Wenn Sie Google für Ihren gemeinsamen Posteingang verwenden, können Sie sicherstellen, dass keine Nachrichten durch das Raster fallen.
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Google bietet eine Funktion namens Gruppen, die es Projektteams, Clubs und Klassen – oder Personen innerhalb einer anderen Gruppe – ermöglicht, Inhalte wie Dokumente, Videos und Kalender zu kommunizieren und zu teilen. Eine Möglichkeit, eine Gruppe zu verwenden, besteht darin, sie als gemeinsamen Posteingang einzurichten. Ihr Team kann dieses Konto verwenden, um Nachrichten von Gruppenmitgliedern oder sogar Kunden zu lesen und darauf zu antworten. Mit Groups for Business können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Mitgliedern aufnehmen und einzelnen Personen Verantwortlichkeiten zuweisen.
Schritt 1
Rufen Sie die Google Groups-Website auf (siehe Ressourcen) und klicken Sie auf "Gruppe erstellen". Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und geben Sie das ein E-Mail-Adresse, die Sie verwenden möchten, die auf "@googlegroups.com" endet. Geben Sie eine Beschreibung der Gruppe für Mitglieder ein Aussicht.
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Schritt 2
Wählen Sie "Gemeinsamer Posteingang" aus der Dropdown-Liste Gruppentyp auswählen aus. Wählen Sie die Arten von Mitgliedern aus, die Sie für den Zugriff auf Posteingangsfunktionen autorisieren möchten. Wählen Sie die grundlegenden Berechtigungen aus, die Sie anwenden möchten, z. B. das Anzeigen von Themen für die Öffentlichkeit oder das Posten von Nachrichten für alle Gruppenmitglieder. Klicken Sie auf "Erstellen" und dann auf "OK", um die Posteingangseinstellungen zu verwalten.
Schritt 3
Klicken Sie unten auf der Themenseite auf den Link "Verwalten". Klicken Sie im linken Bereich auf "Mitglieder einladen", um ein E-Mail-Einladungsformular zu öffnen. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, denen Sie die Verwendung des Posteingangs gestatten möchten, geben Sie eine Einladungsnachricht ein und klicken Sie auf "Einladungen senden".
Schritt 4
Wählen Sie im linken Bereich "Rollen" und klicken Sie auf "Rollen". Wählen Sie die Rolle aus, für die Sie Einstellungen verwalten möchten. Fügen Sie der Rolle Mitglieder hinzu und wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie anwenden möchten. Wiederholen Sie dies für die verbleibenden Rollen. Abhängig von den von Ihnen zugewiesenen Rollen erhalten Mitglieder Benachrichtigungen über ihre primäre E-Mail-Adresse, wenn jemand eine neue Nachricht veröffentlicht.
Spitze
Um eine Diskussion im Auge zu behalten, markieren Sie sie als Favoriten, indem Sie auf das Sternsymbol klicken, und fügen Sie die Diskussion so dem Abschnitt "Markiert" im Hauptmenü auf der linken Seite hinzu.
Gruppenmitglieder können bei ihren bevorzugten Antworten auf Fragen auf die Schaltfläche "Als beste Antwort markieren" oder auf die Schaltfläche "Als erledigt markieren" klicken, wenn ein Problem gelöst ist.
Gruppenmanager oder Eigentümer können die Antworten anzeigen, die von anderen als am besten erachtet werden. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, wählen Sie "Gruppe verwalten" und wählen Sie "Erweitert". Klicken Sie auf „Webansicht anpassen“ und wählen Sie „Ja“ unter „Eine Kopie der besten Antwort über den anderen Antworten anzeigen“.
