Microsoft Word enthält seit sehr langer Zeit Vorlagen für bedruckbare Etikettenbögen sowie für gängige Dokumente wie Briefe. Mit Etikettenlayouts für die verschiedenen Anbieter kann Word entweder einen einzelnen Eintrag auf ein bestimmtes Etikett drucken oder einen ganzen Etikettenbogen auf einmal erstellen.
Wenn Sie eine Liste von Kontakten in Ihrem Outlook-Adressbuch oder einer Excel-Tabelle oder Access-Datenbank haben, kann Seriendruck die Informationen importieren, um automatisch eine Reihe von Etiketten zu erstellen. Alternativ können Sie während des Seriendrucks Ihre eigene Mailingliste direkt in Word erstellen. Microsofts Mail Merge ist keine Zauberei, aber es kann fast so schnell funktionieren.
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Offensichtlich bietet Mail Merge jede Menge Vorteile für Mailing-Häuser und große Unternehmen, die Massenmailings durchführen. Aber es ist sogar für normale Leute sehr praktisch. Wenn Sie nicht mehr jeden Umschlag mit der Hand adressieren müssen, kann Ihre Familie jeden Dezember schöne (Papier-)Weihnachtskarten versenden. Wenn Sie helfen, die lokale PTA oder eine Pfadfindergruppe zu leiten, kann Mail Merge sehr praktisch sein, um Flyer zu versenden.
Wie funktioniert Seriendruck?
An einem Seriendruck sind drei Dokumente beteiligt. Bei Etiketten ist das Hauptdokument dasjenige, mit dem Sie das Layout einrichten, einschließlich eines Firmenlogos oder Ihrer Rücksendeadresse auf Versandetiketten, wenn Sie diese einfügen möchten. Datenquelle ist Ihre Mailingliste, die die auf die Etiketten zu druckenden Adressen enthält. Diese beiden Dokumente ergeben zusammen die Adressetiketten. Hier ist ein Diagramm:
Es gibt einige unerwartete "Probleme".
Wenn Sie beispielsweise Excel, Outlook oder Access als Datenquelle verwenden, müssen Sie bestimmte Regeln beachten, die möglicherweise nicht sofort offensichtlich sind. Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Spalte für Postleitzahlen oder Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit keine Nullen verloren gehen.
Außerdem können Sie Ihre Outlook-Kontakte nicht als Datenquelle verwenden, es sei denn, Sie haben Outlook zu Ihrem Standard-E-Mail-Programm gemacht.
Es kann einfacher sein, einfach Word als Datenquelle zu verwenden, insbesondere wenn Sie Erfahrung mit Word haben, aber nicht gründlich mit den anderen Office-Produktivitätstools von Microsoft vertraut sind.
So können Sie in den meisten Word-Editionen schnell grundlegende Adressetiketten erstellen und drucken, und das alles in Word, ohne die zeitaufwändigere vollständige Routine des Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistenten durchlaufen zu müssen.
Schritt 1. Bereiten Sie das Hauptdokument für die Etiketten vor
Gehen Sie in Word zum Menü Datei. Wählen Sie Neues Dokument und dann Leeres Dokument.
Wechseln Sie auf der Registerkarte Mailings zur Gruppe Seriendruck starten und wählen Sie Seriendruck starten, Etiketten. Aktivieren Sie im Dialogfeld Etikettenoptionen, ob Sie einen Endlos- oder Bogendrucker verwenden möchten.
Bildnachweis: Jacqueline Emigh/Techwalla
Wählen Sie dann unter Etiketteninformationen Ihren Etikettenanbieter und die Produktnummer aus, die dem von Ihnen verwendeten Etikettenpaket entspricht. Drücke OK.
Schritt 2. Mailingliste in Word einrichten
Gehen Sie zu Empfänger auswählen und wählen Sie Neue Liste eingeben.
Geben Sie im angezeigten Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen für jedes Mitglied Ihrer Mailingliste in jede Spalte entsprechend ein. (Wir haben dies unten mit einer kurzen Liste fiktiver Charaktere getan.)
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Verwenden Sie die Tabulatortaste, um entweder von einer Spalte zur nächsten zu wechseln oder zur nächsten Zeile in der Tabelle vorzurücken. Um eine neue Zeile in der Tabelle zu erstellen, wählen Sie Neuer Eintrag oder drücken Sie ALT+N.
Eine benutzerfreundliche Funktion namens „Spalten anpassen“ bietet Ihnen viel Flexibilität bei der Auswahl der Informationen, die Sie in Ihre Adressetiketten aufnehmen möchten. Wie unten angegeben, können Sie Spalten wie Titel oder Adresszeile 2 entfernen. Sie können auch Telefonnummern und E-Mail-Adressen entfernen, da diese sowieso nicht auf Adressetiketten benötigt werden.
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Außerdem können Sie in Spalten anpassen neue Spalten hinzufügen, vorhandene Spalten umbenennen oder die Reihenfolge der Spalten in der Liste ändern. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen an den Spalten vorgenommen haben, wählen Sie OK.
Wenn Sie alle gewünschten Personen zu Ihrer Liste hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK.
Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für Ihre neue Datei ein, und wählen Sie dann Speichern aus.
Nachdem Sie alle Adressen zu Ihrer Mailingliste hinzugefügt haben, erhalten Sie letztendlich eine Liste von Serienbriefempfängern, die ungefähr so aussieht:
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Schritt 4. Fügen Sie die Adressen zu Ihren Labels hinzu
Word weiß nicht unbedingt, wie Sie Ihre Etiketten gestalten möchten. Gehen Sie im nächsten Schritt zu Adressblock, um festzulegen, wo die Adressen auf den Etiketten erscheinen sollen.
Nachdem Sie Adressblock ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. Word fügt den Adressblock in das erste Adressetikett auf der Seite ein. Wählen Sie anschließend Alle Etiketten aktualisieren aus, um das Adressbuch auf allen Etiketten auf der Seite zu replizieren.
Schritt 5. Vorschau und Drucken Ihrer Etiketten
Auf der Seite Vorschauergebnisse sollten Sie eine Vorschau aller Adressen auf der Seite sehen.
Wenn alles gut aussieht, gehen Sie zu Finish & Merge, um Ihre Etiketten auszudrucken. Wenn Sie auf ein Problem gestoßen sind oder Sie sich für schicker aussehende Etiketten entschieden haben, gehen Sie zurück zum Menü Datei und starten Sie ein neues leeres Dokument.
Kehren Sie zur Gruppe Seriendruck starten zurück und wählen Sie diesmal den Assistenten aus – natürlich den in Seriendruck, nicht den in Dorothys Land of Oz.
