Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist die Gehaltsabrechnung ein kostspieliger und zeitaufwändiger Teil des Betriebs.
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Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist die Gehaltsabrechnung ein kostspieliger und zeitaufwändiger Teil des Betriebs. Dank der Technologie müssen Sie jedoch keinen Drittanbieterdienst bezahlen oder in teure Software investieren, um papierbasierte Schecks zu erstellen. Sie können Gehaltsabrechnungen ganz einfach aus Excel drucken, aber es ist wichtig, das richtige Papier und die richtige Tinte zum Drucken zur Verfügung zu haben, damit Ihre Mitarbeiter ihren Lohn einzahlen können.
Druckvorlage Excel prüfen
Der erste Schritt, wenn Sie Gehaltsabrechnungen aus Excel drucken möchten, besteht darin, eine Vorlage zu finden. Diese können Sie ganz einfach über eine Websuche finden. Die mit Excel bereitgestellten Basisvorlagen enthalten keine Prüfungen, Sie können jedoch nützliche Vorlagen für die unterstützende Dokumentation wie Arbeitszeittabellen finden.
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Nachdem Sie eine Vorlage zum Drucken von Schecks für Excel gefunden und heruntergeladen haben, geben Sie spezifische Informationen zum Empfänger und zum ausgezahlten Geld ein. Sie speichern den Scheck als PDF, den Sie anschließend ausdrucken und an den Mitarbeiter verteilen können.
Es reicht nicht aus, eine PDF-Vorlage für den Scheckdruck zu haben. Finanzinstitute achten sorgfältig darauf, Betrug zu verhindern, daher können Sie keinen Scheck auf Normalpapier ausdrucken und ihn als offiziell ausgeben. Wenn möglich, die Anforderungen erhalten von den Finanzinstituten, die Ihre Mitarbeiter verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Schecks nicht abgelehnt werden. Diese können Angaben zu Papier, Größe und Schriftart umfassen.
Das richtige Papier finden
Nachdem Sie die Scheckdruckvorlage in Excel verwendet und die Schecks im PDF-Format erstellt haben, wird als nächstes Schritt besteht darin, zu bestätigen, dass das Papier und die Tinte, die Sie für die Überprüfung verwenden müssen, mit dem Drucker funktionieren, den Sie bereits haben verfügen über. Wenn nicht, müssen Sie einen neuen Drucker kaufen.
Wenn Sie den Scheck auf einem Drucker ausdrucken, muss er sich auf einem schwereren Papier befinden, als Sie für den täglichen Druck verwenden. Zum Beispiel, Bank of America erfordert Schecks auf Papier mit den folgenden Spezifikationen:
- Größe zwischen 7,75 x 2,75 Zoll und 8,75 x 3,667 Zoll
- Zwischen 24 Pfund. und 44 Pfund. Last
- Papierkorn verläuft horizontal.
Die gute Nachricht ist, Sie können KaufenScheckdruckpapier die den meisten Bankanforderungen genügt. Besuchen Sie entweder ein lokales Geschäft für Bürobedarf oder kaufen Sie online ein und stellen Sie sicher, dass das Papier mit Ihrem Druckertyp kompatibel ist.
Die richtige Tinte finden
Sie können Ihre Schecks nicht einfach mit Standard-Tintenpatronen über einen Drucker ausführen. Banken verlangen Magnetische Tintenzeichenerkennung Tinte oder Toner für Schecks. Wenn Sie auf einem Tintenstrahldrucker drucken, benötigen Sie MICR-Tinte, während das Drucken Ihrer Schecks auf einem Laserdrucker MICR-Toner erfordert.
Wenn Sie Gehaltsschecks aus Excel drucken möchten, sollten Sie auch die Bankanforderungen an die Tinte beachten. Bei der Bank of America können Sie Ihre Schecks nicht im Duplexmodus drucken. Wenn Ihre Gehaltsschecks zweiseitig sind, muss die Rückseite mit Nicht-MICR-Tinte gedruckt werden. Wenn Sie Sicherheitsfunktionen nutzen, um Manipulationen zu verhindern, z. B. Wasserzeichen oder chemische Lücken, stellen Sie sicher, dass Ihr Druckprozess den Vorschriften der Zielbanken entspricht.
