden Sie eine Farbcodierung, um zwischen Jahren oder Monaten zu unterscheiden.
Schritt 3
Fügen Sie dem relevantesten Ordner oder der Schublade neue Dokumente hinzu. Das zufällige Ablegen von Dokumenten in Ordner ruiniert das Ablagesystem, da die Informationen an der falschen Stelle gesucht werden. Wenn das System Dokumente alphabetisch sortiert, verwenden Sie diesen Vorgang weiterhin, anstatt zu einem anderen Format zu wechseln.
Schritt 4
Entfernen Sie jährlich alte, unnötige Dokumente. Wenn Sie den Dateien weiterhin hinzufügen, werden einige Informationen irrelevant und veraltet. Schreddern Sie es und schaffen Sie zusätzlichen Speicherplatz.
Elektronische Einreichung
Schritt 1
Erstellen Sie Ordner oder Verzeichnisse auf Ihrem Computer. Konsolidieren Sie die Daten regelmäßig, damit sie nicht unübersichtlich werden. Mehrere Netzlaufwerke oder mehrere Ordner mit ähnlichen Informationen zu haben, ist keine effiziente Möglichkeit, die Daten zu organisieren.
Schritt 2
Sichern Sie die Daten regelmäßig. Verwenden Sie dazu DVDs, ein USB-Laufwerk, eine externe Festplatte oder eine externe Firma. Dies schützt die Daten vor Verlust.
Schritt 3
Sichern Sie die Daten, indem Sie jede Datei sperren, delegierten Benutzern Zugriff gewähren oder beim Öffnen einer Datei ein Kennwort hinzufügen. Dies verhindert Missbrauch der Daten, Betrug oder unbefugten Zugriff. Außerdem können Sie sicher sein, dass nur Leute, die wissen, wie das System funktioniert, es verwenden.
Schritt 4
Schreiben Sie ein Verfahren zur Nutzung des elektronischen Ablagesystems. Fügen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Auffinden, Referenzieren, Kategorisieren und Archivieren der Daten hinzu, damit jeder Benutzer das System auf die gleiche Weise bedient. Halten Sie es auf dem neuesten Stand, wenn Sie das System verfeinern, um Verwirrung zwischen den Benutzern zu vermeiden.
Schritt 5
Überprüfen Sie das Ablagesystem alle zwei Jahre. Überprüfen Sie, ob es gut funktioniert – dies kann daran gemessen werden, wie effektiv die Ablage ist, wie einfach es ist, Daten zu finden und wie organisiert sie ist. Löschen Sie außerdem unerwünschte Dateien und minimieren Sie elektronisches Durcheinander.
Dinge, die du brauchen wirst
Aktenschrank oder Box
Ordner
Leere Etiketten
Stifte oder Marker
Computer
Spitze
Veranstalten Sie einen Gruppenschulungstag, um zu erklären, wie jedes Ablagesystem funktioniert, damit es täglich verwaltet und gewartet werden kann.
Bitten Sie um Feedback zur Entwicklung des Ablagesystems, damit es benutzerfreundlicher oder besser organisiert ist.
